フォームのコンボボックスの値でレコードを抽出

Accessの分割フォームのデータシートビューには、Excelのフィルターと同じようにフィルターボタンがあり、Excelの操作と同じように様々な抽出が可能です。

既定でこの機能がついているので、とても便利です。

ただ、フィルター機能は便利なのですが、空白を含むフィールドでは注意が必要です。

Accessは、一人で使用する場合は問題がなくても、共有で使用する場合は、ユーザーから次々と追加要求があります。

今回はコンボボックスから商品を抽出できるようにしてほしいという要望があったので、作成方法を記しておきます。

参考フィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］の設定で変更することで解決できます。以下の記事で解説しています。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

商品テーブルの確認

商品テーブルは下のようになっています。

テーブル名は、［T商品］です。

これをコンボボックスのリストにします。

非連結のコンボボックスを作成

分割フォームをデザインビューで開いて、非連結のコンボボックスを作成します。

非連結とは、どのフィールドにも紐づけされていないということです。

［デザイン］タブの［コントロール］にある［コンボボックス］をクリックして、フォームの任意の位置でクリックします。

コントロールウィザードがオンになっているかを確認

今回は、コンボボックスウィザードを使用して作成します。

ウィザードが表示されない場合は、［コントロールウィザードの使用］が無効になっていると思いますので、オンにしてください。

参考コンボボックスは、ウィザードを使用しなくても作成できます。

コンボボックスの値を別のテーブルまたはクエリから取得する

［コンボボックスの値を別のテーブルまたはクエリから取得する］を選択して［次へ］ボタンをクリックします。

テーブルの選択

テーブルの中から［T商品］を選択して［次へ］ボタンをクリックします。

フィールドの選択

［商品ID］と［商品］フィールドを中央の［＞］ボタンをクリックして追加します。

［次へ］ボタンをクリックします。

並べ替えの指定

［商品ID］の昇順で並べるため、下のように設定します。

［次へ］ボタンをクリックします。

キー列を表示しない

［キー列を表示しない(推奨)］のチェックボックスはオンのまま［次へ］ボタンをクリックします。

後の作業で使用する

［後の作業で使用する］を選択して［次へ］ボタンをクリックします。

ラベルの名前付け

ラベルに付ける名前を入力します。

［完了］ボタンをクリックします。

フォームには下のように表示されます。

［非連結］とはテーブルやクエリのデータがもとになっていないコントロールのことを指します。

コンボボックスのプロパティで設定

非連結のコンボボックスに名前を付けます。

［F4］キーを押して、コンボボックスのプロパティを表示します。

［その他］タブの［名前］には［コンボ90］(コンボ+数字)などの名前が自動で付けられていると思いますが、分かりやすい名前にします。

ここでは［商品選択コンボ］とします。

プロパティの［書式］タブです。

［列数］は［2］、［列幅］は［0cm;2.54cm］となっています。

プロパティの［データ］タブの［値集合ソース］の［...］ボタンをクリックしてクエリビルダーを表示すると、

下のようになっているのを確認することができます。

コンボボックスウィザードで設定した内容です。

［データ］タブの［連結列］を［2］に変更します。

返す値を［商品ID］ではなく、［商品］にするためです。

参考コンボボックスのプロパティの設定については、以下の記事で解説しています。

コンボボックスの更新後処理のイベントで設定

非連結の［商品選択コンボ］という名前を付けたコンボボックスを選択したまま、プロパティの［イベント］タブにある［更新後処理］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されますので、［コードビルダー］か、［マクロビルダー］で設定します。

どちらで設定してもかまいません。

参考マクロビルダーで設定すると、オブジェクトやコントロールの名前を変更した場合でも自動で修正されるメリットもあります。初心者の方には、マクロビルダーの方が分かりやすいかと思います。

［マクロビルダー］と［コードビルダー］の相違点などは以下の記事で解説しています。

［コードビルダー］で設定

［ビルダーの選択］ダイアログボックスから［コードビルダー］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

イベントプロシージャの更新後処理に下のように入力します。［Me.］は省いてもかまいません。

入力するのは、赤く囲まれた箇所ですね。

設定後のプロパティには、［イベントプロシージャ］と表示されます。

［マクロビルダー］で設定

［ビルダーの選択］ダイアログボックスから［マクロビルダー］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

［マクロウィンドウ］が表示されます。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、［フィルターの実行］を選択します。

［フィルターの実行］の［Where条件式］に以下を入力します。入力支援ウィンドウを活用するとミスなく入力できると思います。

上書き保存して、［マクロウィンドウ］を閉じます。

設定後のプロパティには、［埋め込みマクロ］と表示されます。

フォームビューに切り替えて動作確認

フォームビューに切り替えて、コンボボックスで商品を選択してみます。

デザインビューからフォームビューに切り替えるショートカットキーは［F5］キーです。

データシートビューには、コンボボックスの商品が抽出されます。

参考以下の記事では、2つのコンボボックスを設置して、1つ目のコンボボックスで選択した値でレコードを絞り込んで、2つの目のコンボボックスでさらに絞り込みます。

コンボボックスのプロパティで［入力チェック］を［はい］に設定しておくと、リスト以外の値は入力できなくなります。

コンボボックス内にカーソルをおくだけで、リストを表示するようにすることもできます。

フィールドの非表示

分割フォームのデータシートには、［商品選択］フィールドが表示されますが、これは不要なので、右クリックして［フィールドの非表示］を選択します。

参考フィールドの非表示設定は、単票フォームの操作に影響することもあります。以下の記事で解説しています。

フィルターの解除ボタンを作成

抽出したあと、フィルターを解除するためのボタンも作成します。

［デザイン］タブの［ボタン］をクリックして作成します。

コマンドボタンウィザードが表示されたら、［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンのプロパティを表示して、名前を［フィルター解除］とします。

これも、［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されますので、［コードビルダー］か、［マクロビルダー］で設定します。

どちらで設定してもかまいません。

［コードビルダー］で設定

イベントプロシージャのクリック時イベントに下のように入力します。

［Me.］は省いてもかまいません。

フィルター解除時に商品選択コンボボックスの値も空白にしたいのであれば、下のように追記してください。

［マクロビルダー］で設定

［マクロウィンドウ］では、マクロアクションを以下のように設定します。

マクロアクション［全レコードの表示］は、下のほうにあります。

途中に［フィルター/並べ替えの解除］というのもあります。どちらでもいいと思います。

［値の代入］は、［デザイン］タブの［表示/非表示］グループにある［すべてのアクションを表示］をオンにすると選択できるようになります。

［値の代入］の［アイテム］には、以下のように入力します。

［値の代入］の［式］には、以下のように入力します。または、Null と入力します。

フィルター解除ボタンの動作について

フォームビューに切り替えて、［フィルター解除］ボタンをクリックします。

フィルターが解除されます。

[フィルター解除]ボタンは、分割フォームの［データシートビュー］でフィルターボタンを使用して抽出したレコードも解除されます。

［担当者］フィールドから［愛野］を選択します。

［担当者］フィールドで［愛野］のレコードが抽出されます。

このフィルターを解除するときも［フィルター解除］ボタンをクリックして解除することが可能です。

関連以下のページも参考になると思います。

テキストボックスを使って、部分検索で抽出する方法も解説しています。

抽出されたレコードの件数を自動的にフォームのテキストボックスに表示することもできます。