Excelへ出力（エクスポート）するコマンドボタンの作成

Access2010でテーブルやクエリをExcelへ出力するマクロを作成して、それをコマンドボタンに登録する方法です。

独立マクロを作成して、コマンドボタンへ登録する方法と、フォームでの埋め込みマクロでの作成を紹介します。

独立マクロの場合は、ウィザードを使用してマクロを設定できます。

エクスポート操作の保存

［エクスポート操作の保存］は、マクロを作成するときに［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］を選択して設定できるようにするための準備です。

マクロで［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］を指定しない場合は、この準備は不要です。

ただ、設定を保存しておくと、マクロを使用しなくても、いつもで呼び出してエクスポートやインポート操作を行うことができます。

Excelへエクスポート操作を保存

出力したいテーブルやクエリを選択して、［外部データ］タブの［エクスポート］グループにある［Excel］をクリックします。

［エクスポート-Excelワークシート］ウィザードが起動します。

［ファイル名］や［保存先］、［ファイル形式］を選択します。

エクスポートのオプションもよく読んで、選択してください。

• 書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする
  テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートするときに、書式情報とレイアウト情報をほぼ保持する場合は、このオプションを選択します。
• エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く
  エクスポート操作の結果を表示する場合は、このオプションを選択します。これは、書式設定されたデータをエクスポートする場合のみ使用できます。
• 選択したレコードのみをエクスポートする
  選択したレコードだけをエクスポートする場合は、このオプションを選択します。これは、書式設定されたデータをエクスポートすることを選択し、レコードを選択した場合のみ使用できます。

参考テーブルで［ハイパーリンク］型のフィールドがある場合は、［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］をオンにするとハイパーリンクは、そのまま出力されます。

［OK］ボタンをクリックします。

［エクスポート操作の保存］のチェックボックスをオンにします。

チェックボックスをオンにすると、［名前を付けて保存］などのメニューが表示されます。

分かりやすい名前を付けて、［エクスポートの保存］ボタンをクリックします。

エクスポート操作が保存されているかを確認

［外部データ］の［エクスポート］グループにある［保存済みのエクスポート操作］をクリックして、先に作成したエクスポート操作が保存されているかを確認します。

参考同じ方法でインポート操作も保存できます。

①マクロの作成　［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］

独立マクロの作成方法です。ナビゲーションウィンドウにマクロオブジェクトが作成されます。

［エクスポート操作の保存］が保存されている場合のみ設定できます。

［作成］タブの［マクロとコード］グループにある［マクロ］をクリックします。

［すべてのアクションを表示］をオンにして、▼をクリックして、一覧の一番下にある［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］を選択します。

［アクションカタログ］から選択してマクロウィンドウへ追加する方法もあります。

［保存済みのインポート/エクスポート操作の名前］で保存した名前を選択します。

［Ctrl］+［S］キーを押して、マクロに名前を付けて保存します。

ここでは、［Excelへ出力］という名前にします。

ナビゲーションウィンドウには、［Excelへ出力］と名付けられたマクロオブジェクトが追加されます。

②マクロの作成　［ワークシートのインポート/エクスポート］

上記以外に、Excelへ出力するボタンは、マクロツールの［すべてのアクションを表示］ボタンをクリックして、［ワークシートのインポート/エクスポート］を選択して作成することもできます。

注意Access2013以降には、［ワークシートのインポート/エクスポート］はありません。

［変換の種類］で［エクスポート］を選択します。

マクロに名前を付けて保存します。

参考Access2010のマクロアクションについては、以下の記事でも解説しています。

③マクロの作成　［書式設定を保持したままエクスポート］

マクロアクションの一覧から［書式設定を保持したままエクスポート］を選択して、Access2003やAccess2007のときのマクロアクション［出力］と同じように設定することもできます。

［アクションカタログ］から選択してマクロウィンドウへ追加する方法もあります。

作成済みのテーブルやクエリを指定して設定します。

出力ファイル形式には、以下の9個の種類があります。

• Excel 97-2003 ブック (*.xls)
• Excel バイナリ ブック (*.xlsb)
• Excel ブック (*.xlsx)
• HTML (*.htm; *.html)
• Microsoft Excel 5.0/95 ブック (*.xls)
• PDF 形式 (*.pdf)
• XPS 形式 (*.xps)
• テキスト ファイル (*.txt)
• リッチ テキスト形式 (*.rtf)

