フィルターの空白を含む複数選択で抽出数が異なる

Access2007からの新機能だと思うですが、テーブルやデータシートビューでフィルターが使用できます。

Excelのフィルターと同じように操作できて重宝しているのですが、落とし穴があります。

苦々しく思うのですが、まずその現象を説明します。

ここでは、Access2013で解説します。

フィルターボタンでの抽出の件数が異なる？

発端は、分割フォームのデータシートビューで、あるデータを抽出しようとしたのですが、［空白］のみを抽出した時の件数と、［空白］とその他の項目を1つ選択して抽出した時の件数が異なるんですね。

［空白］のみを抽出すると10件なのに、他のデータと組み合わせて抽出すると8件になる。

抽出されない空白があるのです。

これじゃ、データベースとして使えないですよね。

空白が存在する他のフィールドも同じ現象でした。

ただ、この現象を再現しようとテーブルを作成し直してもなかなか同じ現象にならず、四苦八苦してしまいました。

そして、やっと分かったことです。

参考分割フォームの作成と使い方については、以下の記事で解説しています。

テーブルの確認

下のようなテーブルがあります。

［備考］フィールドには空白があります。

以下は、テーブルのデザインビューです。

［備考］フィールドのデータ型は［短いテキスト］です。

フィールドプロパティの［値要求］は［いいえ］、［空文字列の許可］は［はい］です。既定です。

抽出件数が異なる現象

［空白］のみを抽出するため、［空白］のチェックボックスのみをオンにして［OK］ボタンをクリックします。

レコードの抽出件数は5個ですね。すべての空白が抽出されています。OKです。

では、ここで、［空白］と［チェック済］のレコードを抽出するため、［空白］と［チェック済］のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックします。

結果は、下のように3件となります。

おかしいですよね？5件+1件で6件抽出されなければならないのに。

以下は、［空白］、［チェック要］、［チェック済］を抽出した状態です。

［空白］はやはり2個しか抽出されません。

ですが、たちが悪いことに選択数を［空白］を含めて4個にすると、この現象は出ません。

［空白］、［チェック要］、［チェック済］、［不具合あり］を選択すると、［空白］は5個抽出されます。

参考フィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］の設定で変更することで解決できます。以下の記事で解説しています。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

抽出件数が異なる原因

分かったことです。

空白には［Null値］と［長さ0の文字列］があります。

Microsoftの解説ページをリンクしておきます。

必須プロパティ (Access) | Microsoft Learn（Microsoft）

上記のテーブルでは№3と№4と№5が［長さ0の文字列］、№9と№10が［Null値］なのです。

［空白］のみを抽出する場合は、［Null値］と［長さ0の文字列］が抽出され、他の項目と一緒に抽出する場合は、［長さ0の文字列］が抽出されないことがあるのです。

テーブルのフィールドプロパティで［値要求］を［いいえ］、［空文字列の許可］を［はい］としている場合、［Null値］と［長さ0の文字列］の両方が入力されます。

長さ0の文字列を意図的に入力したつもりはないのですが、何かの拍子に［長さ0の文字列］になったのだと思います。

解決策

解決策です。

空白をすべてNull値にすれば、この現象は出ませんので、更新クエリを作成して［長さ0の文字列］を［Null］にします。

更新クエリで空文字列をNullに

テーブル［T_sample］をもとにクエリを作成します。

［備考］フィールドをデザイングリッドに表示して、［抽出条件］に［""］、［レコードの更新］に［Null］と入力して、クエリを実行します。

更新クエリについては、以下の記事が参考になると思います。

［空文字列の許可］を［いいえ］に設定

また、フィールドプロパティで［空文字列の許可］を［いいえ］にしておくと、［長さ0の文字列］は入力されなくなります。

Access2003の時の［テキスト型］の既定は、［値要求］-［いいえ］、［空文字列の許可］-［いいえ］だったと思います。

mdbファイルをaccdbファイルに変換するときは、データ型のフィールドプロパティまで、しっかり確認しないといけませんね。

以下の記事でも［値要求］と［空文字列の許可］について記しています。

追加クエリの実行ができなくて悩んだことがあるのですが、これも原因は［空文字列の許可］の設定の違いでした。

関連分割フォームのデータシートビューにあるプルダウンで抽出したデータをそのままレポートへ出力することができます。