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ルックアップウィザードを使用して値のリストを設定(表示する値を入力して設定)

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テーブルのデータ型には、[ルックアップウィザード]というのがあります。ルックアップウィザードを指定して、ウィザードに従って設定していくと、フィールドの値をキーボードから入力せずに、リストから選択できるようになります。リストの内容を設定するには、値を指定して設定する方法と、別のテーブルやクエリから取得する方法があります。
ルックアップ列

ここでは、値を直接入力して設定する方法を紹介します。

別のテーブルやクエリから取得する方法は、以下の記事で解説しています。

ルックアップウィザードを使用して値のリストを設定(値を別のテーブルから取得)

Accessのテーブルで、フィールドに入力する値をコンボボックスから選択する方法です。コンボボックスとは、フィールドの値を入力する代わりに、 ...

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データ型でルックアップウィザードを指定

テーブルをデザインビューで開きます。既存のフィールドでルックアップ列を設定したいフィールドの[データ型]で[ルックアップウィザード]を選択します。
データ型のルックアップ列

ルックアップフィールドに表示する値の種類を選択

[表示する値をここで指定する]を選択します。[次へ]のボタンをクリックします。参考既定では、[ルックアップフィールドの値を別のテーブルまたはクエリから取得する]が選択されています。
ルックアップウィザード 表示する値をここで指定する

値リストの作成

ここで値のリストを作成します。ヒントには、以下のように記されています。

ルックアップフィールドで、どの値を表示させるかを指定してください。リストの列数を入力し、それぞれのセルの値を入力してください。
列幅を調整するには、列の右端をドラッグします。また、右端をダブルクリックすると、入力した値の長さに合わせて列幅が自動的に調整されます。

ここでは、担当者名を1列に入力しますが、例えば、部署まで表示したいというような場合は、2列にして部署名を入力することもできます。
ルックアップウィザード 値リストを入力

ここでは、以下のように4名の氏名を入力して、[次へ]のボタンをクリックします。作成後に追加したり、削除することもできますし、氏名の変更も可能です。
リスト入力後

ラベル名の指定

最後のウィンドウです。ルックアップフィールドにつけるラベルを指定します。既定では、フィールド名が表示されていると思います。
以下の2つの質問がありますが、既定のまま(チェックボックスがオフのまま)にして完了してもOKです。参考ルックアップ列の完成後に、フィールドプロパティのルックアップタブから設定することができます。ルックアップの[入力チェック]と[複数の値を許可する]の項目になります。

  • 選択肢の値しか入力できない制限しますか?
  • このルックアップに複数の値を保存できるようにしますか?

ルックアップウィザード ラベル名

参考[複数の値を許可する]のチェックボックスをオンにすると、[入力チェック]のチェックボックスは自動的にオンになります。
ルックアップウィザード 最後のウィンドウでの設定

フィールドプロパティのルックアップ

デザインビューのフィールドプロパティの[ルックアップ]タブを表示すると、以下のようになっていると思います。慣れてきたら、ルックアップウィザードを使用せずに、このルックアップから直接設定できるようになると思います注意データ型で[ルックアップウィザード]を指定しても、データ型に[ルックアップウィザード]と表示されるわけではありません。適したデータ型に変更されます。
デザインビューのルックアップ

