フォームのフィルター実行後のデータをレポートへ

Accessのフォームでフィルターを実行した後、そのフィルターのデータをそのままレポートへ出力する方法です。

分割フォームの作成

テーブルやクエリを元に分割フォームを作成します。

ここでは、クエリ［Q_売上］を元に分割フォームを作成しています。

クエリ［Q_売上］を選択して、［作成］タブの［フォーム］グループにある［その他のフォーム］の▼ボタンをクリックします。

その中にある［分割フォーム］をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

注意ポップヒントでは上にデータシート、下にフォームが表示されるように記されていますが、上下が反対になる場合もあります。

分割フォームは、Access2007からの機能ですがフォームビューとデータシートビューを同時に表示できるので、とても便利です。

分割フォームについては、以下の記事を参照してください。

分割フォームでは、データシートビューのプルダウンからフィルターをかけることができます。

このフィルターで抽出したデータを、そのままレポートへ出力する方法を解説します。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

レコード数が1000を超えているとフィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］で設定を変更して解決できます。

［ファイル］タブをクリックした後、［オプション］をクリックして、［Accessのオプション］ダイアログボックスを表示します。

［現在のデータベース］の［レコード数が次の値を超えるとリストを表示しない］が既定では［1,000］になっていますので、この値をレコード数より大きい数値に変更します。

以下の記事でも解説しています。

テーブルのフィルターにリストが表示されない

レポートの作成

レポートは、フォームと同じレコードソースで作成しておきます。

レポートの名前は［R_売上一覧］とします。

レポートへ出力ボタンの作成

フィルター実行後、レポートへ出力するためのボタンを作成します。

フォームをデザインビューで開きます。

［デザイン］タブにある［コントロールグループ］にある［ボタン］をクリックして、フォームヘッダーでドラッグしてボタンを作成します。

ウィザードが表示されたら［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンのプロパティを表示します。

［すべて］タブをクリックして、コマンドボタンの［名前］と［標題］を入力します。

［イベント］タブをクリックして、［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されたら、［コードビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

VBEが表示されたら、以下のように入力します。

フィルターを実行していないときは、「先にフィルターを実行してください！」というメッセージボックスを表示して、それ以外は、レポート［R_売上一覧］のレポートプレビューとして出力します。

参考印刷プレビューで表示したい場合は、［acViewPeport］を［acPreview］に変えてください。

フィルター解除ボタンの作成

もう一つフィルターを解除するためのボタンを作成します。

同じように［デザイン］タブにある［コントロールグループ］にある［ボタン］をクリックして、フォームヘッダーでドラッグしてボタンを作成します。

ウィザードが表示されたら［キャンセル］ボタンをクリックして閉じます。

コマンドボタンのプロパティを表示します。

［すべて］タブをクリックして、コマンドボタンの名前と標題を入力します。

［イベント］タブをクリックして、［クリック時］の［...］ボタンをクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されたら、［コードビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

今度は、以下のように入力します。

これで実行してみてください。

フィルターを実行していないときは、下のようにメッセージウィンドウが表示されます。

参考レポートでレコードを抽出して印刷する方法については、以下の記事で解説しています。