リンクユニット

Office 2019 Access 2019

SharePointリストとAccessテーブルの連携(エクスポートとインポート)

投稿日:2020年9月8日 更新日:

Accessのテーブルやクエリは、SharePointリストへエクスポートできます。データベース内のテーブルやクエリを選択して個別にエクスポートできますし、すべてのテーブルを一括してSharePointサイトへ移動することもできます。

また、SharePointリストをAccessデータベースにテーブルとしてインポートしたり、リンクテーブルとして利用することもできます。

AccessのテーブルをSharePointへエクスポート

AccessテーブルをSharePointリストへエクスポート


Accessデータベース内のテーブルをSharePointへエクスポートする方法です。

以下のようなテーブルがあって、テーブル[T_社員]のみをSharePointへエクスポートします。

Accessのテーブル

テーブル[T_社員]をデザインビューで開くと、以下のようになっています。

テーブルのデザインビュー

エクスポートしたいテーブルを選択して、[外部データ]タブの[エクスポート]グループにある[その他]から[SharePointリスト]をクリックします。

ここでは、テーブル[T_社員]をエクスポートします。

SharePointリストにエクスポート

選択したオブジェクトをSharePointリストとしてエクスポートします。

[外部データ]タブの[エクスポート]グループにある[その他]から[SharePointリスト]

右クリックのショートカットメニューから[エクスポート]-[SharePointリスト]を選択しても同じです。

ショートカットメニューから[エクスポート]-[SharePointリスト]を選択

[エクスポート-SharePointサイト]ウィンドウが表示されます。

SharePointサイトを指定して、新しいリストの名前を入力して[OK]ボタンをクリックします。

既定では、ローカルテーブルの名前がそのまま入力されています。

もし、SharePoint上に同じ名前のリストがあれば、[T_社員_1]というように自動でお尻に番号が付与されます。

[エクスポート-SharePointサイト]ウィンドウ

プログレスバーが表示されます。

プログレスバー

エクスポートが完了すると、[エクスポート操作の保存]の画面になります。

エクスポート操作を保存したい場合は、チェックボックスをオンにします。ここでは、既定(オフ)のままにします。

[閉じる]ボタンをクリックします。

[エクスポート操作の保存]ウィンドウ

SharePointのリストが表示されます。サイトコンテンツには、以下のようにリストが作成されています。

自動で[連絡先リスト]が選択されます。

Accessの[写真](添付型)フィールドもアップされます。

SharePointのリスト

参考SharePointリストへエクスポートできるのは、データベース内のテーブルとクエリです。

また、[数値型]のフィールドを主キーにしたテーブルをSharePointサイトへエクスポートすると、主キーのフィールドは[オートナンバー型]になることがあります。番号が消えて1からの連番に振り直されます。

[オートナンバー型]になるのを避けたい場合は、テーブルで主キーを解除してエクスポートします。

SharePointでは、[ID]フィールドのみについてオートナンバー型がサポートされています。

エクスポート操作を保存する場合

[エクスポート操作の保存]の画面で[エクスポート操作を保存]のチェックボックスをオンにすると、以下のように名前を付けるテキストボックスなどが現れます。

[名前を付けて保存]のテキストボックスに任意の名前を付けて[エクスポートの保存]をクリックします。

[エクスポート操作を保存]のチェックボックスをオン

[外部データ]タブの[エクスポート]グループにある[保存済みのエクスポート操作]がありますので、クリックして開きます。

[データタスクの管理]ダイアログボックスが表示されます。対象のエクスポート操作を選択して、[実行]ボタンをクリックすると、エクスポートが実行されます。

度々エクスポートするのであれば、[エクスポート操作の保存]をオンにして、操作を保存しておくと便利です。

[外部データ]タブの[エクスポート]グループにある[保存済みのエクスポート操作]

参考以下の記事ではインポート操作の保存で解説していますが、操作は同じです。インポートやエクスポート操作を保存して、マクロとして利用することもできます。

Excelへ出力(エクスポート)するコマンドボタンの作成

Access2010でテーブルやクエリをExcelへ出力するマクロを作成して、それをコマンドボタンに登録する方法です。 マクロの作成は3つの ...

続きを見る

AccessのすべてのテーブルをSharePointリストへ移動

データベース内のすべてのテーブルをSharePointへ移動するには、[データベースツール]タブの[データの移動]グループにある[SharePoint]ボタンを利用します。

同じデータベース内にあるテーブルは、すべてSharePointへ移動します。

SharePoint

SharePointリストにテーブルを移動して、移動したテーブルのリンクをデータベースに作成します。

[データベースツール]タブの[データの移動]グループにある[SharePoint]

[データベースツール]タブの[SharePoint]ボタンをクリックすると、[SharePointへのテーブルのエクスポートウィザード]が表示されます。

使用するSharePointサイトのアドレスを指定して、[次へ]ボタンをクリックします。

SharePointへのテーブルのエクスポートウィザード

以下のようにプログレスバーが表示されます。

プログレスバー

しばらくすると、以下のように[テーブルの共有が正常に完了しました。]と表示されますので、[完了]ボタンをクリックします。

テーブルの共有が正常に完了しました

Accessのナビゲーションウィンドウを見ると、リンクテーブルが作成されています。

AccessのナビゲーションウィンドウのSharePointリンクテーブル

リンクテーブルをデザインビューで開くと、ローカルテーブルにはなかったフィールドが追加されているのが分かります。

これは、SharePoint側で使用できる列もリンクテーブルには表示されているためです。

SharePointリンクテーブルのデザインビュー

SharePointのサイトを確認すると、Accessのすべてのテーブルがアップされていることを確認できます。

SharePointのリスト

参考クエリをアップロードしたい場合は、[テーブルの作成]などを利用して、クエリを先にテーブルに変換しておくといいですね。

テーブル作成については、以下の記事内で解説しています。

ユニオンクエリ(複数のテーブルを結合)をコピーと貼付で簡単作成

Accessには、複数のテーブルやクエリのレコードを結び付けて、1つのクエリにする[ユニオンクエリ]という機能があります。 ユニオンクエリは ...

