重複しないデータの個数とレコードの抽出件数をテキストボックスに自動表示

Accessのフォームに重複しないデータの個数を表示する方法を紹介します。

下のようにフォームヘッダーのテキストボックスに部署数の重複しない個数と、現在表示されているレコード件数を表示します。

分割フォームでフィルターの抽出件数を表示できるのは便利です。

テーブルの確認

フォームのもとになるテーブルは下のようになっています。

参考ここでは［ドキュメントウィンドウオプション］で［ウィンドウを重ねて表示する］を選択しています。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

重複しないレコードを求めるクエリの作成

まず、テーブルを基にクエリ［Q_count］を作成します。

ここでは、［都道府県］の数を求めるクエリを作成します。

個数を求めたい［都道府県］フィールドをデザイングリッドのフィールド行に表示します。

そして、クエリプロパティを開いて、［固定の値］を［はい］に変更します。

クエリを保存します。

クエリプロパティは、プロパティシートを表示しておき、クエリの何もないところでダブルクリックすると表示できます。

クエリを実行すると、以下のようになります。

参考重複しないレコードをクエリのプロパティ［固有の値］で求める方法は、以下の記事でも解説しています。

クエリでグループ化して、重複しないレコードを抽出することもできます。

レコード数をテキストボックスに自動表示

テーブルを基にフォームを作成します。

下は分割フォームです。分割フォームについては、以下の記事で解説しています。

コントロールから［テキストボックス］を選択して、フォームヘッダーへ挿入します。

もし、［テキストボックスウィザード］が表示されたら、［キャンセル］ボタンを押して閉じてください。

非連結のテキストボックスが表示されます。

参考フォームヘッダーが表示されていない場合は、ショートカットメニューから表示してください。

テキストボックスを挿入すると、既定ではラベルも一緒に挿入されます。ラベルを挿入したくない場合は、［Ctrl］キーを押しながらドラッグしてください。

テーブルの全レコード数を表示

フォームヘッダーに非連結のテキストボックスを作成し、そのテキストボックスのプロパティを開き、［コントロールソース］に以下のように入力します。

これで、テーブル［T_会員］の全レコード数を表示できます。

参考Dcountについての詳細は、DCount 関数（Microsoft）を参照してください。

クエリで求めたレコード数を表示

2つ目の非連結のテキストボックスを作成して、今度は、［=Dcount("*","Q_count")］とします。

これでクエリ［Q_count］の個数を表示することができます。

フォームビューに切り替えて確認すると、以下のように表示されます。

テーブルのレコード数が変わると、2つのテキストボックスの数値は自動で更新されます。

参考デザインビューからフォームビューに切り替えるショートカットキーは［F5］キーです。

抽出されたレコード件数を自動表示

分割フォームでは、データシートビューのフィルターボタンでデータを抽出することも多いと思います。

そのき、フォームのコントロールにフィルターで抽出された件数を表示したい場合は、非連結のテキストボックスのプロパティを開き、コントロールソースに以下を入力します。

［Count(*)］でレコード数が表示されます。

Count 関数（Microsoft）

フォームに切り替えると、フィルターをかけていないので、すべてのレコード件数が表示されます。

データシートビューのフィルターボタンでフィルターを実行すると、抽出されたレコード数が表示されます。

以下の画像では、［コース］フィールドで［VIP］のレコードを抽出しています。

テーブルのレコード数を表示している［会員数］は不要かもしれませんが、常に表示しておきたい場合などはいいと思います。

参考Count関数は、以下の記事でも使用しています。

テキストボックスや、コンボボックスでレコードを抽出する方法は、以下の記事で解説しています。

以下は、DCount関連の記事です。