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Windows10 & Office2016 Access2016

オブジェクトをPDFで保存するには

投稿日:2017年4月13日 更新日:

AccessのレポートをPDFで保存する方法です。レポートだけでなく、フォームなどもPDFで保存することができます。

また、エクスポート操作を保存しておくと、ボタンに登録してクリック1つでPDFを保存できるようなります。

レポートをPDFで出力

PDFとして保存

まず、PDFで保存したいオブジェクトを表示します。

ここでは、レポートを表示しています。

[外部データ]タブをクリックして、[PDFまたはXPS]をクリックします。

ポップヒントには、「選択したオブジェクトをPDFまたはXPSドキュメントファイルにエクスポートします。」と記されています。

PDFまたはXPS

[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックスが表示されます。

[発行後にファイルを開く]のチェックボックスをオンにしていると、自動的にPDFファイが表示されて確認することができます。

[最適化]では、[標準]か[最小サイズ]のどちらかを選択することができます。

[オプション]ボタンをクリックすると、

[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックス

下のようなダイアログボックスが表示されます。

ページを指定して保存することもできます。

[オプション]ダイアログボックス

確認したら、[発行]ボタンをクリックします。

[発行]ボタンをクリック

PDFが表示されて確認することができます。

下は、Edgeで開いています。

PDFファイル

エクスポート操作の保存

上記の操作をすると、自動的に下の[エクスポート操作の保存]が表示されます。

エクスポート操作の保存

[エクスポート操作の保存]のチェックボックスをオンにすると、下のようになります。

[名前を付けて保存]のテキストボックスには自動的に名前が入力されますが、分かりやすい名前に変更して構いません。

[説明]のテキストボックスは必要であれば入力してください。

[エクスポートの保存]をクリックします。

名前付け

保存済みのエクスポート操作の確認と実行

エクスポート操作を保存した後、保存した操作を実行する場合は、[外部データ]タブの[保存済みのエクスポート操作]をクリックします。

[外部データ]タブの[保存済みのエクスポート操作]をクリック

[データタスクの管理]の[保存済みのエクスポート操作]タブが表示されます。

複数ある場合は、実行したい操作を選択して、[実行]ボタンをクリックします。

保存済みのエクスポート操作

[既存のファイルを上書きしますか?]というメッセージが表示されますので、[はい]をクリックすると、PDFが表示されます。

PDFを閉じると、下のようなメッセージウィンドウが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。

[データタスクの管理]を閉じます。

メッセージウィンドウ

コマンドボタンに登録

エクスポート操作を保存しておくと、マクロに登録することができます。

コマンドボタンを作成して、埋め込みマクロとして登録します。

フォームのデザインビューでボタンを1つ作成します。

プロパティの[イベント]タブにある[クリック時]の[...]をクリックします。

コマンドボタンの作成

[ビルダーの選択]から[マクロビルダー]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

ビルダーの選択

[マクロツール]の[デザイン]タブが開きます。

[すべてのアクションを表示]をクリックします。

プルダウンボタンをクリックすると、一番下にある[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]をクリックします。

※[アクションカタログ]では、[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]は表示されませんので、[すべてのアクションを表示]をクリックします。

すべてのアクションを表示

下のようなウィンドウになります。

[保存済みのインポート/エクスポート操作の名前]にあるプルダウンボタンをクリックします。

[保存済みのインポート/エクスポート操作の名前]にあるプルダウンボタンをクリック

プルダウンメニューの中に目的のエクスポート操作があると思いますので、それを選択します。

ここでは、[エクスポート-月間売上報告書]というのがありますので、それをクリックします。

選択後、[閉じる]ボタンをクリック

閉じると、[マクロに対して行った変換を保存して、プロパティを更新しますか?]というメッセージウィンドウが表示されますので、[はい]をクリックします。

メッセージウィンドウ

プロパティには、下のように[埋め込みマクロ]と表示されていると思います。

これで完了です。

埋め込みマクロ

フォームビューでコマンドボタンをクリックすると、PDFが表示されて保存されます。

便利ですね。後は、コマンドボタンの名前や位置などを調整します。

コマンドボタンをクリック

インポート操作やエクスポート操作を繰り返し行うような場合は、操作を保存してボタンに登録しておくと効率的ですね。

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