マクロに名前を付けて保存します。

参考以下は、Access2007での解説です。

Excelへ出力するコマンドボタンの作成（Access2007）

コマンドボタンを作成して独立マクロを登録

上記のいずれかの方法で作成した独立マクロを、コマンドボタンに登録します。

コマンドボタンウィザードは、独立マクロを作成した場合のみ使用できます。

コマンドボタンを作成したいフォームをデザインビューで開きます。

［フォームデザインツール］の［デザイン］－［コントロール］にある［ボタン］をクリックします。

ボタンを作成したい位置にドラッグします。

［コントロールウィザードの使用］は、オンにしておきます。

コントロールウィザードの確認

コマンドボタンウィザードを使用しないでも作成できます。Accessに少し慣れてきた場合は、ウィザードを使用しないほうが簡単だと思います。

コマンドボタンウィザードを使用しない場合

コマンドボタンウィザードで設定

［コマンドボタンウィザード］が起動したら、［その他］から［マクロの実行］を選択します。

［次へ］ボタンをクリックします。

作成済みのマクロ［Excelへ出力］を選択します。［次へ］ボタンをクリックします。

［文字列］か［ピクチャ］を選択するようになっていますが、これは完成後にプロパティで変更できます。

文字列もピクチャも両方を表示することもできます。

［文字列］か［ピクチャ］を選択して、［次へ］ボタンをクリックします。

ボタンの名前を付けて、［完了］ボタンをクリックします。

コマンドボタンウィザードを使用しない場合の設定

コマンドボタンウィザードを使用せずに、コマンドボタンのプロパティで設定することもできます。

コマンドボタンのプロパティを表示します。

キーボードから［F4］キーを押すと、プロパティの表示/非表示を切り替えられます。

プロパティの［イベント］タブにある［クリック時］の▼ボタンを押すと、マクロ名が表示されますので、目的のマクロ名を選択します。

参考以下の記事でもウィザードを使用せずに、プロパティのクリック時イベントでマクロを指定しています。

埋め込みマクロで［メニューコマンドの実行］

独立マクロは、作成した後コマンドボタンへ登録しますが、埋め込みマクロは、フォームのコマンドボタンへマクロを直接設定します。

複数のボタンへマクロを設定したい場合は、独立マクロが便利だと思います。しかし、オブジェクトは増えます。

［埋め込みマクロ］であればオブジェクトは増えることはありませんので、管理は楽になると思います。

［埋め込みマクロ］と［独立マクロの違い］については、以下の記事で解説しています。

埋め込みマクロでも、［保存済みのインポート/エクスポート操作の実行］と［書式設定を保持したままエクスポート］もマクロアクションから選択して設定できます。

もし、テーブル/クエリを基に作成したフォームであればもっと簡単に設定することもできます。

ここでは、［新しいアクションの追加］のプルダウンから選択する方法で解説していますが、［アクションカタログ］から追加する方法もあります。

フォームのデザインビューで操作

以下のフォームは、クエリを基に作成されています。

フォームのプロパティシートを開いて、［データ］タブの［レコードソース］を確認します。

テーブルかクエリが表示されていると思います。

このテーブル/クエリのデータをそのままExcelへ出力する方法です。

フォームに作成した［出力］コマンドボタンのプロパティを表示します。

［イベント］タブの［クリック時］の［ビルダー選択］ボタン［…］をクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されますので、［マクロビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

［マクロツール］ウィンドウが表示されますので、マクロアクションの一覧から［メニューコマンドの実行］を選択します。

少し下へスクロールすると、見つかると思います。

［コマンド］のプルダウンから、［Excelファイルへのエクスポート］を選択します。

上書き保存して閉じます。

プロパティのクリック時には、［埋め込みマクロ］と表示されます。

フォームビューで確認

フォームビューに切り替えて、［出力］ボタンをクリックします。

［データのエクスポート先の選択］ダイアログボックスが表示されます。

設定できるのは、［参照］ボタンをクリックして場所と名前の指定と、エクスポートの完了後にファイルを開くかどうかです。

［エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く］のチェックボックスをオンにしておくと、テーブル/クエリのデータが出力されたExcelファイルが起動します。

［データのエクスポート先の選択］ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックすると、［エクスポート操作の保存］ダイアログボックスが表示されます。

［エクスポート操作の保存］のチェックボックスをオンにすると、操作を保存できます。

［Excelに出力］を選択

［マクロツール］ウィンドウが表示されますので、マクロアクションの一覧から［メニューコマンドの実行］を選択します。

そして、［コマンド］のプルダウンメニューから［Excelに出力］を選択します。

［Excelファイルへのエクスポート］を選択した場合は、［データのエクスポート先の選択］ダイアログボックスが毎回表示されますが、［Excelに出力］の場合は出力のみです。

出力後のExcelファイルは起動します。単純にExcelに出力のみであれば、これが一番簡単かもしれません。

［メニューコマンドの実行］は、コマンドの呼び出しのみの指定になります。

メニューフォームのようにフォーム作成の基になるテーブルやクエリがない場合は使用できません。

以下の記事でも、出力ボタンを埋め込みマクロで設定する方法を解説しています。

注意65,000件以上の出力は、書式設定を保存したままエクスポートを選択すると出力できません。

関連［埋め込みマクロ］として設定もできます。

Excelへ出力するためのボタンを設置

以下の記事では、PDFの作成を［エクスポート操作の保存］をして［埋め込めマクロ］として設定する方法を解説しています。

コマンドボタンはウィザードを使って作成した場合、少し注意しなければならないことがあります。以下の記事を参照してください。