Office 2019 Access 2019

フォームのオプションボタンでレポートのレコードソースを切り替え

投稿日:2020年6月7日 更新日:

1つのテーブルから、クエリを作成してデータを抽出することはよくあります。

そのクエリをもとにレポートを作成するとき、レポートのレコードソースでテーブルやクエリを指定します。

複数のクエリを作成してレポートを作成する場合、レポートのレイアウトがまったく同じであれば、フォームで表示したい内容(クエリ)を指定してレポートのレコードソースを切り替えることができます。

オブジェクトを増やしたくないというときは、おすすめです。

また、ここでは、クエリをもとにしたレポートで解説していますが、フォームの場合も同じように設定できます。

オプションボタンでレポートの内容を選択

参考ここでは[ドキュメントウィンドウオプション]で[ウィンドウを重ねて表示する]を選択しています。[ウィンドウを重ねて表示する]と[タブ付きドキュメント]の違いについては、以下の記事で解説しています。

[タブ付きドキュメント]と[ウィンドウを重ねて表示する]の違い

Access2007以降、オブジェクトを表示すると、タブ付きウィンドウで表示されるようになっています。 昔からAccessを使用している方に ...

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テーブルの確認

サンプルとして以下のようなテーブルを使います。

社員情報として、勤務先が東京都と大阪府で分けて印刷したいとします。

テーブルのデータシートビュー

クエリの作成

テーブル[T_社員]をもとに、クエリ[Q_東京]を作成します。

以下は、[勤務先]が[東京都]のレコードを抽出するクエリのデザインビューです。

[抽出条件]に[東京都]を指定しています。

テーブルの[趣味]フィールドは不要なので、追加していません。

クエリのデザインビューで抽出条件を設定

同じように大阪のクエリ[Q_ 大阪]を作成します。

クエリのデザインビューで抽出条件を設定

すべてのレコードも印刷できるように、クエリ[Q_全社員]も作成します。

[趣味]フィールドのみ追加していません。

クエリのデザインビュー

レポートの作成

クエリをもとにレポートを作成します。

クエリ[Q_全社員]を選択して、[作成]タブの[レポート]グループにある[レポート]クリックして作成します。

ほかの方法でも構いません。ウィザードを使用して作成する方法は、以下の記事で解説しています。

レポートウィザードを使って表形式のレポートを作成

Accessのテーブルやクエリを基にレポートウィザードを使用してレポートを作成することができます。 ウィザードで作成した後、より見やすいレポ ...

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[作成]タブの[レポート]グループにある[レポート]

レイアウトビューのまま、コントロールの幅などを調整して、レポートの[標題]などは、プロパティで変更します。

[デザイン]タブの[ツール]グループにある[プロパティシート]をクリックします。

プロパティは、キーボードから[F4]キーを押しても表示できます。

選択の種類が[レポート]になっていることを確認して[書式]タブの[標題]で変更します。

レポートのプロパティで標題を変更

[R_社員]という名前を付けて保存します。

レポートに名前を付けて保存

レポートのレコードソース

レポート[R_社員]をデザインビューで開いて、レポートのプロパティを表示します。

[データ]タブの[レコードソース]を確認すると、[Q_全社員]になっていると思います。

[データ]タブの[レコードソース]でレポートのレコードソースを確認

このプロパティの[レコードソース]を変更することで、レポートの内容を変更できるわけです。

[レコードソース]の▼ボタンをクリックすると、作成済みのテーブルやクエリの情報が表示されると思います。

レポートのレイアウトが同じであれば、このレコードソースを切り替えるだけで、表示する内容を変更できます。

レコードソースの変更

ここでは、そのレポートのレコードソースの内容をフォームから指定しようとするものです。

フォームにオプショングループを作成

ここでは、[作成]タブの[フォーム]グループにある[空白のフォーム]をクリックして、空白のフォームを作成します。

[作成]タブの[フォーム]グループにある[空白のフォーム]

ここでは、コントロールウィザードを使用して作成します。

オプショングループの作成

[空白のフォーム]のボタンをクリックすると、レイアウトビューで表示されます。

フォームをデザインビューに切り替えて、[デザイン]タブの[コントロール]グループにある[オプショングループ]のボタンをクリックします。

この時、[コントロールウィザードの使用]がオンになっていることを確認します。

[デザイン]タブの[コントロール]グループにある[オプショングループ]のボタン

注意もし、[オプショングループ]が見つからない場合は、[レイアウトビュー]になっていると思います。

レイアウトビューのコントロール

[デザイン]タブの[表示]グループにある[表示]ボタンから[デザインビュー]を選択してください。

ステータスバーの右下のボタンでも切り替えができます。

デザインビューに切り替え

オプショングループウィザード

ドラッグすると、[オプショングループウィザード]が表示されます。

[オプショングループウィザード]の表示

ラベル名に、表示したい名前を入力していきます。

ここでは、[東京都][大阪府][すべて]と入力します。[次へ]のボタンをクリックします。

ラベル名の入力

既定のオプションを指定するか、しないかの設定になります。既定値とは、フォームを開いた時に選択されている値のことです。

ここでは、[次のオプションを既定にする]で[すべて]を選択します。

[次へ]をクリックします。

オプショングループの既定値の設定

割り当てられている値を確認して、[次へ]をクリックします。

値の確認

オプショングループに含めるコントロールと、スタイルを選択します。

ここでは、既定のまま[オプションボタン]にします。

変更したい場合は、左側のプレビューで確認しながら選択してください。

トグルボタン(左)とチェックボックス(右)は、以下のような形になります。

トグルボタン(左)とチェックボックス(右)

