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Yes/No型をチェックボックスではなく文字列で表示するには

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Accessのテーブルでフィールドのデータ型を[Yes/No型]にすると、シートビューではチェックボックスになります。テーブルや、フォームでは、チェックボックスが良いかもしれませんが、レポートとして表示するときにはテキスト文字で表示したい場合もあると思います。そういう場合の方法です。

下の画像は、レポートでチェックボックスがオンの場合は、[完了](青文字)、オフの場合は[未完了](赤文字)と表示するようにしています。ここでは、分かりやすくするためにチェックボックスは意図的に表示していますが、操作確認後はチェックボックスは非表示にするといいと思います。
チェックボックスの文字列で置き換え

テーブルの確認

テーブルのデザインビューは、以下のようになっています。[数量チェック]フィールドのデータ型は、[Yes/No型]を選択しています。
テーブルのデザインビュー

データシートビューで表示すると、下のようになっています。
データシートビュー

レポートの作成

ここでは、簡単にレポートを作成します。[T_売上]テーブルを選択して、[作成]タブの[レポート]グループにある[レポート]をクリックします。ポップヒントには以下のように記されています。

現在のクエリまたはテーブルのデータの基本レポートを作成します。このレポートにはグループ化や集計などの機能を追加できます。

[作成]タブの[レポート]

レポートは、[販売単価]フィールドは削除して作成しています。レポートは名前を付けて保存します。
作成したレポート

ウィザードを使ってのレポートの作成方法については、以下の記事で解説しています。

レポートウィザードでレポートを作成

Accessのテーブルやクエリを基にレポートウィザードを使用してレポートを作成することができます。ウィザードで作成した後、より見やすいレポー ...

続きを見る

チェックボックスを文字列で表示する方法

ここからは、[Yes/No型]を文字列で表示するやり方として、非連結のテキストボックスを挿入して、書式で設定する方法と、演算子を使う方法、そして、クエリを使う方法の3つを解説します。

  1. 非連結のテキストボックスの[書式]で設定する方法
  2. 非連結のテキストボックスのコントロールソースに[演算子]で設定する方法
  3. クエリに演算フィールドを追加して設定する方法

書式で設定する方法

非連結テキストボックスの挿入

作成したレポートをデザインビューで開きます。そして、[デザイン]タブの[コントロール]グループにある[テキストボックス]ボタンをクリックします。
[デザイン]タブの[テキストボックス]

そして、[詳細]領域にドラッグで非連結のテキストボックスを挿入します。ラベルは不要なので、ラベルも一緒に挿入された場合は削除します。
詳細領域にテキストボックスを挿入

参考テキストボックスを挿入すると、既定では自動的にラベルも挿入されますが、作りこんでいくとラベルが邪魔に感じることもあるかと思います。その場合は、ラベルを挿入しないように設定することができます。

テキストボックス作成時にラベルを作成したくない

Accessのフォームのデザインビューでテキストボックスを作成すると、自動的にラベルも作成されてしまいます。これは、意外と面倒に思っていらっ ...

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ラベルとテキスト

フォームでテキストボックスを作成しようとすると、ラベルも自動的に作成されますね。 これは、設定で自動的に作成できないように変更することができ ...

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非連結テキストボックスのプロパティで設定

テキストボックスのプロパティの[データ]タブをクリックします。[コントロールソース]の▼ボタンをクリックして、メニューの中からチェックボックスのコントロールを選択します。ここでは、[数量チェック]です。
プロパティのコントロールソースの変更

[書式]タブに切り替えます。[書式]には、下のように[True/False]と表示されていると思いますが、これを削除します。
プロパティの書式タブ

そして、[書式]のテキストボックスに[;"完了"]と入力します。[;(セミコロン)"(ダブルコーテーション)表示したい文字列 "(ダブルコーテーション)]です。表示したい文字列以外は、すべて半角で入力します。

これで、チェックボックスがオンの場合は[完了]の文字が表示されるようになります。
書式に入力

デザインビューをレポートビューに切り替えて確認します。チェックボックスがオンのレコードには、[完了]の文字が表示されていると思います。
レポートプレビュー

チェックボックスがオフの場合も文字列を表示したい場合は、下のように入力します。

;"完了";"未完了"

チェックボックスがオフのときも文字列を表示

また、文字に色を付けたい場合は、下のように入力します。

;"完了"[青];"未完了"[赤]

文字列に色を付ける

レポートプレビューで確認すると、下のようになります。
色付き文字の完成 レポートプレビュー

参考この書式については、Microsoftの以下の記事を参考にしてください。

"Format/書式" プロパティ - Yes/No 型 - Access

また、色は、[黒]、[青]、[水]、[緑]、[紫]、[赤]、[白]、[黄] の8つの中から指定することができます。

演算子で設定する方法

非連結のテキストボックスを選択して、プロパティを表示します。参考テキストボックスを選択して[F4]キーを押すと、プロパティを表示することができます。

そして、プロパティの[データ]タブをクリックして、[コントロールソース]に下のように入力します。[数量チェックボックス]が[True]のときは[完了]、[False]なら空白にするという意味です。

=IIf([数量チェック],"完了","")

プロパティのコントロールソースに入力

結果、レポートプレビューでは、下のように表示されます。
レポートプレビュー

演算子を入力する場合も文字列以外は全て半角です。下のようなメッセージが表示されたら、[=]など、どこかが全角になっていないかを確認してみてください。
メッセージウィンドウ

参考IIf関数については、以下の記事を参考にしてください。

IIf 関数 - Access

チェックボックスを非表示に

チェックボックスである[数量チェック]コントロールを非表示にする方法です。[数量チェック]コントロールを選択して、プロパティを表示します。[書式]タブの[可視]は[はい]になっていると思います。▼ボタンをクリックして[いいえ]を選択します。
参考[可視]のボックス内でダブルクリックしても[いいえ]にすることができます。ダブルクリックすることで、[はい]と[いいえ]の切り替えを行うことができます。
プロパティの可視設定

下のように[可視]が[いいえ]になっていれば、レポートプレビューに表示されることはありません。
可視を[いいえ]に設定

下のようになります。
チェックボックスをオフにしたレポートプレビュー

クエリでフィールドを追加して設定

クエリに演算フィールドを追加します。
[T_売上]をもとにクエリを作成します。そして、[チェック]という演算フィールドを追加します。

チェック: IIf([数量チェック],"完了","")

クエリに演算フィールドを追加

クエリを実行すると、以下のようになります。
クエリの実行

クエリで演算フィールドを追加しておくと、レポートでもフォームでもコントロールを挿入するだけで表示させることができますね。

関連以下は、Accessの[Yes/No型]で作成したチェックボックスについての関連記事です。

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