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レポートのレコードを抽出して印刷

投稿日:2017年11月4日 更新日:

Accessのレポートでフィルターをかけて、一部の情報のみを印刷したいことがあると思います。レポートのフィルターを実行するには、レポートビューを表示して行います。フィルターを実行して、条件に合うレコードのみを抽出して印刷することができます。その方法を紹介します。
レポートのフィルター

レポートの確認

以下のようなレポートを作成しています。たとえば、[得意先]の中から、[ばなな会社]と[りんご会社]のレコードのみを抽出して印刷してみましょう。
レポートの確認

レポートのフィルター

まず、目的のレポートを[レポートビュー]で開きます。

レポートビューの確認

ナビゲーションウィンドウから、レポートをダブルクリックすると、レポートビューで開かれると思います。念のため、[ホーム]タブの[表示]から[レポートビュー]が選択されていることを確認します。
レポートビュー

フィールドにカーソルを移動してフィルターを実行

フィルターをかけたいフィールドでクリックして、カーソルをおきます。ここでは、[得意先名]で抽出したいので、[得意先名]フィールドでクリックします。そして、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[フィルター]ボタンをクリックします。
フィルターの実行

下のようにフィルターウィンドウが表示されます。まず、[すべて選択]のチェックボックスをオフにします。
フィルターウィンドウ

抽出したい項目のチェックボックスをクリックしてオンにします。ここでは、[ばなな会社]と[りんご会社]のチェックボックスをオンにします。そして、[OK]ボタンをクリックします。
フィルター項目の選択

結果、下のようにフィルターがかけられ、[ばなな会社]と[りんご会社]のレコードのみが表示されます。
レコードの抽出結果

印刷プレビューで確認して印刷

印刷をするには、[ホーム]タブの[表示]から[印刷プレビュー]をクリックします。
印刷プレビュー [印刷プレビュー]で確認して、問題がなければ[印刷]ボタンをクリックして、印刷を実行します。
印刷ボタンをクリックして、印刷を実行

フィルターの解除

レポートのフィルターを解除するには、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[フィルターの実行]ボタンをクリックします。注意ボタン名は[フィルターの実行]となっていますが、マウスでポイントすると、ポップヒントは[フィルターの解除]となっています。
フィルターの解除

レポートのフィルターが解除されます。
フィルターの解除

フィルターの再実行

レポートのフィルターを実行すると、フィルターの設定がレポートプロパティに保存されます。フィルターを解除しても、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[フィルターの実行]ボタンをクリックすると、直前に設定したフィルターを再実行することができます。
フィルターの再実行

選択フィルター

[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[選択]ボタンをクリックすると、レポートに表示されているフィールドの値を抽出条件として使用することができます。
たとえば、[納入月日]フィールドの[2014/09/17]にカーソルを移動させて、[選択]ボタンをクリックすると、下のようなフィルター条件が表示されます。
  • 2014/09/17 に等しい
  • 2014/09/17 に等しくない
  • 2014/09/17 以前
  • 2014/09/17 以降
  • 指定の範囲内

選択ボタン

また、文字列を選択した後に[選択]ボタンをクリックすると、下のような4つの抽出条件になります。なかなか便利ですよ。

  • "り” で始まる
  • "り” で始まらない
  • "り” を含む
  • "り” を含まない

文字列を選択した後に選択ボタンをクリック

参考Officeのバージョンによって操作が異なる場合があります。以下の記事で、お使いのOfficeのバージョンを確認する方法を解説しています。

Office(Word、Excel、PowerPointなど)のバージョンを確認する方法

Microsoft Officeも時を得て、大きく様変わりしてきました。トラブルを解決しようとするとき、あるいは、何かの操作を探すときなど、 ...

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