Accessの全体構成とデータベース作成の流れ

Accessのデータベースは主に4つのオブジェクトから構成されています。

テーブル、クエリ、フォーム、レポートです。なかでも、テーブルは最も重要なオブジェクトです。

テーブルの作成と関連付けがしっかりできていると、データベースの作成はとても楽になります。

テーブル【データの蓄積】

データを蓄積・保存します。最も重要な基本オブジェクトです。

１件分のデータを「レコード」といいます。データの各項目（列）を「フィールド」といいます。

テーブルは、Excelやテキストファイルからインポートして作成できます。

参考テーブルのレコード、フィールド、セルの操作については、以下の記事で解説しています。

クエリ【データの加工】

テーブルのデータを基に条件に合ったデータを抽出したり、集計したり並べ替えを行います。

以下はデザインビューです。

フィールドリストには、クエリやテーブルのフィールドの一覧が表示されます。

デザイングリッドで並べ替えや抽出条件などを設定します。

フォーム【操作画面】

テーブルにデータを入力したり、追加、変更、削除を行うための操作画面です。

テーブルやクエリを基に作成します。

テキストボックスやラベル、コマンドボタンなどのコントロールを使ってレイアウトします。

フォームには、デザインビュー、レイアウトビュー、フォームビューの3つの表示方法があります。

テキストボックスなどは、レイアウトビューで設定すると効率よく調整できます。

レポート【印刷画面】

蓄積されたデータの集計結果などを印刷画面として表示します。

テーブルやクエリを基に作成します。

Accessの全体構成

上記４つのほかに［マクロ］と［モジュール］もあります。

マクロ

データベースの複雑な操作や繰り返し行う操作を自動化します。

マクロには、独立マクロと埋め込みマクロがあります。ナビゲーションウィンドウに表示されるのは、独立マクロです。

モジュール

VBAを使用して一連の操作を自動化してデータベースに機能を追加します。

ナビゲーションウィンドウ

Accessのナビゲーションウィンドウには、上記６個のオブジェクトが表示されます。

ナビゲーションウィンドウについては、以下の記事で解説しています。

ナビゲーションウィンドウのオブジェクトは独自にグループ化することができます。

データベース作成の流れ

Accessで各オブジェクトを作成するには、まずテーブルを作成します。

このテーブルを基にクエリ、フォーム、レポートを作成します。

クエリ、フォーム、レポートはウィザードでも作成できるようになっています。各設問に答えていくだけで、目的のオブジェクトを作成できます。

フォームとレポートは、クエリから作成することもありますが、クエリはテーブルを基に作成しますので、テーブルは最も重要なオブジェクトです。

［主キー］と［リレーションシップ］

Accessのテーブルでは、［主キー］を設定できます。［主キー］とは各レコードを固有のものとして識別するフィールドのことです。

［主キー］を設定をすると、リレーションシップの設定もできるようになります。

複数のテーブルがあって、そのテーブル間の共通フィールドを関連付けることができます。この関連付けのことを［リレーションシップ］と呼びます。

テーブルの作成と関連付けがしっかりできていると、データベースの操作はとても楽になります。

フィールドの連鎖更新とレコードの連鎖削除は、主テーブル側の主キーの更新や削除によって、関連テーブル側のデータも更新されたり、削除されるものです。