重複データが入力されたらオリジナルのメッセージを表示する

Accessのフォームで受付番号を入力するように作成しています。

受付番号を入力したときに、既に入力済みの番号であればメッセージウィンドウを表示して、重複した番号の入力を防ぐ方法を解説します。

参考ここでは［ドキュメントウィンドウオプション］で［ウィンドウを重ねて表示する］を選択しています。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

テーブルについて

テーブル［T_申込］で［ID］は［オートナンバー型］、［受付番号］の［インデックス］は［はい（重複なし）］の設定にしています。

テーブルで［受付番号］の［インデックス］は［はい（重複なし）］の設定にしているので重複は避けられるのですが、この場合、重複した番号があれば、レコードを保存するときにAccessのメッセージが表示されます。

上記のシステムのメッセージではなく、フォームのエラーメッセージで分かりやすい簡潔なメッセージに変更します。

また、テキストボックス［受付番号］の入力規則で設定すると、レコードの保存時でなく、［受付番号］を入力して次のテキストボックスに移動するときに表示されるので、重複に早く気づくことができます。

フォームの確認

テーブル［T_申込］を基にフォームを作成します。

ここでは、［受付番号］のテキストボックスの名前を［txt受付番号］にしています。テーブルの［受付番号］とフォームの［受付番号］を識別するためです。

テキストボックスの［入力規則］へ入力

テキストボックス［txt受付番号］のプロパティを表示します。

参考プロパティシートは、［F4］キーで表示/非表示の切り替えができます。

［txt受付番号］のプロパティの［データ］タブにある［入力規則］に以下のように書き込みます。

［T_申込］はテーブル名です。

［エラーメッセージ］には、メッセージウィンドウに表示したい文字列を入力します。

ここでは、以下のように入力しています。

条件を追加したい場合

条件を追加したい場合は、And 演算子を使用して組み合わせて指定します。検査式にフィールド名を使用する場合は、半角カッコ［[]］で囲みます。Andの左右は半角スペースを入力します。

例えば、［申込者様名］の入力規則に以下のように入力します。

前提として、フォームのコントロール［申込者様名］の名前を［txt申込者様名］に変更し、テーブルの［受付番号］と［申込者様名］のインデックスは［いいえ］（または［はい（重複あり）］）に変更している場合です。

テーブルで2つのフィールドに［主キー］を設定しているような場合に設定するといいと思います。

参考以下は、Microsoftのヘルプページです。簡単な例も記載されているので分かりやすいと思います。

入力規則を使ってデータ入力を制限する - Access（Microsoft）

［入力規則］プロパティについては、以下の記事でも解説しています。

フォームビューで確認

フォームビューに切り替えて確認します。

フォームの［受付番号］に重複したデータを入力して、次のテキストボックスに移動しようとすると、以下のようにエラーメッセージが表示されるようになります。

メッセージの内容は、プロパティの［エラーメッセージ］に入力した内容です。

参考Excelでも入力規則を使って、重複データの入力を防ぐことができます。

DCount関数について

DCount関数は条件に一致するレコードの件数を求めることができます。

以下は、MicrosoftのDCount関数に関する解説です。

DCount 関数 - Access（Microsoft）

参考レコード検索時に該当するレコードがない場合にメッセージを表示する方法は、以下の記事で解説しています。

以下も、DCount関数に関する記事です。