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新規レコードに自動的に入力される値を設定する(既定値プロパティ)

投稿日:2019年5月8日 更新日:

Accessでは新しいレコードに自動的に入力される値を表示することができます。テーブルのフィールドプロパティの[既定値]にあらかじめ入力しておきたい値を指定します。レコードに表示された値は変更可能です。

[入力日時]フィールドの[既定値]プロパティ

既定値プロパティが設定されたテーブルをもとにフォームを作成すると、設定内容がコントロールの既定値プロパティにも反映されて便利です。入力ミスの軽減にもなりますし、効率的です。

テーブルの既定値設定と、フォームのコンボボックスの既定値の設定を解説します。

テーブルのデザインビューで既定値を設定

以下のようなテーブルを作成しています。[表示]から[デザインビュー]に切り替えます。

テーブルをデザインビューに切り替えるボタン

[入力日時]の既定値に[Now()]

テーブル[T_Sample]のデザインビューは、以下のようになっています。[入力日時]のフィールド内でクリックします。

[入力日時]フィールドは、[日付/時刻型]です。

テーブルのデザインビュー

[入力日時]のフィールドには、時刻まで表示させたいので、フィールドプロパティにある[既定値]に[Now()]と入力します。

[入力日時]フィールドの[既定値]プロパティ

[売上日]の既定値に[Date()]

次に[売上日]フィールドの既定値を設定します。[売上日]フィールドも[日付/時刻型]です。

[売上日]フィールドは、日付だけでいいので[既定値]には[Date()]と入力します。

参考プロパティの[日付選択カレンダーの表示]では、[日付](既定のまま)を選択しておくと、カレンダーから日付を入力できます。[日付/時刻型]で日付選択カレンダーが表示されるようになったのは、Access2007からの機能です。

日付選択カレンダーの表示

Access2007から、テーブルのデザインビューでデータ型から[日付/時刻型]を選択すると、自動的に日付選択カレンダーが表示されるようにな ...

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[売上日]フィールドの[既定値]プロパティ

データシートビューで確認

データシートビューに切り替えて確認します。

新規レコードの[入力日時]と[売上日]フィールドには、既定値が表示されます。

[データシート]ビュー

[売上日]を修正したい場合は、カレンダーから日付を選択することができます。

[売上日]フィールドでカレンダーを表示

参考テーブルのデータ型で[数値型]、[大きい数値]、[通貨型]ではデフォルトで、既定値は[0]になっています。

[数値型]の[既定値]プロパティ

[Yes/No型]は[No]となっています。

[Yes/No]型の[既定値]プロパティ

[都道府県]フィールドにコンボボックスの設定

[都道府県]フィールドは、下のようにコンボボックスで値を選択できるようにしています。

[都道府県]フィールドのコンボボックス

デザインビューで確認すると、[都道府県]フィールドには、ルックアップで以下のように設定しています。

[都道府県]フィールドのルックアップの設定

ここでは、ルックアップウィザードを使用せずに、フィールドプロパティの[ルックアップ]タブに切り替えて手動で設定しましたが、ルックアップウィザードを使っても結果は同じです。

ルックアップウィザードを使って設定する方法は以下の記事で解説しています。以下の記事では、ルックアップの各項目の機能についても解説しています。

ルックアップウィザードを使ってリストを設定(値を別のテーブルから取得)

Accessのテーブルで、フィールドに入力する値をコンボボックスから選択する方法です。 コンボボックスとは、フィールドの値を入力する代わりに ...

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ルックアップウィザードを使用して値のリストを設定(表示する値を入力して設定)

テーブルのデータ型には、[ルックアップウィザード]というのがあります。 ルックアップウィザードを指定して、ウィザードに従って設定していくと、 ...

