Accessでは、クエリを利用して指定したフィールドでレコードを昇順や降順に並べ替えることができます。
クエリで並べ替え
1つのフィールドの並べ替えであれば、デザインビューの並べ替え行で昇順、降順の指定をして実行すればいいのですが、複数フィールドに対して並べ替えを設定する場合は、左側のフィールドから優先順位がつけられます。
右側のフィールドの並べ替えを優先したい場合は、優先したいフィールドを左側へ移動させます。
が、実行結果ではフィールドの表示順は変えたくない場合も多いと思います。
たとえば、下のようなクエリがあります。並べ替えの設定は何もしていない状態のデザインビューです。
このままクエリを実行すると、下のようになります。
このデータシートを［運送料］の降順、［受注日］の昇順に並べ替えたいとします。フィールドの表示順は変わらないまま［ID］、［受注日］、［運送料］、［出荷日］にします。
2つの方法を紹介します。
クエリでフィールドの位置を変更
まず、クエリをデザインビューで開いて［運送料］と［受注日］のフィールドの位置をドラッグで入れ替えます。
並べ替えの優先順位は、［運送料］を上位にしたいので［運送料］フィールドを［受注日］の左側に移動します。
そして、［並べ替え］行で降順と昇順の指定をします。
このまま実行すると下のようになりますが、データシートビューでフィールドの表示位置を変更します。
参考デザインビューのフィールド位置は変わりません。
下のようになりますので、このまま保存します。
フィールドを追加して非表示設定
もう一つの方法です。デザインビューで［受注日］フィールドを［運送料］フィールドより右側に追加して非表示設定にします。
デザインビューは下のようになります。クエリの実行結果は上記と同じになります。