2つのコンボボックスに重複しないデータを表示してレコードを抽出

Accessでコンボボックスを使用してレコードを抽出する方法はいくつかありますが、テーブル内の重複しないデータをコンボボックスに表示して作成する方法です。

また、ここでは［会社名］と［部署］のコンボボックスがあり、［部署］には、フォームの［会社名］で絞り込んだ値を表示してレコードを抽出します。

各コンボボックスの更新後処理イベントでフィルター処理を行いますが、マクロビルダーとコードビルダーのどちらかで設定します。

テーブルの確認

下のようなテーブルがあります。

［T_担当一覧］テーブルとしています。

［会社名］コンボボックスに［会社名］の重複しないリスト一覧が表示されるよう設定します。

2つのクエリを作成

まず、2個のクエリを作成します。

［作成］タブの［クエリ］グループにある［クエリデザイン］をクリックします。

［テーブルの表示］ダイアログボックスから、テーブル［T_担当一覧］を選択して［追加］ボタンをクリックします。

参考バージョンによって異なると思いますが、［作成］タブの［クエリデザイン］をクリックすると、Microsoft 365のAccessとAccess 2021では［テーブルの追加］作業ウィンドウとして表示されます。

クエリデザインの「テーブルの追加」は作業ウィンドウに表示される

デザイングリッドにフィールドを登録

テーブル［T_担当一覧］を表示して、フィールド［会社名］をデザイングリッドへドラッグします。

参考［会社名］テーブルなどマスターテーブルがある場合は、そのテーブルを利用してください。また、その場合は［固有の値］の設定をする必要はありません。

クエリプロパティの［固有の値］を［はい］に

クエリで右クリックして、ショートカットメニューから［プロパティ］をクリックします。

［F4］キーを押しても、プロパティを表示できます。［F4］キーでプロパティの表示/非表示を切り替えることができます。

必ず［クエリプロパティ］になっているかを確認します。

［クエリプロパティ］になっていない場合（［フィールドリストプロパティ］になっている）は、クエリの何もないところでダブルクリックしてみてください。

クエリプロパティの［固有の値］を［はい］にします。

クエリを実行してみます。

［デザイン］タブの［結果］グループの［表示］、または［実行］ボタンをクリックします。

会社名の重複しないデータが表示されます。

確認したら、クエリは［Q_会社名］として保存します。

同じように［部署］も重複しないデータが表示されるクエリを作成します。

クエリは［Q_部署］として保存します。

ナビゲーションウィンドウには、［Q_会社名］と［Q_部署］の2つのクエリが保存されています。

SQLビューから設定

また、このクエリの作り方は、SQLビューを表示して［DISTINCT］を入力してもいいです。

クエリプロパティの［固有の値］を［はい］にするか、［SQLビューで入力する］か、どちらかを設定してください。

SQLビューは、クエリを右クリックして［SQLビュー］をクリックします。

または、表示ボタンから切り替えます。

SELECTの後に［半角スペース］［DISTINCT］［半角スペース］を入力します。

［DISTINCT］は半角です。

参考クエリデザインのフォントサイズを大きくすると見やすくなります。

フォームの作成

クエリの準備ができたら、フォームを作成します。

［T_担当一覧］テーブルを基に分割フォームを作成します。

フォーム名は、［F_担当一覧］とします。

非連結のコンボボックスを2個作成します。

参考分割フォームの作成については、以下の記事で詳細に解説しています。

コンボボックスの作成

分割フォームを作成したときに、自動的にラベルとテキストボックスが並びますが、全てのコントロールを移動させて非連結のコンボボックスを設置できるスペースを作ります。

［非連結］とはテーブルやクエリのデータがもとになっていないコントロールのことです。

コンボボックスは、ウィザードを使用してもいいですが、テキストボックスを作成した後、右クリックのショートカットメニューから［コントロールの種類の変更］をポイントして［コンボボックス］をクリックしてもいいです。

コンボボックスは、［会社名コンボ］と［部署コンボ］という名前を付けます。

プロパティの［その他］タブの［名前］に入力します。

参考非連結のコンボボックスの作成は、以下の記事を参考にしてください。

会社名コンボ

［会社名コンボ］のプロパティを表示して、値集合ソースに［Q_会社名］を指定します。

部署コンボ

また、［部署コンボ］には、フォームの［会社名］で絞り込んだ値を表示したいので、［Q_部署］クエリを下のように編集します。

［会社名］フィールドの抽出条件に以下のように入力します。

コンボボックス［部署コンボ］の値集合ソースには、［Q_部署］を指定します。

コンボボックス［部署コンボ］のプロパティ［書式］タブです。［列数］は、［1］としています。

注意ここでフォームビューに切り替えても、［会社名コンボ］と［部署コンボ］の絞り込みは上手く動作しません。

［部署コンボ］の再クエリが必要になります。

コンボボックスの更新後処理でフィルター設定

フォームのコンボボックスの設定はできたので、このコンボボックスで抽出できるように設定します。

［会社名コンボ］と［部署コンボ］のプロパティ［更新後処理］で設定します。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［マクロビルダー］か［コードビルダー］のどちらかを選択して設定します。

