Windows 10 & Office 2016 Access 2016

フィルターの抽出条件を新しいクエリとして保存

投稿日:2019年1月28日 更新日:

Accessのテーブルやフォーム、レポートでレコードを抽出するには、フィルターボタンや選択フィルターを使います。

標準で使用できる抽出条件は、フィールドのデータ型によっても異なりますが、さまざまな抽出を行うことができます

そして、その抽出条件をクエリとして保存できます。

頻繁に利用する抽出条件はクエリとして保存しておくと便利です。

クエリとして保存

参考ここでは[ドキュメントウィンドウオプション]で[タブ付きドキュメント]を選択しています。[ウィンドウを重ねて表示する]と[タブ付きドキュメント]の違いについては、以下の記事で解説しています。

[タブ付きドキュメント]と[ウィンドウを重ねて表示する]の違い

Access2007以降、オブジェクトを表示すると、タブ付きウィンドウで表示されるようになっています。従来からAccessを使用している方に ...

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フィルターボタンを使ってレコードの抽出


Accessのテーブルでフィルターを実行してレコードを抽出するには、データシートビューを使います。

テーブルをデータシートビューで開くと、各フィールドにフィルターボタンが表示されます。

このフィルターボタンをクリックして、一覧から抽出条件を設定できます。

テーブルのフィルターボタン

もしくは、レコードの抽出を行いたいフィールドを選択して、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。

[ホーム]タブの[フィルター]

一覧のチェックボックスをオンにしたり、オフにすることでレコードを簡単に抽出できます。

たとえば、[すべて選択]のチェックボックスをオフにして、すべての選択をオフにした後、[WTB-101]と[WTB-102]のチェックボックスをオンにして[OK]ボタンをクリックします。

フィルター一覧の商品名をチェック

以下のようにレコードを抽出できます。

参考このまま他のフィールドでレコードを抽出することもできます。

抽出結果

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

データシートビューでフィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

レコード数が1000を超えている場合は表示されないことがあります。これは、[Accessのオプション]で設定を変更すると解決できます。

フィルターリストが表示されない

[ファイル]タブをクリックした後、[オプション]をクリックして、[Accessのオプション]ダイアログボックスを表示します。

[現在のデータベース]の[レコード数が次の値を超えるとリストを表示しない]が既定では[1,000]になっていますので、この値をレコード数より大きい数値に変更します。

「Accessのオプション」ダイアログボックス

以下の記事でも解説しています。

テーブルのフィルターにリストが表示されない

テキストフィルター/日付フィルター/数値フィルター

また、フィールドのデータ型によって異なりますが、より詳細な抽出を行うことができます。

テキストフィルターをポイントすると、サブメニューにフィルターの抽出条件が表示されます。

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値で始まる
  • 指定の値で始まらない
  • 指定の値を含む
  • 指定の値を含まない
  • 指定の値で終わる
  • 指定の値で終わらない

テキストフィルター

抽出条件に直接入力して、レコードを抽出します。

以下は、[指定の値を含む]をクリックして、[ユーザー設定フィルター]のテキストボックスに[缶詰]と入力しています。

[OK]ボタンをクリックします。

ユーザー設定フィルター

結果は、下のように[缶詰]が含まれる商品名が抽出されます。

抽出結果

[テキストフィルター]は、ショートカットメニューにも表示されます。

ショートカットメニューのテキストフィルター

数値フィルターや日付フィルターの場合は、以下のようになります。

数値フィルター

数値フィルター

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値より小さい
  • 指定の値より大きい
  • 指定の範囲内

日付フィルター

日付フィルターが非常に多くの条件が用意されています。

日付フィルター

  • 指定の値に等しい
  • 指定の値に等しくない
  • 指定の値より小さい
  • 指定の値より大きい
  • 指定の範囲内
  • 明日、今日、昨日
  • 来週、今週、先週
  • 来四半期、今四半期、全四半期
  • 来年、今年、今年の初めから今日まで、昨年
  • 過去、未来
  • 期間内のすべての日付

[期間内のすべての日付]には、さらにサブメニューがあります。

フィルターの解除

フィルターを解除するには、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの解除]ボタンをクリックします。

