リンクユニット

Windows10 & Office2016 Access2016

オブジェクトをPDFで保存するには

投稿日:2017年4月13日 更新日:

AccessのレポートをPDFで保存する方法です。レポートだけでなく、フォームなどもPDFで保存することができます。また、エクスポート操作を保存しておくと、ボタンに登録してクリック1つでPDFを保存できるようなります。

PDFとして保存

PDFで保存したいオブジェクトを表示します。ここでは、レポートを表示しています。[外部データ]タブをクリックして、[PDFまたはXPS]をクリックします。ポップヒントには、「選択したオブジェクトをPDFまたはXPSドキュメントファイルにエクスポートします。」と記されています。
PDFまたはXPS

[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックスが表示されます。[発行後にファイルを開く]のチェックボックスをオンにしていると、自動的にPDFファイが表示されて確認することができます。[最適化]では、[標準]か[最小サイズ]のどちらかを選択することができます。[オプション]ボタンをクリックすると、
[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックス

下のようなダイアログボックスが表示されます。ページを指定して保存することもできます。
[オプション]ダイアログボックス

確認したら、[発行]ボタンをクリックします。
[発行]ボタンをクリック

PDFが表示されて確認することができます。下は、Edgeで開いています。
PDFファイル

エクスポート操作の保存

上記の操作をすると、自動的に下の[エクスポート操作の保存]が表示されます。
エクスポート操作の保存

[エクスポート操作の保存]のチェックボックスをオンにすると、下のようになります。[名前を付けて保存]のテキストボックスには自動的に名前が入力されますが、分かりやすい名前に変更して構いません。[説明]のテキストボックスは必要であれば入力してください。[エクスポートの保存]をクリックします。
名前付け

保存済みのエクスポート操作の確認と実行

エクスポート操作を保存した後、保存した操作を実行する場合は、[外部データ]タブの[保存済みのエクスポート操作]をクリックします。
[外部データ]タブの[保存済みのエクスポート操作]をクリック

[データタスクの管理]の[保存済みのエクスポート操作]タブが表示されます。複数ある場合は、実行したい操作を選択して、[実行]ボタンをクリックします。
保存済みのエクスポート操作

[既存のファイルを上書きしますか?]というメッセージが表示されますので、[はい]をクリックすると、PDFが表示されます。PDFを閉じると、下のようなメッセージウィンドウが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。[データタスクの管理]を閉じます。
メッセージウィンドウ

コマンドボタンに登録

エクスポート操作を保存しておくと、マクロに登録することができます。コマンドボタンを作成して、埋め込みマクロとして登録します。フォームのデザインビューでボタンを1つ作成します。プロパティの[イベント]タブにある[クリック時]の[...]をクリックします。
コマンドボタンの作成

[ビルダーの選択]から[マクロビルダー]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。
ビルダーの選択

[マクロツール]の[デザイン]タブが開きます。[すべてのアクションを表示]をクリックします。
プルダウンボタンをクリックすると、一番下にある[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]をクリックします。
※[アクションカタログ]では、[保存済みのインポート/エクスポート操作の実行]は表示されませんので、[すべてのアクションを表示]をクリックします。
すべてのアクションを表示

下のようなウィンドウになります。[保存済みのインポート/エクスポート操作の名前]にあるプルダウンボタンをクリックします。
[保存済みのインポート/エクスポート操作の名前]にあるプルダウンボタンをクリック

プルダウンメニューの中に目的のエクスポート操作があると思いますので、それを選択します。ここでは、[エクスポート-月間売上報告書]というのがありますので、それをクリックします。
選択後、[閉じる]ボタンをクリック

閉じると、[マクロに対して行った変換を保存して、プロパティを更新しますか?]というメッセージウィンドウが表示されますので、[はい]をクリックします。
メッセージウィンドウ

プロパティには、下のように[埋め込みマクロ]と表示されていると思います。これで完了です。
埋め込みマクロ

フォームビューでコマンドボタンをクリックすると、PDFが表示されて保存されます。便利ですね。
コマンドボタンをクリック

インポート操作やエクスポート操作を繰り返し行うような場合は、操作を保存してボタンに登録しておくと効率的ですね。

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。

Office(Word、Excel、PowerPointなど)のバージョンを確認する方法

Microsoft Officeも時を得て、大きく様変わりしてきました。トラブルを解決しようとするとき、あるいは、何かの操作を探すときなど、 ...

続きを見る

管理人一押しのテキストです。

おすすめ記事と広告

記事を更新しました

ページ番号に章番号を含めるには

Wordでフッターにページ番号を挿入する際に、章番号も含める方法です。設定は、とても簡単なのですが、一つ気をつけなければならないことがありま ...

本文の周りを線で囲むには

Wordで本文の周りを線で囲む方法です。ページ罫線を設定するときに[線種とページ罫線と網かけの設定]ダイアログボックスを表示しますが、このダ ...

プレースホルダーのコピーはマスターで

PowerPointでプレースホルダー追加する場合は、スライドでコピーして追加するより、マスターで追加したほうが後々便利だと思います。Pow ...

スライド番号の挿入ができない

PowerPointでスライド番号を挿入する方法です。 スライド番号の挿入 [挿入]タブの[テキスト]グループにある[ヘッダーとフッター]を ...

レポートのレコードを抽出して印刷

Accessのレポートでフィルターをかけて、一部の情報のみを印刷したいことがあると思います。レポートのフィルターを実行するには、レポートビュ ...

-Windows10 & Office2016 Access2016

Copyright © 2001-2018 初心者のためのOffice講座 All Rights Reserved.

Copyright© 初心者のためのOffice講座 , 2018 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.