［データベース分割ツール］を使ってテーブルとその他のファイルに分割

Accessで作成したデータベースをテーブルとその他のファイルに分割する方法です。

データベース分割ツールを使って簡単に作成できます。

複数人でデータベースを使用する場合は、お勧めです。

作成済みのデータベース

下のように作成済みのデータベースがあり、オブジェクトは［テーブル］、［クエリ］、［フォーム］、［レポート］があります。

データベースの分割

［データベースツール］タブの［データの移動］グループにある［Accessデータベース］をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

［データベース分割ツール］が表示されます。

このウィザードには、下のように記されています。

ぜひ読まれることをお勧めします。

ここに記されているとおり、データベースのバックアップを作成して実行してください。

［データベースの分割］をクリックします。

［バックエンドデータベースの作成］ダイアログボックスが表示されますので、保存先を指定後、ファイル名を付けて［分割］ボタンをクリックします。

既定では、以下のように元のファイル名に［_be］が付きます。

［データベースが分割されました。］というウィンドウが表示されたら、［OK］ボタンをクリックします。

そうすると、テーブルのアイコンが左に矢印が付いた形に変わります。

これで完了です。これが、フロントエンドデータベースになります。

参考以下は、Access2007で解説しています。

データベース分割ツール

バックエンドデータベースの確認

分割ツールで作成されたデータベース（バックエンドデータベース）を表示してみます。

テーブルのみのファイルになっています。

リンクテーブルマネージャーの表示

フロントエンドデータベースで、リンクテーブルの保存先を確認するには、テーブルで右クリックしてショートカットメニューから［リンクテーブルマネージャー］をクリックします。

［リンクテーブルマネージャー］が表示され、元テーブルの保存先を確認することができます。

参考リンクテーブルマネージャーは、［外部データ］タブの［インポートとリンク］グループにもあります。

テーブルのリンク先変更

リンク先テーブルは、バックエンドデータベースのテーブルになっています。

テーブルの保存先を変更した場合は、このリンクテーブルマネージャーを開いて、リンク先を更新する必要があります。

［すべて選択］ボタンをクリックして、すべてのテーブルを選択します。

［リンク先を更新するためのプロンプトを毎回表示する］のチェックボックスをオンにして、［OK］ボタンをクリックします。

新しいリンク先のデータベースを指定して、更新します。

参考Access2016とAccess2019には、リンクテーブルマネージャーに［Excelにエクスポート］ボタンが設置されています。

ただし、Microsoft 365のAccessとAccess2021のリンクテーブルマネージャーには、［Excelにエクスポート］ボタンはありません。

365のAccessとAccess2021では、リンクテーブルマネージャーも進化しています。

Access2021と365のリンクテーブルマネージャーでのリンク先変更

データベースのバックアップ

データベースのバックアップ方法を記しておきます。

［ファイル］タブをクリックして［名前を付けて保存］をクリック、［データベースに名前を付けて保存］から、［データベースのバックアップ］を選択します。

そして、［名前を付けて保存］をクリックします。

ファイル名は、元のファイル名に自動的に今日の日付が付いたものとなります。

名前は変更しても構いません。

［保存］ボタンをクリックします。

関連別のデータベースからデータをインポートしてリンクテーブルを作成することもできます。

リンクテーブルを開くときに［ファイルが見つかりません］というメッセージウィンドウが表示される場合は、元となっているデータベースの名前や、保存場所が変更されている場合があります。

下の記事を参考にしてください。

また、データベースにパスワードを設定する方法は、以下の記事で解説しています。

ファイルのバージョン管理をして、フロントエンドのバージョンが異なる場合は起動時にメッセージを表示してバージョンアップを促す方法も解説しています。

最適化は、フロントエンドデータベース、バックエンドデータベースの両方で実行するようにしてください。