複数のフィールドで設定していても、すべてのフィルターが解除されます。

フィルターの解除

または、画面下にある[フィルターの適用]ボタンをクリックします。

フィルターの適用

フィルターを解除しても、設定した条件はテーブルのプロパティに保存されているので、再度[フィルターの実行]ボタンをクリックするとフィルターを実行できます。

フィルターを実行したテーブルを保存して、テーブルをデータシートビューで開くと、直前に設定したフィルターを実行できます。

フィルターのクリア(抽出条件の削除)

フィールドに設定したフィルターの条件をクリアする方法です。

抽出条件をクリアすると、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの実行]ボタンをクリックしても、レコードの抽出は行うことはできません。

特定のフィールドのフィルターをクリア

特定のフィールドのフィルターをクリアするには、抽出条件をクリアしたいフィールドのフィルターボタンをクリックして、[〇〇のフィルターのクリア]をクリックします。

商品コードのフィルターをクリア

または、レコードの抽出を行いたいフィールドを選択して、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。同じく[〇〇のフィルターのクリア]をクリックします。

すべてのフィルターをクリア

すべてのフィルターをクリアするには、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[詳細設定]から[すべてのフィルターのクリア]をクリックします。

すべてのフィルターをクリア

選択フィルター

選択フィルターを使用すると、表示されているデータを抽出条件として抽出できます。

選択フィルターで設定できる条件は1つだけです。複数の条件を設定する場合は、抽出結果に対して、さらに条件を追加します。

また、セルにカーソルがある場合は、セルの値が抽出条件になりますが、データの一部を選択すると、選択した部分が抽出条件になります。

セルにカーソルがある状態での選択フィルター条件

以下はセルにカーソルがある状態で[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループの[選択]ボタンをクリックします。

  • "〇〇"に等しい
  • "〇〇"に等しくない
  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルにカーソルがある状態での選択フィルター

セル内のデータを部分的に選択した状態の選択フィルターの条件

セル内の文字列のお尻の部分を選択すると、抽出条件は以下のようになります。

  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない
  • "〇〇"で終わる
  • "〇〇"で終わらない

セルの文字列を選択した状態のフィルター条件

セルの文字列の先頭文字列を選択した場合は、以下のようになります。

  • "〇〇"で始まる
  • "〇〇"で始まらない
  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルの先頭文字列で選択した場合の選択フィルター

セルの文字列の中を選択すると、下のような抽出条件になります。

  • "〇〇"を含む
  • "〇〇"を含まない

セルの文字列の中を選択した状態の選択フィルター

選択フィルターは、右クリックのショートカットメニューにも表示されます。

ショートカットメニューの選択フィルター

フォームやレポートでもフィルタリング

選択フィルターは、フォームやレポートでも実行できます。

レポートの選択フィルター

ショートカットメニューにも表示されます。テーブルと同じようにレコードを抽出できます。

レポートのショートカットメニュー

クエリとして保存

フィルターボタンや、選択フィルターで抽出した条件は、直前に実行した条件のみ保存できますが、その条件をクエリとして保存しておくと、繰り返し実行できるようになります。

たとえば、[商品名]フィールドで["缶詰"で終わる]でレコードを抽出します。

テーブルの選択フィルター

結果は以下のようになります。

テーブルの抽出結果

そして、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[詳細設定]をクリックして、[フィルター/並べ替えの編集]をクリックします。

[詳細設定]の[フィルター/並べ替えの編集]

すると、クエリが表示されます。抽出条件には、選択フィルターの条件が表示されています。

ここで、抽出条件の内容を編集できます。また、抽出条件の書き方に悩んだ時にも役立ちます。

[詳細設定]から[クエリとして保存]をクリックします。

参考複数の条件で抽出した場合も保存できます。

[詳細設定]から[クエリとして保存]

または、クエリの何もない箇所で右クリックしてショートカットメニューから[クエリとして保存]をクリックします。

ショートカットメニューから[クエリとして保存]

クエリ名を入力して、[OK]ボタンをクリックします。

クエリに名前を付けて保存

いつでも、ナビゲーションウィンドウのクエリをダブルクリックで実行できます。

保存したクエリの実行

データシートビューなどで行った並べ替えの設定も、クエリとして保存できます。

参考作成したクエリをコマンドボタンで実行する方法については、以下の記事で解説しています。

作成したクエリをコマンドボタンに登録して実行する

Accessでクエリを作成した後、コマンドボタンをクリックしてクエリを実行するための方法です。 コマンドボタンウィザードを使用する方法と、マ ...

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