印刷するレコードがない場合はメッセージを表示して印刷を中止する

Accessのレポートで印刷を実行しようとしても、該当するデータがない場合があります。

印刷プレビューで確認すれば、印刷を実行せずに済むかもしれませんが、印刷するレコードがない場合はメッセージで表示すると分かりやすくなります。

レポートのプロパティには、［空データ時］というイベントがあります。

印刷対象のレコードがない場合の処理を割り当てることができるイベントです。

マクロアクションでメッセージを表示して、データがないことを伝えることができます。

参考ここでのウィンドウの表示は［タブ付きドキュメント］（既定）の設定にしています。

フォームのコンボボックスの値でレコードを抽出して印刷

フォームにコンボボックスを設置して、リストから値を選択し、［印刷］ボタンをクリックして印刷プレビューを表示するように作成しています。

コンボボックスの設定

以下は、フォームのデザインビューでコンボボックスのプロパティを表示しています。

コンボボックスの名前は［コンボ1］です。

プロパティの［データ］タブを見ると、テーブル［T_得意先］の値をリストに表示するようにしているのが分かります。

［連結列］は1です。コンボボックスに表示されるのは2列目の［得意先名］ですが、コンボボックスの値として格納されるのは、主キーの［得意先ID］となります。

［列数］は2ですが、［列幅］で1列目は非表示にしています。

参考コンボボックスの作成については、以下の記事を参照してください。

コンボボックスの［入力チェック］については、以下の記事で解説しています。

コンボボックスにカーソルが移動すると、すぐにリストを表示するように設定することもできます。

クエリの抽出条件

クエリ［Q_売上］の［抽出条件］には、以下のように入力しています。

フォームのコンボボックスに格納されているのは［得意先ID］なので、［得意先ID］の抽出条件に入力します。

これで、フォーム［F_レポート印刷］のコンボボックスの値で抽出ができます。

レポート［R_売上］のレコードソースはクエリ［Q_売上］です。

参考クエリでフォームのテキストボックスの値でレコードを抽出する方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

レポートの作成は、以下の記事で解説しています。

［印刷］ボタンのマクロアクション

［印刷］ボタンのクリック時イベントには、マクロアクションで、コンボボックスが空であればメッセージを表示して、そうでなければレポート［R_売上］を開くようにしています。

レポート［R_売上］は、印刷プレビューで表示するようにしています。

抽出データがない場合

フォーム［F_レポート印刷］で印刷を実行してみます。

データがあれば、コンボボックスの値で抽出されたレコードが印刷プレビューで表示されます。

しかし、データがない場合は、以下のようにレポートヘッダーやページヘッダーだけが表示されます。

この表示より、メッセージでデータがないことを表示したほうが分かりやすいですね。

レポートの［空データ時］イベントでマクロアクションを設定

レポートのプロパティには、［空データ時］というイベントがあります。

データが存在しないレポートが印刷される直前に発生するイベントです。

レポートプロパティを表示します。レポートの左上の■をクリックすると、レポートプロパティが表示されます。

［イベント］タブの［空データ時］の［ビルダー選択］ボタン［…］をクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスから［マクロビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

マクロウィンドウが表示されます。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、マクロアクションの一覧から［メッセージボックス］を選択します。

一番下までスクロールすると探しやすくなると思います。

［アクションカタログ］から選択してマクロウィンドウへ追加する方法もあります。

［メッセージ］のテキストボックスに表示したいメッセージを入力します。

［警告音］は、［はい］、［いいえ］のどちらかを選択します。

［メッセージの種類］は、5つのリストの中から選択します。

メッセージの種類は、以下のような表示になります。

メッセージのタイトルは、任意の文字を入力します。空白にした場合は、［Microsoft Access］と表示されます。

Accessのオプションでアプリケーションタイトルを入力している場合は、そのタイトルが表示されます。

ここでは、以下のように設定します。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、マクロアクションの一覧から［イベントの取り消し］を選択します。

印刷をキャンセルするためです。

［イベントの取り消し］がないと、メッセージボックスが非表示になった後、印刷プレビューが表示されてしまいます。

マクロアクションの設定が終わったら、上書き保存して、マクロウィンドウを閉じます。

フォームで動作を確認します。［データがありません。］のメッセージウィンドウが表示されます。

メッセージウィンドウの［メッセージタイトル］と、［メッセージの種類］は以下の位置に表示されます。

参考コードビルダーで設定することもできます。Microsoftの記事をリンクしておきます。

レコードが含まれないレポートの印刷をキャンセルする（Microsoft）

フォームでは、Dcount関数でテーブル/クエリのレコード数を確認してメッセージを表示できます。