氏名フィールドを姓と名に分割して新しいテーブルを作成する方法

テーブルに、姓と名がスペースで区切られた［氏名］フィールドがある場合、クエリを使って［姓］と［名］のフィールドに分割できます。

この記事では、

1. InStr 関数でスペースの位置を取得
2. Left 関数と Mid 関数で姓と名を切り出す
3. 作成したクエリをもとに新しいテーブルを作成する

という流れで解説します。

テーブルの［氏名］フィールド

サンプルとして、以下のようなテーブル［T_man］を使用します。

［氏名］フィールドの［姓］と［名］の間は、半角スペースと全角のスペースが混在しています。

学習用として、意図的に混在させています。

参考ここでは［ドキュメントウィンドウオプション］で［ウィンドウを重ねて表示する］を選択しています。［ウィンドウを重ねて表示する］と［タブ付きドキュメント］の違いについては、以下の記事で解説しています。

クエリの作成

テーブル［T_man］をもとにクエリを作成して、［氏名］フィールドをデザイングリッドへドラッグします。

そして、2列目と3列目のフィールドには以下のように入力します。

今回使用している式は、半角スペース・全角スペースが混在しているデータでも正しく動作します。

参考デザイングリッドのフィールドに入力する時は、ズームウィンドウを使用すると楽に入力できます。

［ズーム］ウィンドウを表示して入力

または、クエリデザインのフォントサイズを大きくする方法もあります。

クエリのデザインビューで［テーブルの追加］やショートカットメニューから［テーブルの表示］をクリックすると、Microsoft 365のAccessとAccess 2021以降では［テーブルの追加］作業ウィンドウとして表示されます。

クエリデザインの「テーブルの追加」は作業ウィンドウに表示される

InStr関数・Left関数・Mid関数について

3つの関数について少し解説します。

まず、InStr関数を使って空白の位置を求めます。

求めた位置を元にして、Left関数で空白の手前までを取り出したものが［姓］、Mid関数で空白の後ろを取り出せば［名］となります。

InStr（インストリング）関数

InStr関数とは、ある文字列の中から指定された文字列を検索して、最初に見つかった文字位置（文字数）を返す関数です。

インエスティーアールと読むこともあります。

InStr(開始位置, 文字列, 検索文字列, 比較モード)

［開始位置］と［比較モード］は省略可

InStr 関数 - Microsoft サポート（Microsoft）

Left（レフト）関数

Left関数は、文字列の左端から指定した文字数分の文字列を返します。

Left(文字列, 文字数)

空白スペースは不要なので-1ですね。

Left 関数 - Microsoft サポート（Microsoft）

Mid（ミッド）関数

Mid関数は、文字列の開始位置から指定した文字数分の文字列を返します。

Mid(文字列, 開始位置, 文字数)

［文字数］は省略可（文字数を省略した場合は、開始位置以降全てを取り出します）

開始位置より1つ右からなので+1ですね。

Mid 関数 - Microsoft サポート（Microsoft）

参考InStr関数は便利な関数ですが、Excelのワークシート関数にはありません。VBAでは使用します。

クエリの実行

作成したクエリを実行すると、［姓］フィールド、［名］フィールドに正しく分割されて表示されます。

デザインビューで［氏名］フィールドの［表示］をオフにすると、

データシートビューは、以下のように姓と名だけのスッキリした表示になります。

参考分割ではなく、文字列をつなげたい場合は、フィールドを［&］（アンパサンド）で結合します。

作成したクエリからテーブルを作成

アクションクエリでテーブルを作成するのもいいと思います。

テーブルを作成するには、［ID］フィールドもあったほうがいいと思いますので、デザイングリッドに［ID］を追加します。

［デザイン］タブの［クエリの種類］グループにある［テーブルの作成］をクリックします。

［テーブルの作成］ダイアログボックスが表示されます。

［テーブル名］のテキストボックスに任意の名前を入力して［OK］ボタンをクリックします。

ここでは、［T_氏名］とします。

［デザイン］タブの［結果］グループにある［実行］ボタンをクリックします。

以下のメッセージウィンドウが表示されますので、［はい］をクリックします。

ナビゲーションウィンドウにテーブル［T_氏名］が追加されています。

作成したテーブル作成クエリは必要であれば、保存しておくといいと思います。

アクションクエリは、ダブルクリックするだけで実行されますので、気を付けてください。

参考アクションクエリ［テーブルの作成］については、以下の記事でも解説しています。

Excelで姓と名に分ける方法もあります。

テーブル［T_man］をそのままExcelに出力して、Excelで姓と名に分けることもできます。

Excelのワークシートで氏名の列を姓と名に分割するには、区切り位置指定ウィザードを使用すると便利です。

Excel 2013以降のバージョンでは、フラッシュフィルという機能を利用して分割することもできます。

下記記事内の氏名を姓と名に分割で解説しています。

Excelでも関数を使って、分割できます。

Excel 2024とMicrosoft 365のExcelでは、新関数［TEXTBEFORE］［TEXTAFTER］［TEXTSPLIT］を使って、文字列をより簡単に抜き出したり分割することもできます。

Power Queryで分割することもできます。

AccessからExcelへ出力するコマンドボタンの設定は、以下の記事で解説しています。