Windows 8 & Office 2013 Access 2013

重複しないデータの個数とレコードの抽出件数を自動表示

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Accessのフォームに重複しないデータの個数を表示する方法を紹介します。

下のようにフォームヘッダーのテキストボックスに部署数の重複しない個数と、現在表示されているレコード件数を表示します。

分割フォームでフィルターの抽出件数を表示できるのは便利です。

分割フォーム

テーブルの確認

もとになるテーブルは下のようになっています。

テーブル

クエリの作成

まず、テーブルを基にクエリ(Q_count)を作成します。

個数を求めたい[部署]フィールドをフィールド行に表示します。

そして、クエリプロパティを開いて、[固定の値]を[はい]に変更します。

クエリを保存します。

参考クエリプロパティは、プロパティシートを表示しておき、クエリの何もないところでダブルクリックすると表示できます。

クエリのデザイン

フォームの作成

テーブルを基にフォームを作成します。

下は分割フォームです。分割フォームについては、以下の記事で解説しています。

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非連結のテキストボックスを作成し、そのテキストボックスのコントロールソースに以下のように入力します。

=Dcount("部署","Q_count")

レコードのカウント数なので[=Dcount("*","Q_count")]でもかまいません。

Dcountについての詳細は、DCount 関数(Microsoft)を参照してください。

これで重複しないデータの個数を表示することができます。

Dcount

フォームビューに切り替えて確認すると、下のように表示されます。

フォームビュー

参考デザインビューからフォームビューに切り替えるショートカットキーは[F5]キーです。

キーボード[F5]キー

抽出されたレコード件数を自動表示

分割フォームでは、データシートビューのフィルターボタンでデータを抽出することも多いと思います。

そのき、フォームのコントロールにフィルターで抽出された件数を表示したい場合は、非連結のテキストボックスに以下のように入力します。

[Count(*)]でレコード数が表示されます。

Count 関数(Microsoft)

=Count(*)

非連結のテキストボックス

フォームに切り替えると、フィルターをかけていないので、すべてのレコード件数が表示されます。

フォームビュー レコード件数

データシートビューのフィルターボタンでフィルターを実行すると、抽出されたレコード数が表示されます。

以下の画像では、[出身地]フィールドで[東京]を抽出しています。

抽出後のレコード件数

参考Count関数は、以下の記事でも使用しています。

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重複しないデータを求める方法は、以下の記事でも解説しています。

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