分割フォーム（単票フォームとデータシートを同時に表示）の作成と使い方

Accessでは、画面を2つに分け［単票フォーム］と［データシート］を同時に表示できる［分割フォーム］というのがあります。Access2007で追加された機能です。

画面の単票フォームとデータシートのレコードは連動し、データシートで選択したレコードの情報が、単票フォームにも表示されます。入力や編集は単票フォームで行い、レコードの抽出や並べ替えは、データシートで行うことができます。

新規に作成するにはボタンをクリックするだけですが、既存のフォームを分割フォームに変更することも簡単です。

分割フォームの構成

分割フォームの主な構成です。

最上部に［ヘッダー］があり、上にフォーム、下にデータシートが並んでいますが、このフォームとデータシートの位置は、上下反対にもできますし、左右に並べることもできます。

分割フォームの下部には、レコードを移動するための［移動ボタン］や、［フィルターボタン］、［検索ボックス］もあります。

分割フォームの新規作成

分割フォームを新規に作成する場合は、分割フォームとして作成したいテーブルやクエリをナビゲーションウィンドウから選択して、［作成］タブの［分割フォーム］のボタンをクリックするだけです。

フォームを作成する時には、バックには必ずテーブルがあって、入力のしやすさや見易さを設定するのがフォームです。

ウィンドウの左側にあるナビゲーションウィンドウのテーブル、またはクエリを選択します。そして、［作成］タブの［フォーム］グループにある［その他のフォーム］をクリックして、一覧の中から［分割フォーム］をクリックします。

分割フォームのポップヒントには、以下のように記されています。

参考ポップヒントには上にデータシート、下に単票フォームが作成されると記されていますが、単票フォームとデータシートの位置はどういう条件かは分かりませんが、データシートが上だったり、下だったりします。でも、この位置はプロパティですぐに変更できます。

Access2007の［分割フォーム］のボタンは［作成］タブの［フォーム］グループに表示されています。

Access2007の分割フォーム

レイアウトビューで表示されます。

以下の画像は、［デザイン］タブの［表示］ボタンをクリックして、［レイアウトビュー］であることを確認しています。

ここで［レイアウトビュー］が表示されていない場合は、［Accessのオプション］でレイアウトビューを使用しない設定になっていないかを確認してください。

レイアウトビューを使用しない設定

レイアウトビューでは、データを表示したままコントロールの大きさなどを調整できます。

ヘッダーやコントロールの大きさを調整したら［フォームビュー］に切り替えて確認します。

問題がなければ［F12］キーを押して、［分割フォーム］に名前を付けて保存しておきましょう。

参考分割フォームの大きさは思うように固定できないということがあります。うまく行かない場合は、デザインビューでウィンドウの大きさを調整した後は、上書き保存をしてから閉じてみてください。

また、フォームプロパティの［サイズ自動修正］の設定なども確認してください。［Accessのオプション］の［ドキュメントウィンドウオプション］の［タブ付きドキュメント］と［ウィンドウを重ねて表示する］の場合では、表示が異なります。

レイアウトの削除（コントロールのグループ解除）

［デザインビュー］に切り替えて、コントロールを調整しようとしても個別に修正できないのは、テーブルとしてレイアウトが設定されているからです。

1つのコントロールを選択すると、コントロールがグループ化されているのが分かると思います。

［デザインビュー］に切り替えたときに、コントロールの位置や大きさを個別に調整するには、レイアウトを削除します。

レイアウトビューでも解除できます。コントロールのグループ化については、以下の記事で解説しています。

参考Excelからデータをインポートしてテーブルを作成することもできます。そのテーブルをもとに分割フォームを作成すると、Excelにはない便利さを実感できると思います。

