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Excelのデータをインポート

投稿日:2017年1月7日 更新日:

AccessにExcelのデータをインポートしてテーブルを作成する方法です。操作は簡単なのですが、なかなか思うように行かないこともあります。

下のようなテーブルの元データとなるExcelシートがあります。
Excel

外部データタブのExcelからインポート

Accessを起動して、[外部データ]タブの[インポートとリンク]グループにある[Excel]をクリックします。
Access

[外部データの取り込み-Excelスプレッドシート]が表示されます。
[現在のデータベースを新しいテーブルにソースデータをインポートする]を選択して、[参照]ボタンをクリックして、取り込みたいExcelブックを指定します。
外部データの取り込み

ファイル名に目的のブック名が表示されたことを確認して[OK]ボタンをクリックします。
参考ここで[リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする]を選択して、リンクテーブルとして取り込むこともできます。また、既存のテーブルがあれば、テーブルを選択してデータを追加することもできます。
リンク元とリンク先の選択

ワークシートの名前が表示されます。Excelで名前を付けた範囲があれば、それを指定することもできます。[次へ]のボタンをクリックします。
データの選択

[先頭行をフィールド名として使う」のチェックボックスをオンにして、[次へ]をクリックします。
先頭行をフィールド名として使う

ここで各フィールドのデータ型などを指定することができます。指定しなくても自動的にデータ型は選択されます。インポート後に変更することもできます。[次へ]のボタンをクリックします。
データ型の選択

主キーの設定です。"新規テーブルには主キーを設定すると便利です。主キーがあるとテーブルの各レコードを一意に識別できるので、目的のデータを見つけやすくなります"と説明されています。ここでは、[主キーを自動的に設定する]を選択して[次へ]のボタンをクリックします。主キーの変更は、インポート後のテーブルで行うことができます。
主キーの選択

テーブルの名前を付けます。[完了]ボタンをクリックします。
テーブル名の入力

インポート操作の保存

インポート操作は保存することができます。保存しておくと、すぐにインポートを実行したり、ボタンに登録することができます。毎月、インポートしなければならないような場合は、インポート操作を保存しておいた方が便利です。ここでは、オフにして[閉じる]ボタンをクリックします。
インポート操作の保存

新規テーブルとしてAccessに取り込まれたExcelのデータです。
作成されたテーブル

操作は簡単なのですが、Excelのデータがしっかりしたデータでない場合は、エラーが出てうまく取り込めないことがあります。インポートできても、[インポートエラー]というテーブルが作成されることもあります。セルの結合があったり、空白があったり、同じ列に文字列と数値が混在していたり、さまざまな原因があります。

以下のMicrosoftの解説を熟読してエラーの原因を探してみてください。
Excel ブックのデータのインポートとリンクの設定 - Access
また、インポートできるデータにするためにデータのクレンジングが必要になることもあります。
データクレンジングに必要なこと

テーブルに貼り付け

Excelのデータがしっかりしていれば、もっと簡単に取り込むことができます。Accessの[作成]タブにある[テーブル]をクリックします。
作成タブのテーブル

[テーブル1]という名前のテーブルが作成されます。
テーブルの作成

インポートしたいExcelブックを起動して、データ範囲を選択してコピーします。
Accessテーブルの左上のグレイの箇所で右クリックして、ショートカットメニューから[貼り付け]をクリックします。
ショートカットメニュー

メッセージが表示されるので、[はい]をクリックします。
メッセージウィンドウ

テーブルの名前を付けて[OK]ボタンをクリックします。
テーブル名の入力

作成したテーブルをデザインビューで開くと、下のようになっています。[NO]フィールドが[ID]になっています。これで問題なければいいのですが、データを貼り付けると自動的に変換されてしまうこともあるので注意が必要です。でも簡単ですね。1フィールドごと、ExcelからAccessのテーブルへコピー&ペーストを行うこともできます。
デザインビュー

ちなみに下の画像は、インポートウィザードを使用して作成したテーブルをデザインビューで開いたところです。[NO]フィールドがインポートされています。
インポートウィザードを使用したテーブルのデザインビュー

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