フォームのフィルター実行後のデータをレポートへ出力する

Accessのフォームでフィルターを実行した後、そのフィルターのデータをそのままレポートへ出力する方法です。

フィルターが実行されていない場合は、メッセージを表示します。

コードビルダーとマクロビルダーで解説します。

参考ここでのウィンドウの表示は、［ウィンドウを重ねて表示する］です。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

［コードビルダー］と［マクロビルダー］を使用する方法を記していますが、どちらも動作は同じです。その相違については、以下の記事で解説しています。

分割フォームの作成

テーブルやクエリを基に分割フォームを作成します。

ここでは、クエリ［Q_売上］を基に分割フォームを作成しています。

クエリ［Q_売上］を選択して、［作成］タブの［フォーム］グループにある［その他のフォーム］の▼ボタンをクリックします。

その中にある［分割フォーム］をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

注意ポップヒントでは上にデータシート、下にフォームが表示されるように記されていますが、上下が反対になる場合もあります。

分割フォームは、Access2007からの機能ですがフォームビューとデータシートビューを同時に表示できるので、とても便利です。

分割フォームについては、以下の記事を参照してください。

分割フォームでは、データシートビューのプルダウンからフィルターをかけることができます。

このフィルターで抽出したデータを、そのままレポートへ出力する方法を解説します。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

レコード数が1000を超えているとフィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］で設定を変更して解決できます。

［ファイル］タブをクリックした後、［オプション］をクリックして［Accessのオプション］ダイアログボックスを表示します。

または、アクセスキーを使って、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して表示します。これは、Word、Excel、PowerPointなどでも使用できます。

［現在のデータベース］の［レコード数が次の値を超えるとリストを表示しない］が既定では［1,000］になっていますので、この値をレコード数より大きい数値に変更します。

以下の記事でも解説しています。

テーブルのフィルターにリストが表示されない

レポートの作成

レポートは、フォームと同じレコードソースで作成しておきます。

レポートの名前は［R_売上一覧］とします。

レポートへ出力ボタンの作成（コードビルダー）

フィルター実行後、レポートへ出力するためのボタンを作成します。

フォームをデザインビューで開きます。

［デザイン］タブにある［コントロールグループ］にある［ボタン］をクリックして、フォームヘッダーでドラッグしてボタンを作成します。

ウィザードが表示されたら［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンのプロパティを表示します。

［すべて］タブをクリックして、コマンドボタンの［名前］と［標題］を入力します。

［イベント］タブをクリックして、［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されたら、［コードビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

VBEが表示されたら、以下のように入力します。

フィルターを実行していないときは、「先にフィルターを実行してください！」というメッセージボックスを表示して、それ以外は、レポート［R_売上一覧］のレポートビューとして出力します。

参考印刷プレビューで表示したい場合は、［acViewPeport］を［acPreview］に変えてください。

また、MsgBox関数については以下で解説しています。いろいろ工夫してみてください。

MsgBox関数について

VBEを閉じると、コマンドボタンのプロパティ［クリック時］には、［イベントプロシージャ］と表示されます。

レポートへ出力ボタンの作成（マクロビルダー）

埋め込みマクロで設定する方法です。

［レポートへ出力］ボタンの作成までは上記の解説と同じです。

［イベント］タブをクリックして、［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されたら、［マクロビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

マクロツールが表示されます。

［新しいアクションの追加］の▼をクリックして、［If］を選択します。

テキストボックスに以下を入力します。

そして、［新しいアクションの追加］に［メッセージボックス］を選択します。

［メッセージボックス］の［メッセージ］に以下のように入力します。

メッセージの種類やタイトルなどについては、以下を参考にしてください。

MsgBox関数について

マクロビルダーの［メッセージの種類］は以下の4つがあります。ここでは［なし］を選択しています。

メッセージのタイトルは、任意の文字を入力します。空白にした場合は、［Microsoft Access］と表示されます。

Accessのオプションでアプリケーションタイトルを入力している場合は、そのタイトルが表示されます。

そして、［Elseの追加］をクリックします。

そして、［新しいアクションの追加］で［レポートを開く］を選択します。

［レポートを開く］の［レポート名］に［R_売上一覧］を選択します。

以下は、［ビュー］は［レポート］を選択していますが、印刷プレビューで表示したい場合は［印刷プレビュー］を選択してください。

［Where条件式］には、以下のように入力します。先頭に［=］を入力します。

角括弧は、自動で追加されます。

上書き保存して［閉じる］ボタンをクリックして閉じます。

再度、マクロツールを開いて以下のようになっていればOKです。

コマンドボタンのプロパティ［クリック時］には、［埋め込みマクロ］と表示されます。

［フィルター解除］ボタンの作成

もう1つ、フィルターを解除するためのボタンを作成します。

同じように［デザイン］タブにある［コントロールグループ］にある［ボタン］をクリックして、フォームヘッダーでドラッグしてボタンを作成します。

ウィザードが表示されたら［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンのプロパティを表示します。

［すべて］タブをクリックして、コマンドボタンの名前と標題を入力します。

コードビルダーで設定

［イベント］タブをクリックして、［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されたら、［コードビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

今度は、以下のように入力します。

マクロビルダーで設定

マクロビルダーで設定する場合は、［ビルダーの選択］ダイアログボックスで、［マクロビルダー］を選択します。

そして、［新しいアクションの追加］で［フィルター/並べ替えの解除］を選択します。

以下のようになります。

参考マクロアクションは、［全レコードの表示］でもかまいません。

ボタンをクリックして実行

これで実行してみてください。

フィルターを実行していないときは、以下のようにメッセージウィンドウが表示されます。

参考レポートでレコードを抽出して印刷する方法については、以下の記事で解説しています。

印刷するレコードがない場合にメッセージを表示するには、レポートの［空データ時］イベントで設定します。