PDFファイルの作成は【名前を付けて保存】ダイアログボックスで

Word、Excel、PowerPointなどでは、名前を付けて保存する時にPDFファイルを作成することができます。

これは、Office2007以降の機能です。Microsoft Office 2007 Service Pack 2(SP2)で、標準でサポートされるようになりました。Word、Excel、PowerPointなど8種類のOffice製品で使えます。

2007 Microsoft Office PDF/XPS保存アドイン

Office2007以降であれば［名前を付けて保存］ダイアログボックスの［ファイルの種類］の中に［PDF］がありますので、それを選択して保存するだけです。

また、PDF作成時のオプションの内容はアプリケーションによって異なりますが、パスワードを設定できるなど便利なものもあります。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスから

下の画像は、Word2016の［名前を付けて保存］ダイアログボックスです。

［ファイルの種類］の中に［PDF］がありますので、それを選択して保存します。

参考［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示するショートカットキーは、［F12］キーです。

拡張子を表示するには

この［ファイルの種類］を展開したときに拡張子を表示したい場合は、どのフォルダーでも構いませんから、フォルダーを開いて［表示］タブの［ファイル名拡張子］のチェックボックスをオンにしてください。

エクスポートから作成

PDFの作成は、［名前を付けて保存］から作成する以外の方法もあります。

［ファイル］タブをクリックして、

［エクスポート］をクリックして［PDF/XPSの作成］ボタンをクリックして作成することもできます。

［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスの場合は、ファイルの種類に［PDF］と［XPS］しか表示されません。

選択しやすいですね。

クイックアクセスツールバーに［PDFまたはXPS形式で発行］ボタンを追加

PDFの作成を頻繁に行うようであれば、クイックアクセスツールバーに［PDFまたはXPS形式で発行］ボタンを追加しておくと便利です。

ウィンドウ左側にある［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］（▼ボタン）をクリックして、メニューの中の［その他のコマンド］をクリックします。

［Wordのオプション］ダイアログボックスの［クイックアクセスツールバー］タブが表示されます。

［コマンドの選択］の▼ボタンをクリックして、［すべてのコマンド］を選択します。

一覧の中から［PDFまたはXPS形式で発行］を探して選択します。中央にある［追加］ボタンをクリックします。

右側に［PDFまたはXPS形式で発行］が表示されたことを確認して、［OK］ボタンをクリックします。

クイックアクセスツールバーに［PDFまたはXPS形式で発行］ボタンが登録されています。ポイントすると［PDFまたはXPS］と表示されます。

このボタンをクリックすると、［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されます。

参考コマンドボタンは特定のファイルのみに追加することもできます。以下の記事で解説しています。

クイックアクセスツールバーのコマンドを特定のファイルのみに追加する

［Alt］キーと数字キーでコマンドを実行

クイックアクセスツールバーに登録したボタンは、［Alt］キーを押すと、数字が割り当てられていることが分かります。［Alt］+数字キーでコマンドを実行できるようになります。

ファイルサイズの最適化

また、PDF作成時にファイルサイズを最適化することができます。

［標準（オンライン発行および印刷）］と［最小サイズ（オンライン発行）］のどちらかを選択します。

既定は［標準］になっています。

［発行後にファイルを開く］のチェックボックスがオンになっていると、［発行］ボタンを押した時に作成されたPDFファイルを確認することができます。既定ではオンになっています。

［オプション］ボタンからの設定

［オプション］ボタンをクリックすると、さらに詳細な設定ができますが、その内容はアプリケーションによって異なります。

Word

下は、Word2016のオプションです。

ページ範囲を指定できますし、パスワードで保存することもできます。

詳細は、Word2010ですが以下の記事で解説しています。

Excel

Excel2016のオプションです。

発行対象の［ブック全体］を選択すると、シートをまとめてPDFにできるので便利だと思います。

また、［選択した部分］という項目もあるので、シートの一部を範囲選択してPDFファイルを作成することもできます。

［印刷範囲を無視］のチェックボックスをオンにすると、印刷範囲の設定をしていても一時的に解除して発行することができます。

印刷範囲を無視して印刷（Excel2007）

PowerPoint

PowerPoint2016のオプションです。

発行オプションにある［スライドに枠を付ける］や［コメントおよびインク注釈を含める］は嬉しい機能かもしれません。

また発行対象は、［スライド］のほか、［配布資料］、［ノート］、［アウトライン表示］を選択できます。

目的別スライドショーもPDFにすることができます。

Accessの場合

Accessでは、オブジェクトを選択して［外部データ］の［PDFまたはXPS］をクリックして作成することができます。

PDFファイルの編集はWordで

PDFファイルは、Wordで編集することができます。Word2013以降の機能です。

［開く］をクリックして、［ファイルを開く］ダイアログボックスを表示します。PDFファイルを指定して［開く］ボタンをクリックします。

Word文書を開く場合と同じです。

以下のメッセージが表示されます。［OK］ボタンをクリックします。

PDFファイルをWordで開くことができます。PDFファイルをWordで表示して、Wordで編集することができます。

ただし、メッセージにも記されているとおり、PDFファイルの状態がそのまま表示されない場合もあります。上記の場合だと、箇条書きの記号が変わってしまっています。

また、ページ罫線などがあると、全体が画像と認識されてしまいます。以下の記事で解説しています。

Word2013のPDF編集

PDFファイルをWordで編集して、上書き保存するとWord文書として保存されますので、PDFファイルとして保存したい場合は、再度　PDFファイルとして保存し直します。

参考Windows10に搭載されているMicrosoft Edgeは、PDFビューワーとしての機能もあります。

Adobe Readerがなくても、表示することができます。

Windows10ではAdobe Readerが不要で解説しています。

関連ページ幅が異なるPDFファイルの幅を揃えて印刷する方法も解説しています。