PDFの作成

Word、Excel、PowerPointなどでは、名前を付けて保存する時にPDFを作成することができます。これは、Office2007以降の機能です。Office2007以降であれば名前を付けて保存の[ファイルの種類]の中に[PDF]がありますので、それを選択するだけです。

名前を付けて保存ダイアログボックスから

下の画像は、Word2016の[名前を付けて保存]です。[名前を付けて保存]を表示するショートカットキーは、[F12]キーです。

この[ファイルの種類]を展開したときに拡張子を表示したい場合は、どのフォルダーでもいいので開いて[表示]タブの[ファイル名拡張子]のチェックボックスをオンにしてください。

エクスポートから作成

PDFの作成は、[名前を付けて保存]から作成する以外の方法もあります。[ファイル]タブをクリックして、

[エクスポート]をクリックして[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックして作成することもできます。

[PDFまたはXPS形式で発行]の場合は、ファイルの種類に[PDF]と[XPS]しか表示されません。

ファイルサイズの最適化

また、PDF作成時にファイルサイズを最適化することができます。[標準(オンライン発行および印刷)]と[最小サイズ(オンライン発行)]のどちらかを選択します。既定は[標準]になっています。

オプションボタンからの設定

[オプション]ボタンをクリックすると、さらに詳細な設定ができます。
下は、Word2016のオプションです。ページ範囲を指定できますし、パスワードで保存することもできます。
詳細は、Word2010ですがPDF作成時にパスワードで解説しています。

Excel2016のオプションです。発行対象の[ブック全体]を選択すると、シートをまとめてPDFにできるので便利だと思います。

PowerPoint2016のオプションです。発行オプションにある[スライドに枠を付ける]や[コメントおよびインク注釈を含める]は嬉しい機能かもしれません。また発行対象は、[スライド]のほか、[配布資料]、[ノート]、[アウトライン表示]を選択できます。

Accessの場合

Accessでは、オブジェクトを選択して[外部データ]の[PDFまたはXPS]をクリックして作成することができます。

Windows10に搭載されているEdgeは、PDFビューワーとしての機能もあります。Adobe Readerがなくても、表示することができます。Windows10ではAdobe Readerが不要で解説しています。

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。