続きを見る

また、リンクテーブルは、ローカルテーブルに変換することもできます。

リンクテーブルの作成

Accessでは、テーブルを他のデータベースからリンクして使用することができます。 リンク先のデータが更新されると、元データも更新されます。 ...

続きを見る

自動バックアップファイルの作成

データの移動操作をした場合、同じフォルダー内にバックアップファイルが作成されます。

ファイル名のお尻に[_バックアップ]という名前が付けられたファイルが自動的に作成されます。

以下のように[顧客サンプル_バックアップ.accdb]という名前のバックアップファイルが作成されます。

自動バックアップされたデータベース

SharePointリストをAccessへインポート

SharePointリストをAccessデータベースにインポートする方法です。

ここでは、Access2019の画像で解説していますが、Access2016も同じです。

[外部データ]タブの[インポートとリンク]グループにある[新しいデータソース]をクリックして、[オンラインサービスから]-[SharePointリスト]をクリックします。

既存のテーブルがあれば、テーブルで右クリックしてショートカットメニューから[インポート]をクリックしても同じです。

SharePointリストのインポート

SharePointリストからデータをインポートします。または、SharePointリストのデータにリンクします。

[新しいデータソース]の[オンラインサービスから]-[SharePointリスト]

[外部データの取り込み-SharePointサイト]ウィンドウが表示されます。

SharePointのサイトを指定して、データベースの保存方法と保存場所を指定します。

既定では、[リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする]が選択されていますが、ここでは[現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする]を選択します。

  • 現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする
  • リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする

[次へ]ボタンをクリックします。

参考テーブルのリレーションシップや集計列、入力規則、既定値などはインポートされません。

[外部データの取り込み-SharePointサイト]ウィンドウ

[リストからデータのインポート]の画面になりますので、目的のリストを選択して[OK]ボタンをクリックします。

[リストからデータのインポート]のウィンドウ

[インポート操作の保存]画面になります。

インポート操作を保存したい場合は、チェックボックスをオンにします。ここでは、既定(オフ)のままにします。

[閉じる]ボタンをクリックします。

参考[インポート操作の保存]については、以下の記事で解説しています。マクロとして利用することもできます。

Excelへ出力(エクスポート)するコマンドボタンの作成

Access2010でテーブルやクエリをExcelへ出力するマクロを作成して、それをコマンドボタンに登録する方法です。 マクロの作成は3つの ...

続きを見る

[インポート操作の保存]画面

ナビゲーションウィンドウには、以下のようにテーブルが作成されています。

参考Accessデータベースに同じ名前のテーブルがあれば、お尻に番号が付いた名前になります。例えば[T_社員1]のようになります。

ナビゲーションウィンドウのインポートしたテーブル

[T_社員2010]は、SharePointリストのビューでは、[ID][姓][姓 (フリガナ)][名][名 (フリガナ)][写真]の6個の列が表示されていたものです。

SharePointリストのビュー

SharePointからインポートしたテーブルをデザインビューで開くと、SharePointリストのビューには表示されていなかったフィールドもインポートされています。

SharePointからインポートしたテーブルのデザインビュー

リンクテーブルとしてインポートした場合

SharePointリストをリンクテーブルとしてインポートした場合は、以下のようなアイコンになります。

SharePointリストをリンクテーブルとしてインポート

リンクテーブルをデザインビューで開くと、以下のようになっています。

リンクテーブルの場合は、SharePoint側では非表示になっている列や使用できるフィールドも表示されます。

リンクテーブルのデザインビュー

参考Access2013で、インポート操作をする場合は、[外部データ]タブの[インポートとリンク]グループにある[その他]-[SharePointリスト]を選択します。

既存のテーブルがあれば、テーブルで右クリックしてショートカットメニューから[インポート]を選択して操作することもできます。

Access2013[外部データ]タブの[その他]-[SharePointリスト]

ExcelファイルをAccessへインポートする方法と、ExcelでAccessのテーブルをインポートする方法は、以下の記事で解説しています。

Excelのデータをテーブルにインポート

AccessでExcelのデータをインポートしてテーブルを作成する方法です。 操作は簡単なのですが、なかなか思うように行かないこともあります ...

続きを見る

Excel2019でAccessのデータをPower Queryで取り込むと更新も簡単

AccessのデータベースをExcelに取り込むと、データベースの分析などはExcelの機能を使って行うことができます。Excel2019で ...

続きを見る

AccessのテーブルやクエリのデータをExcelに取り込む

Accessで作成されたテーブルやクエリのデータをExcelのワークシートに取り込む方法です。 Accessのデータを接続しないで取り込む方 ...

続きを見る

Profile

執筆者/はま

もっと理解したいあなたへ

おすすめ記事と広告

-Office 2019 Access 2019

Copyright © 2001-2020 初心者のためのOffice講座 All Rights Reserved.

Copyright© 初心者のためのOffice講座 , 2020 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.