レポートで複数フィールドの並べ替えを設定する方法

Accessでテーブルやクエリを基にレポートを作成すると、表示されるレコードの並び順は基本的に基になるテーブルやクエリの並び順に従います。

ただし、テーブルやクエリとレポートの並び順が一致しない場合は、レポート側で独自に並び順の設定が行われていることが原因です。

下のレポートは［ID］順に並んでいますが、このレポートを［売上］の降順、［売上年月日］の昇順に変更する方法を解説します。

参考ここでのウィンドウの表示は［タブ付きドキュメント］（既定）の設定です。

グループ化と並べ替え

レポートをデザインビューに切り替えて［デザイン］タブの［グループ化と集計］グループの［グループ化と並べ替え］をクリックします。

ポップヒントには、以下のように記されています。

または、デザインビュー内で右クリックしてショートカットメニューから［並べ替え/グループ化の設定］をクリックします。

［グループ化、並べ替え、集計］ウィンドウの表示/非表示のショートカットキーは、［Alt］+［F10］です。

参考［グループ化と並べ替え］は既定でオフになっていることがあります。そのため、並べ替えを設定していることに気づきにくいことがあります。

並べ替えの追加

設定用の［グループ化、並べ替え、集計］ウィンドウが現れます。

［並べ替えの追加］をクリックします。

並べ替えの優先順位一番となるフィールドを選択します。

ここでは［売上］フィールドを選択します。

売上の降順に並べたいので、［降順］を選択します。

これで1番目の並べ替えの設定は完了です。

次に［売上年月日］の昇順にしたいので、再度　［並べ替えの追加］をクリックします。

そして、上記と同じようにフィールドの一覧から［売上年月日］を選択します。

既定で［昇順］になっているはずなので、確認します。

これで完了です。

印刷プレビューに切り替えて確認します。

［売上］の降順、かつ［売上年月日］の昇順に並べ替えができていることが分かります。

参考印刷プレビューからビューを切り替えるときは、ステータスバーのビュー切り替えボタンを使うと便利です。

レポートは既定で1行おきの縞模様になっていますが、この縞の色を変更したり、複数行おきの縞模様に変更することもできます。

並べ替えの再編集

並べ替えを再編集したい場合は、並べ替え設定画面を表示して変更します。

関連ウィザードを使用したレポートの作成方法も解説しています。

グループ化については、以下の記事で解説しています。

また、レポートでグループ化を行うと、グループごとに連番や累計を表示することができます。

グループごとに改ページして印刷することもできます。

また、Accessには罫線という機能はありませんが、［詳細］セクションに［直線］を引くことで罫線を引いたように見せることができます。