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クエリでデータをグループ化して集計

投稿日:2018年1月7日 更新日:

クエリのデザイングリッドに[集計]セルを表示すると、データをグループ化して、グループごとに集計することができます。

製品ごとに数量や売上の合計を求めることができます。

クエリのデザインビュー

サンプルとして下のようなクエリがあります。

クエリの確認


下のようにテーブル[T_売上]と[T_商品]をもとに、演算フィールドを追加したクエリを作成しています。

売上:[販売単価]*[数量]

クエリ名は[Q_売上]としています。

クエリ[Q_売上] のデザインビュー

クエリを実行(データシートビューで表示)すると、下のようになります。

[Q_売上]をデータシートビューで表示

このクエリをもとに新しいクエリを作成します。

そして、デザインビューで集計セルを表示して、[製品名]ごとの数量と売上の合計を求めていきます。

参考Access2010以降であれば、テーブルで[データ型]から[集計]を選択することで、集計フィールドを追加することもできます。

テーブルのデータ型に【集計】が追加された!集計フィールドが簡単作成

Access2010では、テーブルのデータ型に[集計]が追加され、テーブルに集計フィールドを作成できるようになりました。 注意拡張子が[.a ...

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新しいクエリを作成

[作成]タブの[クエリ]グループの[クエリデザイン]をクリックします。

クエリデザイン

[テーブルの表示]ダイアログボックスの[クエリ]タブをクリックして、[Q_売上]を選択して[追加]ボタンをクリックします。

テーブルの表示ダイアログボックス

[製品名]と[数量]と[売上]フィールドをデザイングリッドに追加します。

フィールドをデザイングリッドにドラッグして作成します。

または、各フィールドをダブルクリックして追加します。

フィールドの追加

クエリのデザインビューで[集計]行を追加

以下のどちらかの方法で[集計]行を表示します。

参考[集計]行を非表示にするには、再度 [集計]ボタンをクリックします。集計が解除されます。

[デザイン]タブから

クエリをデザインビューで開きます。

[デザイン]タブの[表示/非表示]グループにある[集計]をクリックします。

デザインタブの集計

デザイングリッドから

または、デザイングリッドで右クリックして、ショートカットメニューから[集計]をクリックします。

デザイングリッドで右クリック

結果、下のようにデザイングリッドに[集計]行が追加されます。

集計行の表示

[製品名]ごとの[数量]と[売上]の合計を求める

[数量]フィールドの[集計]セルの▼ボタンをクリックして、メニューの中から[合計]をクリックします。

[製品名]でグループ化したいので、[製品名]の[集計]セルは、[グループ化]のままにしておきます。

プルダウンメニューから[合計]を選択

同様に、[売上]フィールドのセルにも[合計]を選択します。

[集計]行は、以下のようになります。

参考集計の種類には、以下のものがあります。

  • グループ化 フィールドをグループ化します。
  • 合計 フィールドの値を合計します。
  • 平均 フィールドの平均値を求めます。
  • 最小 フィールドの最小値を求めます。
  • 最大 フィールドの最大値を求めます。
  • カウント フィールドの値の数を求めます。
  • 標準偏差 フィールドの標準偏差値を求めます。
  • 分散 フィールドの値の分散を求めます。
  • 先頭 フィールドの値の先頭を求めます。
  • 最後 フィールドの値の最後を求めます。
  • 演算 フィールドの値で演算をします。
  • Where条件 フィールドに条件を設定します。

クエリの実行

実行ボタンをクリックして、クエリの結果を確認します。

クエリの実行

ここでは、下のようになっています。フィールドの名前が[数量]が[数量の合計]、[売上]が[売上の合計]になっていますが、これは[集計]を設定すると、自動的に変更されます。

フィールド名を変更したい場合は、デザインビューに切り替えて変更します。

フィールド名の変更

クエリの実行結果

名前を付けて保存

クエリに名前を付けて保存します。

[F12]キーを押すと、[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。

[名前を付けて保存]ダイアログボックス

フィールド名の変更

クエリを保存した後、再度 デザインビューで開くと、集計を求めたフィールド名が変更されているのがわかります。

別の分かりやすい名前に変更したい場合は、[新規フィールド名:既存のフィールド名]にします。

例えば、[数量の合計]を[数量計]にしたい場合は、[数量計:数量]のようにします。

ここでは、このままにしておきます。

フィールド名の変更

データシートビューでデータを集計

作成した[Q_製品別合計]クエリをデータシートビューで開いて、集計行を表示することができます。

[ホーム]タブの[レコード]グループにある[集計]をクリックします。

データシートビューで集計

フィールドのデータごとに集計結果を表示することができます。

この[集計]ボタンは、テーブルやレポート、フォームにもあります。

各集計セルをクリックすると、プルダウンボタンが現れます。

[数量の合計]と[売上の合計]で、プルダウンメニューの中から[合計]を選択します。

参考非表示にする場合は、再度、[ホーム]タブの[レコード]グループにある[集計]をクリックします。

プルダウンメニューから合計を選択

ここの集計の種類は以下のものがあります。主に数値型で使用しますが、テキスト型の場合は、[カウント]と[なし]になります。

  • 合計 フィールドの入力されているセルの値が合計されます。
  • 平均 フィールドの入力されているセルを対象に、平均値が表示されます。
  • カウント フィールドの値が入力されているセルの数がカウントされます。
  • 最大 フィールドの最大値が表示されます。
  • 最小 フィールドの最小値が表示されます。
  • 標準偏差 フィールドの値が入力されているセルを対象に、標準偏差が計算されます。
  • 分散 フィールドの値が入力されているセルを対象に、分散が計算されます。

空白セルがある場合、空白セルは、計算の対象になりません。

参考フィールドのデータの[集計]については、以下の記事でも解説しています。

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フィールドの書式の変更

フィールドの書式を変更したい場合は、クエリをデザインビューで開きます。

そして、デザイングリッドで右クリックして、ショートカットメニューから[プロパティ]をクリックします。

デザイングリッドで右クリックして、プロパティを選択

プロパティシートの[書式]の▼ボタンをクリックして、目的の書式があれば、ここから選択します。

直接入力することもできます。

書式のプルダウンメニュー

ここでは、[売上の合計]は[通貨]を選択し、[数量の合計]は書式を直接入力しました。

書式の設定

クエリを実行すると、下のようになります。

クエリの実行

関連グループ化で重複レコードを削除したテーブルを作成することもできます。

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