オプショングループのスタイル選択

フレームの標題を入力します。

ここでは[どの情報が必要ですか?]とします。[完了]ボタンをクリックします。

オプショングループの標題を入力

フォームは、以下のようになっていると思います。

フォームのオプショングループ

フレームを選択して、フレームの名前を確認しておきます。ここでは、[フレーム0]となっています。

変更したい場合は、プロパティの[その他]タブの[名前]で変更してください。

フレームの名前を確認

参考オプションボタンの既定値は、フレームのプロパティで変更できます。

プロパティの[データ]タブにある[既定値]で変更します。

オプショングループウィザードの[次のオプションを既定にする]で[すべて]を選択したので、ここでは既定値は[3]になっていますが、[東京都]に変更したい時は[1]、[大阪府]に変更したい時は[2]にします。

[0]に設定すると、フォームを表示したときにどれも選択していない状態になります。

オプションボタンの既定値の変更

レポートを開くボタンの作成

レポートを開くためのボタンを作成します。

ここでは、ウィザードに沿って作成しますが、他の方法で作成しても構いません。

[デザイン]タブの[コントロール]グループから[ボタン]をクリックします。

[デザイン]タブの[コントロール]グループから[ボタン]

任意の位置でドラッグすると、[コマンドボタンウィザード]が表示されます。

[種類]から[レポートの操作]を選択して、[ボタンの操作]では[レポートのプレビュー]を選択します。

[次へ]をクリックします。

[種類]から[レポートの操作]と[ボタンの操作]では[レポートのプレビュー]を選択

レポートを選択します。

ここでは、1つですが、複数表示された場合は、間違えないように選択してください。

[次へ]をクリックします。

レポートの選択

コマンドボタンに表示する文字列かピクチャを選択します。

[文字列]か[ピクチャ]を選択するようになっていますが、これは完成後にプロパティで変更できます。

文字列もピクチャも両方を表示することもできます。

ここでは、[文字列]を選択して、ボタンに表示したい名前をテキストボックスに入力します。

ここでは[レポートのプレビュー]としています。

[次へ]をクリックします。

ボタンに表示する文字列を入力

ボタン名を入力します。ここでは、[印刷プレビュー]とします。

[完了]ボタンをクリックします。

ボタン名を入力

フォームにボタンが作成できました。

埋め込みマクロの修正

ボタンのプロパティの[イベント]タブを見ると、[クリック時]に[埋め込みマクロ]と表示されていると思います。

このままでもいいのですが、後から編集することを考えて修正します。

[クリック時]の[...]ボタンをクリックします。

ボタンのクリック時イベント

以下のような画面が表示されて、[レポート名]に見慣れない文字が表示されていると思います。

この文字をすべて削除します。

レポート名を削除

削除すると、テキストボックスの右側に▼ボタンが表示されるので、クリックしてプルダウンメニューから[R_社員]を選択します。

この方が分かりやすいですね。

レポート名をプルダウンから選択

[マクロツール]の[閉じる]ボタンをクリックします。

メッセージウィンドウが表示されたら、[はい]をクリックします。

マクロを閉じる

参考このコマンドウィザードで作成した時の[埋め込みマクロ]については、以下の記事で解説しています。

コマンドボタンウィザードによるボタン作成後の[埋め込みマクロ]について

Accessでは、ウィザードを使用して簡単にボタンを作成することができます。 これについては、ウィザードを使ったコマンドボタンの作成で解説し ...

続きを見る

フォームビューに切り替えて、作成したボタンの動作を確認します。

コマンドボタンの動作確認

フォームは、大きさなどを調整して、名前を付けて保存します。ここでは、[F_選択]としています。

ナビゲーションウィンドウ

レポートを開く時のイベントで設定

レポートをデザインビューで開きます。

レポートのプロパティを開いて、[イベント]タブの[開く時]の[ビルダー選択]ボタン[...]をクリックします。

[ビルダーの選択]ダイアログボックスが表示されます。

マクロビルダーか、コードビルダーで設定します。どちらで設定してもかまいません。どちらかで設定します。

レポートの開く時のイベント

[マクロビルダー]と[コードビルダー]の相違点などは以下の記事で解説しています。

マクロアクション(マクロビルダー)とVBA(コードビルダー)

Accessでは、マクロアクション(マクロの実行アクション)やVBA(Visual Basic for Applications)を使って一 ...