マクロビルダーのほうが初心者向きだと思います。

参考マクロビルダーとコードビルダーの違いについては、以下の記事で解説しています。

マクロビルダーで設定

コンボボックス［会社名コンボ］を選択して、プロパティの［イベント］タブにある［更新後処理］の［ビルダー選択］ボタン［…］をクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［マクロビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、マクロアクションの一覧から［フィルターの設定］を選択します。

マクロアクション［フィルターの設定］の［Where条件式］のテキストボックスに以下のように入力します。

入力途中に補助メニューも表示されると思いますので、活用してください。ミスの軽減に繋がります。

続けて、下の［新しいアクションの追加］でマクロアクション［再クエリ］を選択します。

マクロアクション［再クエリ］の［コントロール名］のテキストボックスに以下を入力します。

入力が終わったら、［上書き保存］ボタンをクリックしてマクロビルダーを閉じます。

設定後、［会社名コンボ］のプロパティ［更新後処理］には、[埋め込みマクロ]と表示されます。

コンボボックス［部署］も［更新後処理］で設定します。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［マクロビルダー］を選択します。

マクロアクション［フィルターの設定］を選択して、［Where条件式］に以下のように入力します。

［And］の前後には、半角スペースを入力します。入力しなくても自動で挿入されるようですが、念のため気をつけてください。

入力が終わったら、［上書き保存］ボタンをクリックしてマクロビルダーを閉じます。

コードビルダーで設定

［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［コードビルダー］を選択して設定します。

［会社名コンボ］の［更新後処理］で以下のように書き込みます。

［部署コンボ］の再クエリも忘れないように入力します。

［部署］コンボの［更新後処理］では、［会社名］と［部署］の複数条件でフィルタリングします。

設定後のプロパティには、[イベントプロシージャ]と表示されます。

会社名コンボの更新後処理のイベントプロシージャには、以下のように入力します。

［会社名］と［部署］はフィールド名、［会社名コンボ］と［部署コンボ］はコンボボックスの名前です。

部署コンボの更新後処理のイベントプロシージャには、以下のように入力します。

設定後のコンボボックスで確認

マクロビルダー、またはコードビルダーで設定後、フォームビューに切り替えて、［部署］コンボボックスには［会社名］コンボボックスで選択した値のみが表示されることを確認します。

［フィルター解除］ボタンの設置

［フィルター解除］ボタンも設置するといいかもしれません。

コマンドボタンを1つ作成します。

これも、マクロビルダーか、コードビルダーのどちらかを選択して設定します。

フィルターを解除して、［会社名コンボ］と［部署コンボ］を空白にします。

マクロビルダーで設定

コマンドボタンのクリック時イベントで設定します。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、マクロアクション［フィルター/並べ替えの解除］を選択します。

または、マクロアクション［全レコードの表示］を選択します。どちらを選択してもかまいません。

［デザイン］タブの［表示/非表示］グループにある［すべてのアクションを表示］ボタンをクリックします。

マクロアクションの一覧から［値の代入］を選択します。一番下までスクロールすると見つかります。

マクロアクション［値の代入］の［アイテム］にはコンボ名を入力します。

［式］には、以下を入力します。

続けて、同じマクロアクション［値の代入］を選択して、［アイテム］を以下のようにします。［式］は同じです。

入力が終わったら、上書き保存してマクロビルダーは閉じます。

コードビルダーで設定

ボタンを選択して、クリック時イベントに以下のように入力します。

フィルターを解除して［会社名コンボ］と［部署コンボ］を空白にします。

コンボボックスでレコードの抽出のページでも解説しています。

分割フォームの下方にあるデータシートには、非連結の［会社名］と［部署］フィールドが表示されますが、非表示にしておくといいと思います。

右クリックのショートカットメニューから設定できます。

フィールドの非表示設定

また、以下のように2つの［コンボボックス］と、［フィルター解除］ボタンを［フォームヘッダー］へ移動させるのもいいと思います。

分割フォームは、単票とデータシートを一緒に表示できるものです。Access2007以降であれば使用できます。

分割フォームを作成する - Access（Microsoft）

関連重複しないデータの個数を求める方法も解説しています。

コンボボックスの絞り込みについては、以下の記事も参考になると思います。

コンボボックス内にカーソルをおくだけで、リストを表示するようにもできます。