データシートビューで確認

データシートビューで切り替えると、下のようになります。
データシートビュー

ルックアップ列の詳細設定

ルックアップの各項目の機能は、以下のようになります。ウィザードで設定した後も細かい修正は、ここで行うことができます。

項目 機能
表示コントロール セルの編集のためのコントロールを指定します。[テキストボックス]、[リストボックス]、[コンボボックス]の中から選択します。ここの選択によって、設定項目が変わります。
値集合タイプ テーブル/クエリの値を表示するのか、値リストを使用するかを選択します。[テーブル/クエリ]、[値リスト]、[フィールドリスト]の中から選択します。
値集合ソース リストに使用する値を指定します。[値集合タイプ]で[値リスト]を選択した場合は、値をセミコロン(;)で区切って入力します。[テーブル/クエリ]を選択した場合は、SQL文になります。
連結列 リストのどの列がルックアップ列に値として格納されるかを指定します。
列数 リストとして表示する列の数を指定します。
列見出し [はい]を選択すると、リストが表示されるときに、列の見出しが表示されます。
列幅 列の幅をセミコロン(;)で区切って指定します。
リスト行数 リストの行数を指定します。
リスト幅 リスト全体の幅を指定します。
入力チェック [はい]を指定すると、リストにない値を入力できないようになります。
複数の値の許可 [はい]を選択すると、複数の値をリストから選べるようになります。
値リストの編集の許可 値集合タイプが[値リスト]のときに、値リストの項目を追加したり、削除することができます。
リスト項目編集フォーム 値リストの編集するのに使うフォームを指定します。
値集合ソースの値のみの表示 複数の値が許可されている場合、フィールドの値としてリスト以外の値が入っているときに、それを表示しないようにします。

複数の値の許可

[複数の値の許可]で[はい]を選択すると、下のように複数のリストを選択できるようになります。
複数の値を許可した場合

注意ただし、一度 [複数の値の許可]で[はい]を選択すると、[いいえ]に戻すことはできません。[はい]に設定すると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。また、複数の値を許可すると、単純なデータベースの場合は、問題ないかもしれませんが、複雑なデータベースの場合は、問題が起きる場合もあります。十分に気をつけて判断してください。これは、Access2007からの機能です。

1つのフィールドに複数の値を格納(複数の値の許可)

複数の値を格納できるように'担当者'ルックアップ列を変更しました。テーブルを保存した後に、この変更を元に戻すことはできません。

メッセージウィンドウ

[複数の値の許可]で[はい]を選択してテーブルを保存した後、[いいえ]に設定しようとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

'担当者'ルックアップ列は複数の値を格納できるように変更されています。この設定を元に戻すことはできません。

メッセージウィンドウ

値リストの編集の許可

データシートビューでプルダウンの下に小さなマークが出ますが、このマークを表示するか、しないかです。このマークが表示されている場合は、[値リストの編集の許可]が[はい]になっている場合です。
値リスト編集のマーク

ポイントすると、ポップヒントに[リスト項目の編集]と表示されます。リスト項目の編集をする場合は、このマークをクリックします。
リスト項目の編集

[リスト項目の編集]ダイアログボックスが表示されます。1行に1項目ずつ入力して追加することができます。項目を削除する場合は、その行を選択して[Delete]キーを押します。項目の編集も可能です。既定値は、ドロップダウンから選択する前に表示される値を指定することができます。[OK]ボタンをクリックすると、編集した内容が反映されます。
リスト項目の編集ダイアログボックス

[いいえ]を選択すると、下のようにマークは表示されません。リストの編集を許可しない場合は、[いいえ]にします。注意既定では[はい]になっていて、誰でもリストの編集ができるようになっていますので、注意してください。
値リスト編集項目を[いいえ]にした場合

データシートからルックアップの変更

ルックアップの変更は、データシートビューからでも出来ます。[フィールド]タブの[ルックアップの変更]ボタンをクリックします。
データシートビューの[ルックアップの変更]ボタン

以下のようにルックアップウィザードが表示されます。
データシートから[ルックアップの変更]をクリックしてルックアップウィザードを表示

データシートビューからルックアップ列を作成

既存のフィールドに対しては、データシートビューからルックアップフィールドを設定することはできませんが、新しいルックアップ列を作成することはできます。[フィールド]タブの[その他のフィールド]から、[ルックアップ/リレーション]を選択します。選択フィールドの右側のフィールドに作成されます。
データシートからルックアップ列を作成

テーブルでしっかり設定しておくと、フォームを作成する場合などに効率よく作成することができます。

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。

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