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オブジェクトをPDFで保存するには

投稿日:2017年4月13日 更新日:

AccessのレポートをPDFで保存する方法です。レポートだけでなく、フォームなどもPDFで保存することができます。また、エクスポート操作を保存しておくと、ボタンに登録してクリック1つでPDFを保存できるようなります。

PDFとして保存

PDFで保存したいオブジェクトを表示します。ここでは、レポートを表示しています。[外部データ]タブをクリックして、[PDFまたはXPS]をクリックします。ポップヒントには、「選択したオブジェクトをPDFまたはXPSドキュメントファイルにエクスポートします。」と記されています。

[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックスが表示されます。[発行後にファイルを開く]のチェックボックスをオンにしていると、自動的にPDFファイが表示されて確認することができます。[最適化]では、[標準]か[最小サイズ]のどちらかを選択することができます。[オプション]ボタンをクリックすると、

下のようなダイアログボックスが表示されます。ページを指定して保存することもできます。

確認したら、[発行]ボタンをクリックします。

PDFが表示されて確認することができます。下は、Edgeで開いています。

エクスポート操作の保存

上記の操作をすると、自動的に下の[エクスポート操作の保存]が表示されます。

[エクスポート操作の保存]のチェックボックスをオンにすると、下のようになります。[名前を付けて保存]のテキストボックスには自動的に名前が入力されますが、分かりやすい名前に変更して構いません。[説明]のテキストボックスは必要であれば入力してください。[エクスポートの保存]をクリックします。

保存済みのエクスポート操作の確認と実行

エクスポート操作を保存した後、保存した操作を実行する場合は、[外部データ]タブの[保存済みのエクスポート操作]をクリックします。

[データタスクの管理]の[保存済みのエクスポート操作]タブが表示されます。複数ある場合は、実行したい操作を選択して、[実行]ボタンをクリックします。

[既存のファイルを上書きしますか?]というメッセージが表示されますので、[はい]をクリックすると、PDFが表示されます。PDFを閉じると、下のようなメッセージウィンドウが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。[データタスクの管理]を閉じます。

コマンドボタンに登録

エクスポート操作を保存しておくと、マクロに登録することができます。コマンドボタンを作成して、埋め込みマクロとして登録します。フォームのデザインビューでボタンを1つ作成します。プロパティの[イベント]タブにある[クリック時]の[...]をクリックします。

[ビルダーの選択]から[マクロビルダー]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

[マクロツール]の[デザイン]タブが開きます。[すべてのアクションを表示]をクリックします。
プルダウンボタンをクリックすると、一番下にある[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]をクリックします。
※[アクションカタログ]では、[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]は表示されませんので、[すべてのアクションを表示]をクリックします。

下のようなウィンドウになります。[保存済みのインポート/エクスポート操作の名前]にあるプルダウンボタンをクリックします。

プルダウンメニューの中に目的のエクスポート操作があると思いますので、それを選択します。ここでは、[エクスポート-月間売上報告書]というのがありますので、それをクリックします。

閉じると、[マクロに対して行った変換を保存して、プロパティを更新しますか?]というメッセージウィンドウが表示されますので、[はい]をクリックします。

プロパティには、下のように[埋め込みマクロ]と表示されていると思います。これで完了です。

フォームビューでコマンドボタンをクリックすると、PDFが表示されて保存されます。便利ですね。

インポート操作やエクスポート操作を繰り返し行うような場合は、操作を保存してボタンに登録しておくと効率的ですね。

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。

Office(Word、Excel、PowerPointなど)のバージョンを確認する方法

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