非表示のデータや個人情報はドキュメント検査でチェックして一括削除

Office2010には、非表示のデータや個人情報などを自動的にチェックして削除してくれる機能があります。

Office2007からの機能です。

とても便利な機能ですが、マクロ有効ブックで実行する場合は、気をつけてください。

［ドキュメント検査］を実行して個人情報を削除した後に、保存しようとすると、メッセージウィンドウが表示されるようになります。

また、コメントや変更履歴に［ユーザー名］が表示されなくなることもあります。

［共有準備］の［これらの情報をファイルに保存できるようにする］をクリックすると解決します。

ドキュメント、プレゼンテーション、ブックを検査して非表示のデータと個人情報を削除する - Office サポート（Microsoft）

参考Office2007以降、作成したファイルは簡単にPDF化できますが、その際も外へ出すファイルの場合は、［ドキュメント検査］で個人情報などはしっかりチェックされることをお勧めします。

ドキュメント検査

ここでは、PowerPoint2010で解説します。

［ファイル］タブの［情報］をクリックします。

［問題のチェック］から［ドキュメント検査］をクリックします。

ファイルを保存する前に実行すると、下のメッセージウィンドウが表示されます。

［はい］ボタンをクリックして保存してください。

［ドキュメント検査］が表示されます。表示される内容は、アプリケーションによって異なります。

ここでは、既定のまま［検査］ボタンをクリックします。

検査の結果が表示されます。

［すべて削除］ボタンをクリックすると、削除できます。

ウィンドウの下方に書かれていますが、［いくつかの変更は元に戻せません］とのことなので注意してください。

［すべて削除］ボタンをクリックすると、情報が削除されて再び検査結果が表示されます。

参考PowerPointのドキュメント検査では、プレゼンテーションの全てのスライドのノートの内容を削除できます。

Wordでは、変更履歴や隠し文字などもチェックして削除できます。

変更履歴の削除（Word2007）

Excelでは、非表示の行や列、非表示のワークシートなどをチェックできます。

Excel2016以降は、［ブックの統計情報］という機能があります。［ブックの統計情報］を表示すると、非表示シートなどの情報を取得できます。

ドキュメント検査実行前と後

ドキュメント検査で情報を削除する前の［プロパティ］です。

［作成者］と［最終更新者］は［浜本］となっています。

ドキュメント検査で情報を削除した後のプロパティです。

［作成者］と［最終更新者］の情報が消えています。

また、［共有準備］には、［ファイルの保存時にプロパティと個人情報を自動的に削除する設定］と表示されています。

注意［ドキュメントのプロパティと個人情報］を削除した場合、コメントや変更履歴に［ユーザー名］が表示されなくなることがあります。

個人情報を削除した後に情報を入力するには

個人情報を削除した後、再度、作成者などを入力したい場合は、Backstageビューの［情報］-［共有準備］にある［これらの情報をファイルに保存できるようにする］をクリックして保存してください。

そうしないと、入力はできても保存されませんので注意してください。

以下の記事でも解説しています。

ドキュメント検査で情報削除後の再入力について

Windowsの機能を使って入力

または、Windowsの機能を使います。

ファイルを開かずにアイコンで右クリックして、ショートカットメニューの［プロパティ］をクリックします。

［詳細］タブから情報を入力して、［OK］ボタンをクリックします。

マクロ有効ブックで保存時にメッセージが毎回表示される

マクロ有効ブックで［ドキュメント検査］を実行して個人情報を削除した後に、保存しようとすると、メッセージウィンドウが表示されるようになります。

Wordのマクロ有効ファイルでも同じです。Office2007でも同じメッセージウィンドウが表示されます。

マクロ有効ファイルでのドキュメント検査は気を付けてください。

マクロ内の個人情報はドキュメント検査では削除できないとうことです。

これも、Backstageビューの［情報］-［共有準備］にある［これらの情報をファイルに保存できるようにする］をクリックすると、表示されなくなります。

クリックすると以下のようになり、保存時のメッセージウィンドウは表示されないようになります。

参考Office2013以降は、以下のメッセージウィンドウになっています。

Office2013でも解説しています。

マクロ有効ブックを保存するときにメッセージウィンドウが表示される

以下のページも参考になると思います。

［ドキュメント検査］については、Office2013でも解説しています。

Accessでの個人情報を削除する方法は以下の記事で解説しています。