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新規データ入力フォームの作成

テーブル[T_Sample]をもとにしたフォームを作成します。

ここでは、簡単にフォームを作成します。テーブル[T_Sample]を選択して、[作成]タブの[フォーム]グループの[フォーム]をクリックします。単票フォームの作成になります。

フォームのポップヒントには、以下のように記されています。

フォーム

フォームを作成して、1レコードずつ情報を入力できるようにします。

[作成]タブの[フォーム]

以下のようになります。[レイアウトビュー]で表示されます。

フォームのレイアウトビュー

[レイアウトビュー]のまま、コントロールの大きさや、ヘッダーの文字などを修正します。

レイアウトビューでコントロールやヘッダーの調整後

[F12]キーを押して名前を付けて保存します。ここでは、[F_入力フォーム]という名前にします。

[名前を付けて保存]ダイアログボックス

データ入力用のフォームに

作成した[F_入力フォーム]を新規入力用のフォームに設定します。

デザインビューに切り替えて、[フォーム]プロパティを表示します。プロパティを表示するには、キーボードから[F4]キーを押すか、[デザイン]タブの[ツール]グループにある[プロパティシート]をクリックします。

参考フォームやレポートでは、[F4]キーでプロパティシートを表示できます。

[デザイン]タブの[プロパティシート]

[選択の種類]が[フォーム]になっていることを確認します。もし、[フォーム]になっていなければ、フォーム左上の□((水平ルーラーと垂直ルーラーの交わる箇所)をクリックすると、[フォーム]が選択されます。また、プロパティシートを表示していない状態で、□をダブルクリックすることで[フォーム]プロパティを表示することもできます。

[データ]タブの[データ入力用]を[はい]にします。

参考プロパティで[はい]と[いいえ]の切り替えは、ダブルクリックで行うことができます。

フォームのプロパティ[データ入力用]で設定

フォームビューに切り替えると、以下のようになります。

[入力日時]と[売上日]には、テーブルで設定した既定値が反映されています。

これで、フォーム[F_入力フォーム]を起動すると、新規データ入力用のフォームが表示されるようになります。

フォームビュー

コンボボックスの既定値を設定

新規データ入力フォームで[入力日時]と[売上日]は既定値が表示されていますが、[都道府県]のコンボボックスには値がありません。ここには、一番入力回数の多い[東京都]を表示すると、入力の手間を省くことができますね。

フォーム[F_入力フォーム]をデザインビューで開きます。

[都道府県]コントロールのプロパティを表示します。

[データ]タブの[既定値]を選択して、ステータスバーを確認してください。

ステータスバーには以下のように記されています。

項目の新規作成時に、このフィールドに自動的に入力される値です。

フォームの既定値を選択した時のステータスバー

既定値に[東京都]と入力します。確定すると、ダブルクォーテーション["]は自動的に付けられます。

フォームのコンボボックスの[既定値]

フォームビューに切り替えて確認します。[都道府県]のコントロールには、[東京都]が表示されています。

入力フォームのコンボボックスに既定値が表示

参考既定値は、フォームのコンボボックスのほか、テキストボックスでも設定できます。

テキストボックスの既定値

テキストボックスの既定値の設定については、以下の記事で解説しています。

テキストボックスにフォームのコントロールの値を表示するには

Accessでフォームを作成した後、非連結のテキストボックスを挿入して、フォームを開いたときに表示したい値があるという場合の方法です。 この ...

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テーブルの既定値をフォームに反映させたくない場合

テーブルで既定値を設定して、そのテーブルをもとにフォームを作成すると、フォームのコントロールに既定値が設定されて便利ですが、適用しないように設定することもできます。

フォームをデザインビューで開いて、[フォーム]プロパティを表示します。

[データ]タブの[既定値を取得]で[いいえ]を選択します。

[データ]タブの[既定値を取得]で[いいえ]を選択

フォームビューに切り替えると、以下のように[入力日時]も[売上日]も既定値が消えて空白になります。テーブルで設定したすべてのコントロールに適用されます。

既定値が非表示になったフォームビュー

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執筆者/はま

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