最近使用したファイルと場所は一覧に固定して効率よく操作できる

Backstageビューの［最近使用したファイル］の一覧で右クリックして、ショートカットメニューを表示すると、5個のメニューが表示されます。

［固定されていない項目をクリア］は不要なものをまとめて削除できますし、［最近使用したブックの一覧に表示するブックの数］の変更もできます。

また、［最近使用したブック］には、［最近使用した場所］も表示され、［最近使用したブック］と同じように操作できるので便利です。

参考Wordの場合は［最近使用した文書］、PowerPointの場合は［最近使用したプレゼンテーション］と表示されます。

Backstageビューの［最近使用したファイル］

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示します。

［最近使用したファイル］をクリックします。

ここには、［最近使用したブック］と［最近使用した場所］が表示されています。

一覧に固定

頻繁に利用するブックは、一覧に常に表示されるようにしておくと便利です。

固定したいブックの右端にあるピンマークをクリックします。

固定されると、［最近使用したブック］の最上部に表示されるようになります。

解除する場合も、ピンマークをクリックするだけです。

参考このピンマークの操作は、ショートカットメニューの［一覧に固定］をクリックした場合と同じです。

また、［最近使用した場所］も同じようにピンマークをクリックして固定することができます。

［最近使用したファイル］のショートカットメニュー

［最近使用したファイル］の一覧で右クリックすると、以下の5個のショートカットメニューが表示されます。

• 開く
• コピーを開く
• 一覧に固定
• 一覧から削除
• 固定されていない項目をクリア

参考Office2013では、上記メニューに［パスをクリップボードにコピー］というメニューが追加されています。

一覧から削除

ショートカットメニューの中に［一覧から削除］という項目があります。

［最近使用したブック］に表示させる必要がないものは、削除しておくといいと思います。

ただ、削除したいブックが多い場合は、［固定されていないブックをクリア］から操作したほうが便利です。

固定されていいないブックをクリア

［固定されていないブックをクリア］を実行すると、固定していないブックをまとめて削除できます。

不要なものをまとめて削除できるので便利です。

ショートカットメニューの［固定されていないブックをクリア］をクリックします。

固定されているブックでも固定されていないブックでもかまいません。

メッセージウィンドウが表示されますので、［はい］をクリックします。

以下のようにピン留めしたブック以外は削除されます。

［最近使用した場所］のショートカットメニュー

［最近使用した場所］も［最近使用したブック］と同じように、一覧に固定することができます。

［最近使用した場所］で右クリックすると、以下のメニューが表示されます。

• 開く
• 一覧に固定
• 一覧から削除
• 常時表示の設定が解除された場所をクリア

フォルダーを探して開くより、［最近使用した場所］に固定しておくと効率的です。

［最近使用したブックの一覧に表示するブックの数］を設定

下方にあって見落としてしまいがちですが、［最近使用したブックの一覧に表示するブックの数］の変更もできます。

この設定は、左側のコマンド一覧に表示されるファイルの数になります。分かりづらいですね。

［最近使用したブックの一覧に表示するブックの数］のチェックボックスをオンにして、数値を指定します。

左側のコマンド一覧にに表示されるようになります。

ここに表示されたブックは、［情報］や［新規作成］などコマンドを切り替えても常に表示されます。

この数値は、オプションの［最近使用したドキュメントの一覧に表示するドキュメントの数］より大きい数値は設定できません。

［最近使用したブックの一覧に表示するブックの数］のチェックボックスをオフにすると、非表示になります。

［使用したブック］に表示するファイル数

［最近使用したファイル］の［最近使用したブック］に表示されるファイル数を変更するには、［オプション］ダイアログボックスで設定します。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを開いて、［オプション］をクリックします。

アクセスキーを使って、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押しても表示できます。

［詳細設定］の［表示］にある［最近使用したドキュメントの一覧に表示するドキュメントの数］で数値を指定します。

既定は［20］になっています。最大値は［50］です。

この数値を［0］にすると、［最近使用したブック］には何も表示されなくなります。

［最近使用したブック］は、空白になり、下方にある［最近使用したブックの一覧に表示するブック数］も自動的に［0］になります。

参考Office2013以降は、［オプション］ダイアログボックスの設定が分かりやすくなっています。

以下の記事で解説しています。Office2013での解説です。

Office2016以降の設定については、以下の記事で解説しています。

Windows 7の機能として、ジャンプリストというのがあります。

タスクバーへアプリケーションを登録すると、ジャンプリストに［最近使ったもの］と［いつも表示］という項目があり、ファイルの一覧が表示されます。

ジャンプリストも便利です。