ファイルサイズが大きくなってしまったら［最適化と修復］を実行

Accessのデータベースファイルは、使用していくうちに容量が大きくなっていきます。オブジェクトを編集したり、削除したりする操作を繰り返している場合も大きくなります。オブジェクトを削除しても、その容量は自動では削除されません。

データベースファイルを最適化すると、不要な部分が取り除かれて、ファイルサイズが小さくなります。

また、最適化をしないまま放っておくと、ファイルが破損したり、さまざまなトラブルの要因になったりすることがあります。

トラブル防止のためにも、定期的に最適化を実行されることをお勧めします。

ファイルサイズの確認

まず、ファイルサイズを確認しましょう。

［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューを開きます。

［情報］をクリックします。

［データベースのプロパティの表示および編集］をクリックします。

［ファイルの情報］タブをクリックして、［サイズ］で確認します。

確認したら、プロパティは閉じておきます。

最適化の実行

最適化の実行は、とても簡単です。最適化と修復のためのボタンが用意されています。

［データベースツール］タブから

［データベースツール］タブの［ツール］グループにある［データベースの最適化/修復］ボタンをクリックします。

BackStageビューから

［ファイル］タブをクリックして、Backstageビューを開きます。

［情報］をクリックして、［データベースの最適化/修復］をクリックします。

最適化を実行したら、再度　ファイルサイズを確認します。

参考バックエンドデータベースとフロントエンドデータベースで分割して運営している場合は、両方で最適化を実行するようにしてください。

最適化は、テーブルにデータがない場合のオートナンバーのリセットにも有効です。

自動的に最適化するには

データベースを閉じるときに、自動的に最適化を実行することもできます。

［ファイル］タブをクリックして、［オプション］をクリックします。

または、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して表示します。これは、Word、Excel、PowerPointなどでも使用できます。

［Accessのオプション］ダイアログボックスが表示されます。

［現在のデータベース］タブをクリックして、［アプリケーションオプション］の［閉じるときに最適化する］のチェックボックスをオンにします。

［OK］ボタンをクリックして閉じます。

以下のメッセージウィンドウが表示されます。

［OK］ボタンをクリックします。

この設定は、データベースファイルごとに設定する必要があります。

参考［閉じるときに最適化する］の下にある［ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する］の設定については、以下の記事で解説しています。

SharePointリストをリンクテーブルとして使用している場合

SharePointリストをリンクテーブルとして使用している場合は、［現在のデータベース］で［WebサービスとSharePointテーブルのキャッシュ］にある［閉じるときにキャッシュをクリアする］の設定項目をオンにすると、サイズを小さくできます。

最適化を実行してもサイズが小さくならない場合

時々、最適化を実行しても、容量が小さくならない場合があります。

その場合は、空のデータベースを新規作成して、そのファイルに既存のデータベースのオブジェクトをすべてインポートします。そうすると、ファイルサイズが小さくなることがあります。

新規データベースを作成

［ファイル］タブをクリックして［新規］から［空のデータベース］をクリックします。

任意の名前を付けて、データベースを作成します。

Accessデータベースのインポート

作成したデータベースファイルを起動します。

［外部データ］タブの［インポートとリンク］グループにある［新しいデータソース］をクリックして、［データベースから］-［Access］をクリックします。

［外部データベースの取り込み - Accessデータベース］が表示されます。

［参照］ボタンをクリックして、インポートするデータベースファイルを指定します。

［現在のデータベースにテーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、モジュールをインポートする］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

既定で選択されていると思います。

［オブジェクトのインポート］ダイアログボックスが表示されます。

［テーブル］タブをクリックして［すべて選択］をクリックします。

同様に、［クエリ」、［フォーム］、［レポート］、［マクロ］、［モジュール］のタブをクリックして、オブジェクトがあれば［すべて選択］をクリックします。

各タブで［すべて選択］ボタンをクリックしたら、最後に［OK］ボタンをクリックします。

インポートが始まります。中止する場合は、キーボードから［Ctrl］+［Break］を押します。

インポートが終わると、以下のウィンドウが表示されます。

［閉じる］ボタンをクリックします。

これですべてのオブジェクトがインポートされています。ナビゲーションウィンドウで確認してください。

そして、ファイルサイズを確認してみてください。

参考［オブジェクトのインポート］ダイアログボックスの［オプション］をクリックすると、インポートできる内容を選択できます。

リレーションシップは、既定でオンになっています。

リレーションシップのインポート

インポートする方法は、以下の記事でも解説しています。Access2016でテーブルをインポートする方法を解説していますが、同じ方法ですべてのオブジェクトをインポートします。

これは、トラブル時にも有効です。

データベースが壊れるかもしれないと思ったら、空のデータベースを作成して、すべてのオブジェクトをインポートされることをお勧めします。