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フィルターの抽出条件を新しいクエリとして保存

投稿日:2019年1月28日 更新日:

Accessのテーブルやフォーム、レポートでレコードを抽出するには、フィルターボタンや選択フィルターを使います。そして、その抽出条件をクエリとして保存することができます。

クエリとして保存

フィルターボタンを使ってレコードの抽出

Accessのテーブルでフィルターを実行してレコードを抽出するには、データシートビューを使います。

テーブルをデータシートビューで開くと、各フィールドにフィルターボタンが表示されます。

このフィルターボタンをクリックして、一覧から抽出条件を設定できます。

テーブルのフィルターボタン

もしくは、レコードの抽出を行いたいフィールドを選択して、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。

[ホーム]タブの[フィルター]

一覧のチェックボックスをオンにしたり、オフにしたりすることでレコードを簡単に抽出することができます。

たとえば、[すべて選択]のチェックボックスをオフにして、すべての選択をオフにした後、[WTB-101]と[WTB-102]のチェックボックスをオンにして[OK]ボタンをクリックします。

フィルター一覧の商品名をチェック

以下のようにレコードを抽出することができます。

参考このまま他のフィールドでレコードを抽出することもできます。

抽出結果

テキストフィルター/日付フィルター/数値フィルター

また、フィールドのデータ型によって異なりますが、より詳細な抽出を行うことができます。

テキストフィルターをポイントすると、サブメニューにフィルターの抽出条件が表示されます。

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値で始まる
  • 指定の値で始まらない
  • 指定の値を含む
  • 指定の値を含まない
  • 指定の値で終わる
  • 指定の値で終わらない

テキストフィルター

抽出条件に直接入力して、レコードを抽出します。

以下は、[指定の値を含む]をクリックして、[ユーザー設定フィルター]のテキストボックスに[缶詰]と入力しています。

ユーザー設定フィルター

結果は、下のように[缶詰]が含まれる商品名が抽出されます。

抽出結果

[テキストフィルター]は、ショートカットメニューにも表示されます。

ショートカットメニューのテキストフィルター

数値フィルターや日付フィルターの場合は、以下のようになります。

数値フィルター

数値フィルター

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値より小さい
  • 指定の値より大きい
  • 指定の範囲内

日付フィルター

日付フィルターが非常に多くの条件が用意されています。

日付フィルター

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値より小さい
  • 指定の値より大きい
  • 指定の範囲内
  • 明日、今日、昨日
  • 来週、今週、先週
  • 来四半期、今四半期、全四半期
  • 来年、今年、今年の初めから今日まで、昨年
  • 過去、未来
  • 期間内のすべての日付

[期間内のすべての日付]には、さらにサブメニューがあります。

フィルターの解除

フィルターを解除するには、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの解除]ボタンをクリックします。

複数のフィールドで設定していても、すべてのフィルターを解除することができます。

フィルターの解除

または、画面下にある[フィルターの適用]ボタンをクリックします。

フィルターの適用

フィルターを解除しても、設定した条件はテーブルのプロパティに保存されているので、再度[フィルターの実行]ボタンをクリックするとフィルターを実行できます。

フィルターを実行したテーブルを保存して、テーブルをデータシートビューで開くと、直前に設定したフィルターを実行できます。

フィルターのクリア(抽出条件の削除)

フィールドに設定したフィルターの条件をクリアする方法です。抽出条件をクリアすると、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの実行]ボタンをクリックしても、レコードの抽出は行うことはできません。

特定のフィールドのフィルターをクリア

特定のフィールドのフィルターをクリアするには、抽出条件をクリアしたいフィールドのフィルターボタンをクリックして、[〇〇のフィルターのクリア]をクリックします。

商品コードのフィルターをクリア

または、レコードの抽出を行いたいフィールドを選択して、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。同じく[〇〇のフィルターのクリア]をクリックします。

すべてのフィルターをクリア

すべてのフィルターをクリアするには、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[詳細設定]から[すべてのフィルターのクリア]をクリックします。

すべてのフィルターをクリア

選択フィルター

選択フィルターを使用すると、表示されているデータを抽出条件として抽出することができます。選択フィルターで設定できる条件は1つだけです。複数の条件を設定する場合は、抽出結果に対して、さらに条件を追加します。

また、セルにカーソルがある場合は、セルの値が抽出条件になりますが、データの一部を選択すると、選択した部分が抽出条件になります。

セルにカーソルがある状態での選択フィルター条件

以下はセルにカーソルがある状態で[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[選択]ボタンをクリックします。

  • "〇〇"に等しい
  • "〇〇"に等しくない
  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルにカーソルがある状態での選択フィルター

セル内のデータを部分的に選択した状態の選択フィルターの条件

セル内の文字列のお尻の部分を選択すると、抽出条件は以下のようになります。

  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない
  • "〇〇"で終わる
  • "〇〇"で終わらない

セルの文字列を選択した状態のフィルター条件

セルの文字列の先頭文字列を選択した場合は、以下のようになります。

  • "〇〇"で始まる
  • "〇〇"で始まらない
  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルの先頭文字列で選択した場合の選択フィルター

セルの文字列の中を選択すると、下のような抽出条件になります。

  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルの文字列の中を選択した状態の選択フィルター

選択フィルターは、右クリックのショートカットメニューにも表示されます。

ショートカットメニューの選択フィルター

フォームやレポートでもフィルタリング

選択フィルターは、フォームやレポートでも実行することができます。

レポートの選択フィルター

ショートカットメニューにも表示されます。テーブルと同じようにレコードを抽出できます。

レポートのショートカットメニュー

クエリとして保存

フィルターボタンや、選択フィルターで抽出した条件は、直前に実行した条件のみ保存できますが、その条件をクエリとして保存しておくと、繰り返し実行できるようになります。

たとえば、[商品名]フィールドで["缶詰"で終わる]でレコードを抽出します。

テーブルの選択フィルター

結果は以下のようになります。

テーブルの抽出結果

そして、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[詳細設定]をクリックして、[フィルター/並べ替えの編集]をクリックします。

[詳細設定]の[フィルター/並べ替えの編集]

すると、クエリが表示されます。抽出条件には、選択フィルターの条件が表示されています。ここで、クエリの内容を編集することもできます。

[詳細設定]から[クエリとして保存]をクリックします。

[詳細設定]から[クエリとして保存]

または、クエリで右クリックしてショートカットメニューから[クエリとして保存]をクリックします。

ショートカットメニューから[クエリとして保存]

クエリ名を入力して、[OK]ボタンをクリックします。

クエリに名前を付けて保存

いつでも、ナビゲーションウィンドウのクエリを実行できます。

保存したクエリの実行

データシートビューなどで行った並べ替えの設定も、クエリとして保存することができます。

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