既存のフォームを分割フォームに変更

以下は作成済みのフォームです。

情報が多いので、タブコントロールを使用して作成しているタブ付きのフォームです。

［デザイン］タブの［表示］から［デザインビュー］をクリックします。

そして、［デザイン］タブの［ツール］グループにある［プロパティシート］をクリックして、［フォーム］のプロパティシートを表示します。

［選択の種類］で［フォーム］になっていることを確認します。もし、［フォーム］でなければ、プルダウンボタンをクリックして一覧から［フォーム］を選択してください。

参考プロパティシートは、キーボードから［F4］キーを押しても表示できます。

［既定のビュー］から［分割フォーム］を選択します。

これだけで、［分割フォーム］に変更できます。

フォームビューに切り替えて確認します。データシートが上に表示されている場合もありますが、これはプロパティで変更できます。

参考上記のタブコントロールを使用したタブ付きフォームの作成については、以下の記事で解説しています。

分割フォームのカスタマイズ（プロパティによる設定）

分割フォームに関するプロパティの設定は、6個あります。

分割フォームをデザインビューで表示して、プロパティシートを表示します。

選択の種類が［フォーム］になっていることを確認します。［書式］タブの下方にあります。

• 分割フォームのサイズ
• 分割フォームの方向
• 分割フォームの分割バー
• 分割フォームデータシート
• 分割フォームの印刷
• 分割フォームの位置の保存

分割フォームの方向

分割フォームの方向で、データシートの場所を変更できます。選択するだけなので簡単ですね。

• データシートを上に
• データシートを下に
• データシートを左に
• データシートを右に

［データシートを上に］を選択すると、以下のようになります。

分割フォームの分割バー

分割バーとは、データシートと単票表示の境界線のバーのことです。

この分割バーを上下にドラッグすることで、フォームとデータシートの領域を調整できます。

［分割バー］を［いいえ］にすると、以下のようになって、ドラッグでの調整はできなくなります。領域は固定されます。

参考［分割バー］を［はい］にして、［分割バーの位置の保存］を［はい］にすると、分割バーを移動させるたびに［保存しますか？］の確認メッセージが表示されます。

［分割バー］を表示するのであれば、［分割バーの位置の保存］は［いいえ］にします。

分割フォームデータシート

分割フォームのデータシートでは、編集ができないように読み取り専用にすることもできます。

分割フォームのプロパティシートの［分割フォームデータシート］で［読み取り専用］を選択します。

既定は、［更新の許可］になっています。

読み取り専用にする設定については、以下の記事でも解説しています。

分割フォームのデータシートのみを読み取り専用にするには

分割フォームの印刷

［データシートのみ］か、［フォームのみ］かを選択できます。既定は［データシートのみ］になっています。

データシートの列幅の調整とフィールドの並びを変更

データシートの列幅は、ドラッグで調整できます。

また、フィールドの順番もドラッグで移動するだけです。

以前は、列幅を調整しても保存されないという現象に悩みましたが、現在、その現象は解消されています。

フィールドの非表示設定

また、データシートのフィールドを非表示にしたい場合は、非表示にしたいフィールドで右クリックして、ショートカットメニューから［フィールドの非表示］をクリックします。

参考フィールドの非表示設定は、単票フォームの操作に影響することもあります。以下の記事で解説しています。

フィールドの再表示

再度、データシートのフィールドを再表示にする場合は、フィールドで右クリックして、ショートカットメニューから［フィールドの再表示］をクリックします。

そして、［列の再表示］ダイアログボックスが表示されるので、表示したいフィールドのチェックボックスをオンにします。

参考ショートカットメニューにある［フィールドの固定］をクリックすると、そのフィールドは一番左端に移動して固定されます。

解除する場合は、［すべてのフィールドの解除］をクリックします。詳細は以下の記事で解説しています。

分割フォームの使い方

分割フォームは、データシートで選択しているレコードの内容が単票フォームに表示されます。

データシートで上から2番目の［ID2］を選択すると、上のフォームにも［ID2］の情報が表示されます。

横に長い情報も単票フォームだと見やすいですね。

［データシート］でレコードを選択して、［単票フォーム］でレコードの修正を行うということができます。

データシートでレコードの並べ替えと抽出

データシートのフィールド名の横にフィルターボタン（▼）があります。

このボタンを使って、並べ替えやデータを絞り込むことができます。

Excelのフィルターを使い慣れている方なら、その便利さはよく分かると思います。

参考Excelのフィルターモードの使い方は、以下の記事で解説しています。

注意データシートのフィルターボタン（▼）が表示されない場合は、フォームのプロパティでショートカットメニューを表示しない設定をしていると思います。以下の記事で解説しています。

