重複しないデータの個数とレコードの抽出件数を自動表示

Accessのフォームに重複しないデータの個数を表示する方法を紹介します。

下のようにフォームヘッダーのテキストボックスに部署数の重複しない個数と、現在表示されているレコード件数を表示します。

分割フォームでフィルターの抽出件数を表示できるのは便利です。

テーブルの確認

もとになるテーブルは下のようになっています。

クエリの作成

まず、テーブルを基にクエリ（Q_count）を作成します。

個数を求めたい［部署］フィールドをフィールド行に表示します。

そして、クエリプロパティを開いて、［固定の値］を［はい］に変更します。

クエリを保存します。

参考クエリプロパティは、プロパティシートを表示しておき、クエリの何もないところでダブルクリックすると表示できます。

フォームの作成

テーブルを基にフォームを作成します。

下は分割フォームです。分割フォームについては、以下の記事で解説しています。

非連結のテキストボックスを作成し、そのテキストボックスのコントロールソースに以下のように入力します。

レコードのカウント数なので［=Dcount("*","Q_count")］でもかまいません。

Dcountについての詳細は、DCount 関数（Microsoft）を参照してください。

これで重複しないデータの個数を表示することができます。

フォームビューに切り替えて確認すると、下のように表示されます。

参考デザインビューからフォームビューに切り替えるショートカットキーは［F5］キーです。

抽出されたレコード件数を自動表示

分割フォームでは、データシートビューのフィルターボタンでデータを抽出することも多いと思います。

そのき、フォームのコントロールにフィルターで抽出された件数を表示したい場合は、非連結のテキストボックスに以下のように入力します。

［Count(*)］でレコード数が表示されます。

Count 関数（Microsoft）

フォームに切り替えると、フィルターをかけていないので、すべてのレコード件数が表示されます。

データシートビューのフィルターボタンでフィルターを実行すると、抽出されたレコード数が表示されます。

以下の画像では、［出身地］フィールドで［東京］を抽出しています。

参考Count関数は、以下の記事でも使用しています。

重複しないデータを求める方法は、以下の記事でも解説しています。

以下は、Dcount関連の記事です。