続きを見る

コードビルダーで設定

[ビルダーの選択]ダイアログボックスの[コードビルダー]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[ビルダーの選択]ダイアログボックス

以下のVBEの画面が表示されます。

AcceddのVBE

以下の内容を入力します。

Select Case Forms!F_選択!フレーム0
Case 1
 RecordSource = "Q_東京社員"
Case 2
 RecordSource = "Q_大阪社員"
Case 3
 RecordSource = "Q_全社員"
End Select

以下のようになります。

参考[Me.]は入力しなくても動作しますが、[Me.]と入力すると、入力候補一覧(補助メニュー)が表示されるので、スペルなどのミスは少なくなると思います。

Me.RecordSource = "Q_東京社員"

入力したコード

これで完了です。

レポートを閉じて、フォームを開いて、動作を確認してみてください。

オプションボタンで[東京都]を選択すると、クエリ[Q_東京社員]の情報が表示されます。

オプションボタンで[大阪府]を選択すると、クエリ[Q_大阪社員]の情報が表示されます。

フォームを起動して動作を確認

レポートにラベルで見出しを挿入している場合

もし、レポートヘッダーにラベルを挿入している場合は、ラベルの内容も変更したいですね。

レポートのラベル

その場合は、開く時のイベントプロシージャに追記します。

プロパティを開いて、ラベルの名前を確認します。ここでは、ラベルの名前は[ラベル40]となっています。

ラベルの名前

開く時のイベントプロシージャに、コードを追加します。

Select Case Forms!F_選択!フレーム0
Case 1
  RecordSource = "Q_東京社員"
  ラベル40.Caption = "東京"

Case 2
  RecordSource = "Q_大阪社員"
  ラベル40.Caption = "大阪"

Case 3
 RecordSource = "Q_全社員"

End Select

変更後のコード

マクロビルダーで設定

[ビルダーの選択]ダイアログボックスの[マクロビルダー]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[ビルダーの選択]ダイアログボックスで[マクロビルダー]を選択

[マクロウィンドウ]が表示されます。

[新しいアクションの追加]の▼ボタンをクリックして[If]を選択します。

[新しいアクションの追加]で[If]を選択

[If]の条件式に以下のとおり入力します。

[Forms]![F_選択]![フレーム0]=1

[If]の条件式に入力

[マクロデザイン]タブの[表示/非表示]グループにある[すべてのアクションを表示]をクリックします。

[新しいアクションの追加]の▼ボタンをクリックして、一番下までスクロールして、[値の代入]を選択します。

[マクロデザイン]タブの[すべてのアクションを表示]ボタン

[値の代入]の[アイテム]には、以下のように入力します。

[RecordSource]

[式]には以下のように入力します。ダブルクォーテーションで囲むのを忘れないようにしてください。

"Q_東京社員"

[Else If の追加]をクリックします。

[値の代入]の[アイテム]と[式]に入力

続けて、同じように[フレーム0]の値によって設定します。

同じようなマクロアクションを追加する場合は、コピー&ペーストすると効率的です。

マクロツールで既存のアクションをコピーして活用(再利用)するには

Accessでは多くのマクロアクションが使用できます。 しかし、毎回アクションを選択して入力するのは面倒ですね。 マクロアクションは、コピー ...

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以下のようになれば完成です。

マクロアクションに[Else If]を追加入力して完成

また、ラベルの内容も変更したいのであれば、続けて[値の代入]アクションを追加して入力します。

[値の代入]の[アイテム]には、以下のように入力します。

[ラベル40].[Caption]

[値の代入]の[式]には、以下のように入力します。

"東京"

レポートのラベル名を変更したい場合のマクロアクション

マクロアクションの設定が終わったら、上書き保存して[マクロウィンドウ]を閉じます。

[マクロウィンドウ]の[上書き保存]と [閉じる]ボタン

レポートのプロパティ[開く時]イベントには、[埋め込みマクロ]と表示されます。

マクロビルダー設定後のプロパティ

参考印刷するレコードがない場合にメッセージを表示するには、レポートの[空データ時]イベントで設定します。

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レポートを最大化で開くには

印刷プレビューを最大化で開くには、レポートの[読み込み時]のイベントで設定します。

レポートの[読み込み時]イベント

[ビルダーの選択]ダイアログボックスの[マクロビルダー]を選択して、[マクロウィンドウ]を開きます。

[ビルダーの選択]ダイアログボックスで[マクロビルダー]を選択

[新しいアクションの追加]で[ウィンドウの最大化]を選択して保存します。

マクロアクション[ウィンドウの最大化]

参考Accessでオプションボタンを作成する方法は、以下の記事でも解説しています。

オプショングループの作成と選択したデータの保存

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