分割フォームのデータシートの項目にあるフィルターボタンが消えた！

また、レコード数が多いとフィルターボタンをクリックしても、リストが表示されない場合があります。

これは、［Accessのオプション］の設定変更で解決できます。以下の記事で解説しています。

フィルターボタンをクリックしてもリストが表示されない場合

レコードを昇順で並べ替え

［姓（フリガナ）］フィールドのフィルターボタンをクリックして、［昇順で並べ替え］をクリックします。

以下のように五十音順に並べ替えることができます。

また、IDの昇順に戻すには［ID］フィールドのフィルターボタンをクリックして、［昇順で並べ替え］をクリックするといいですね。

参考以下の記事では、ボタンをクリックしてレコードを並べ替える方法を解説しています。

コンボボックスでレコードの抽出もできます。

また、抽出したレコード数をテキストボックスに自動的に表示することもできます。

分割フォーム下部のフィルターボタンの活用

フィルターの適用は、フォームの下部にあるフィルターボタンを使用します。

例えば、下のように3名のチェックボックスをオンにして［OK］ボタンをクリックします。

以下のように3名（3件のレコード）が抽出されて、分割フォームのフィルターは［フィルター適用］となります。

この［フィルター適用］ボタンをクリックすると、フィルターが解除されてすべてのレコードが表示されます。

そして、［フィルター処理なし］をクリックすると、最後に保存したフィルターでレコードが抽出されます。

ここでは、直前に行ったフィルターの結果が、以下のように（3件のレコード）が表示されます。

参考テキストボックスでレコードを抽出できるように設定すると、より便利になります。あいまい検索の方法を解説しています。

フィルターを実行した後、そのフィルターのデータをそのままレポートへ出力できます。

データシートのフィールド名の変更

データシートのフィールド名の変更は、コントロールのプロパティにある［データシートの標題］で変更できます。

例えば、［電子メールアドレス］では長いので、フォームではそのまま［電子メールアドレス］でもいいけど、データシートでは短くしたいという場合があると思います。

その場合の方法です。

分割フォームをデータシートビューで表示します。

データシートでフィールド名を変更したいコントロールを選択します。ここでは、［電子メールアドレス］を選択します。

［F4］キーを押して、プロパティシートを表示します。

［その他］タブの［データシートの標題］のテキストボックスに表示したい名前を入力します。

ここでは、［メール］と入力します。

［フォームビュー］に切り替えて確認します。結果、下のように［メール］と表示されます。

参考データシートのフィールドの名前は、コントロールのプロパティで、以下のように表示されている場合があると思います。この場合は、［ラベル名］の［標題］が表示されます。

ここでは［電子メールアドレス］と表示されます。

下のように［データシートの標題］も［ラベル名］も空白の場合は、［名前］が表示されます。

この場合［テキストボックス90］と表示されてしまいます。

データシートのフィールド名を変更したい場合は、［データシートの標題］で入力してください。

以下の記事では、添付ファイル型のクリップマークを変更する方法を解説しています。

参考テーブルのデータ型に［添付ファイル］が登場したのも、Access2007からです。

テーブルのデータ型に「添付ファイル」

添付ファイル型の表示方法については、以下の記事で解説しています。

分割フォームは、初心者の方にもおすすめです。ぜひ、分割フォームを作成してみてください。分割フォームを作成して生産性を向上してみませんか？

フォーム作成の方法は、他にもあります。以下の記事で解説しています。

サブフォームを含むフォームも簡単に作成できます。