PDFの作成は［名前を付けて保存］ダイアログボックスで

Word、Excel、PowerPointなどでは、名前を付けて保存する時にPDFを作成することができます。

これは、Office2007以降の機能です。Microsoft Office 2007 Service Pack 2(SP2)で、標準でサポートされるようになりました。Word、Excel、PowerPointなど8種類のOffice製品で使えます。

2007 Microsoft Office PDF/XPS保存アドイン

Office2007以降であれば［名前を付けて保存］ダイアログボックスの［ファイルの種類］の中に［PDF］がありますので、それを選択して保存するだけです。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスから

下の画像は、Word2016の［名前を付けて保存］です。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示するショートカットキーは、［F12］キーです。

この［ファイルの種類］を展開したときに拡張子を表示したい場合は、どのフォルダーでもいいので開いて［表示］タブの［ファイル名拡張子］のチェックボックスをオンにしてください。

エクスポートから作成

PDFの作成は、［名前を付けて保存］から作成する以外の方法もあります。

［ファイル］タブをクリックして、

［エクスポート］をクリックして［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックして作成することもできます。

［PDFまたはXPS形式で発行］の場合は、ファイルの種類に［PDF］と［XPS］しか表示されません。

選択しやすいですね。

ファイルサイズの最適化

また、PDF作成時にファイルサイズを最適化することができます。

［標準(オンライン発行および印刷)］と［最小サイズ(オンライン発行)］のどちらかを選択します。

既定は［標準］になっています。

［オプション］ボタンからの設定

［オプション］ボタンをクリックすると、さらに詳細な設定ができます。

Word

下は、Word2016のオプションです。

ページ範囲を指定できますし、パスワードで保存することもできます。

詳細は、Word2010ですが以下の記事で解説しています。

Excel

Excel2016のオプションです。

発行対象の［ブック全体］を選択すると、シートをまとめてPDFにできるので便利だと思います。

PowerPoint

PowerPoint2016のオプションです。

発行オプションにある［スライドに枠を付ける］や［コメントおよびインク注釈を含める］は嬉しい機能かもしれません。

また発行対象は、［スライド］のほか、［配布資料］、［ノート］、［アウトライン表示］を選択できます。

目的別スライドショーもPDFにすることができます。

Accessの場合

Accessでは、オブジェクトを選択して［外部データ］の［PDFまたはXPS］をクリックして作成することができます。

Windows10に搭載されているEdgeは、PDFビューワーとしての機能もあります。

Adobe Readerがなくても、表示することができます。

Windows10ではAdobe Readerが不要で解説しています。

関連ページ幅が異なるPDFを幅を揃えて印刷する方法も解説しています。