フォームのレコードをボタンをクリックして並べ替える

Accessでは、分割フォームをよく利用しています。

分割フォームは、フォームビュー（単票フォーム）とデータシートビューが同時に表示され、Excelのフィルターと同じようにフィルターボタンで様々な抽出や並べ替えができるので重宝しています。

いくら便利な分割フォームでも、複数のフィールドで並べ替えたい場合などは、コマンドボタンを設置しておくとより便利になります。

ここでは、［並べ替え］ボタンをクリックして、［売上］の降順で［商品コード］の昇順に並べ替えるようにします。並べ替えの［解除］ボタンも設置します。

マクロビルダーを起動して埋め込みマクロで設定する方法と、コードビルダーを起動してVBAで記述する方法を紹介します。

参考分割フォームを利用するとデータシートビューでデータ抽出をすることが多いと思いますが、空白を含むフィールドでは注意が必要です。

また、フィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］の設定で解決できます。以下の記事で解説しています。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

テーブルとクエリ

ここでは、テーブル［T_商品］の［商品ID］フィールドとテーブルの［T_売上］の［商品名］フィールドをリレーションシップで参照整合性を設定しています。

2つのテーブルを基にクエリ［Q_売上］を作成しています。

デザインビューを開いて、デザイングリッドで、並べ替えは［ID］の昇順になるようにしています。

このクエリをもとに分割フォームを作成しています。以下のように［ID］の昇順に並びます。

分割フォームでは、各フィールドの▼ボタンをクリックして、昇順や降順の並べ替え、また、レコードの抽出なども簡単に行うことができます。

参考ここでのフォームの表示は、［タブ付きドキュメント］（既定）です。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

フォームにコマンドボタンを設置

フォームにボタンを設置して、クリックすると［売上］の降順で［商品コード］の昇順に並ぶようにします。

まず、フォームをデザインビューで開きます。

［デザイン］タブの［コントロール］にある［ボタン］をクリックして、任意の位置でドラッグします。

この時、［コマンドボタンウィザード］が表示されたら、［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンに［標題］と［名前］

コマンドボタンのプロパティを表示して、［標題］と［名前］を付けます。

キーボードから［F4］キーを押して、プロパティを表示します。もちろん、［デザイン］タブの［ツール］グループにある［プロパティシート］ボタンをクリックしても同じです。

挿入したコマンドボタンは、ここでは［並べ替え］という標題で、ボタンの名前は［並べ替えボタン］としています。

［標題］は［書式］タブにあります。

［名前］は［その他］タブにあります。

マクロビルダーを選択して［埋め込みマクロ］で設定

［並べ替え］ボタンのプロパティの［イベント］タブにある［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されます。［マクロビルダー］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

［マクロツール］が表示されますので、▼ボタンをクリックして、一覧の最後にある［並べ替えの設定］をクリックします。

そして、［並べ替え］のテキストボックスに以下のように入力します。

レコードを並べ替えるフィールド名を指定します。

既定では昇順に並べ替えられますが、フィールド名の後ろに半角スペースを入力して、［DESC］と入力すると降順になります。

DESCの前には、必ず半角スペースを入力します。

また、複数のフィールドで並べ替えを指定する場合は、［,（カンマ）］で区切ります。

［閉じる］ボタンをクリックします。

以下のメッセージウィンドウが表示されたら、［はい］をクリックします。

［並べ替え］ボタンのプロパティには、［埋め込みマクロ］と表示されます。

フォームビューに切り替えて、動作を確認します。

［解除］ボタンの設置

並べ替えを実行した後に、並べ替えを解除するためのボタンを設置します。

同じようにコマンドボタンを挿入して、マクロビルダーを選択してマクロツールを表示します。

今度は、一覧から［フィルター/並べ替えの解除］を選択します。

フォームビューに切り替えて、動作を確認します。

参考他のフィールドで並べ替えを設定していても、すべてのフィールドの並び替えが解除されます。

参考［埋め込みマクロ］と［独立マクロ］の違いについては、以下の記事で解説しています。

［埋め込みマクロ］と［独立マクロ］の違いについて

コマンドボタンをカスタマイズすると楽しくなります。

［コードビルダー］を選択してVBAで設定

コマンドボタンを挿入して、コマンドボタンの標題と名前を付けるところまでは同じですので、［ビルダーの選択］から解説します。

どちらか、分かりやすいほうで設定してください。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［コードビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

以下のように入力します。

ここもDESCの前には、半角スペースを入力します。複数のフィールドで並べ替えを指定する場合は、［,（カンマ）］で区切ります。

［Me.］は省略しても動作すると思います。

［並べ替え］ボタンのプロパティには、［イベントプロシージャ］と表示されます。

［解除］ボタンには、以下のように入力します。

参考他のフィールドで並べ替えを設定していても、すべてのフィールドの並び替えが解除されます。

フォームを表示した時の並べ替えの設定

コマンドボタンで並べ替えを設定したり、解除することもできますが、フォームを表示したときに、日付の昇順にもできます。

フォームのプロパティの［並べ替え］で［日付］を指定します。そして、［読み込み時に並べ替えを適用］を［はい］にします。

参考［読み込み時に並べ替えを適用］を［いいえ］にすると、並べ替えをして解除せずそのまま閉じても、次にフォームを開くときは、解除されて既定の並びになります。既定は［はい］です。

プロパティの［並べ替え］での設定については、フォームでのレコードの並べ替えを参照してください。

すると、以下のように日付フィールドの昇順で表示されるようになります。