AccessのデータをWordへ出力

AccessのデータをWordへ出力するには、一度［RTF］ファイルへ出力します。

出力したRTFファイルは、Wordで表示されるので、編集後、Word文書で保存します。

参考ここでは、ウィンドウは重ねて表示する設定にしています。

テーブルまたはクエリを選択してエクスポート

Accessデータベースを開いて、出力したいテーブル、またはクエリを選択します。

ここでは、以下の記事で作成したクエリ［Q_一般］を出力します。

デザイングリッドにテーブル［T_顧客］のすべてのフィールドを表示して、［コース］の［抽出条件］に［"一般"］と入力します。

データシートビューで確認すると、以下のように［一般］コースのレコードのみが表示されます。

作成したクエリは、［Q_一般］という名前で保存します。

［外部データ］タグの［Word］を選択

ナビゲーションウィンドウのクエリ［Q_一般］を選択します。

［外部データ］タブの［エクスポート］グループにある［その他］から［Word］をクリックします。

参考ナビゲーションウィンドウのオブジェクトは、［アイコン］表示にしています。

表示形式は、ナビゲーションウィンドウの上部で右クリックして、表示形式のサブメニューから変更できます。

エクスポート-RTFファイル

エクスポート-RTFファイルが表示されます。

エクスポート先とファイル名を指定します。

［エクスポート完了後にエクスポート先のファイルを開く］のチェックボックスをオンして［OK］ボタンをクリックします。

以下のRTFファイルが表示されます。

タイトルバーを見ると、［Q_一般.rtf［互換モード］］と表示されています。

キーボードから［F12］キーを押して、［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示します。

［名前を付けて保存］ダイアログボックスで、ファイル名と保存先を確認して［保存］ボタンをクリックします。

以下のメッセージウィンドウが表示されますので［OK] ボタンをクリックします。

タイトルバーを見ると、［Q_一般.docx］となっています。

エクスポート操作の保存

Accessでは、［エクスポート操作の保存］ウィンドウが表示されていると思います。

［エクスポート操作の保存］のチェックボックスをオンにして、任意の名前を付けて［エクスポートの保存］をクリックします。

保存したエクスポート操作を実行するには

再度、エクスポートを実行するには、［外部データ］タブの［エクスポート］グループにある［保存済みのエクスポート操作］をクリックします。

［データタスクの管理］の［保存済みのエクスポート操作］タブが表示されます。

エクスポート操作を選択して、［実行］ボタンをクリックします。

参考エクスポート操作を保存しておくと、マクロ作成や、埋め込みマクロで利用できます。

フォームにボタンを作成して登録しておくと便利です。

埋め込みマクロとして設定する方法は、以下の記事で解説しています。

PDFの作成を［エクスポート操作の保存］をして［埋め込めマクロ］として設定する方法も解説しています。

Wordの表を編集

Wordに表をそのまま保存すると、一行目に表が作成されています。

そのままでも構わないかもしれませんが、少し編集しておくと後の操作が楽になります。

表の上にカーソルを表示

表の上に段落記号を表示したい場合は、一行目の先頭セルの文字列の前にカーソルを置いて［Enter］キーを押します。

そうすると、表の上にカーソルが表示されます。

タイトル行の繰り返し

Word文書は2ページですが、2ページ目にはタイトル行がありません。

タイトル行を設定するには、1ページ目のタイトル行内にカーソルを置いて、［レイアウト］タブの［データ］グループにある［タイトル行の繰り返し］をクリックします。

2ページ目にもタイトル行が表示されるようになります。

赤の波線を非表示にする方法は、以下で解説しています。

［入力ミス？］の赤線は、［自動文章校正］をオフにすると、非表示になります。例外設定の方がおすすめです。

表の操作については、以下の記事が参考になると思います。

参考AccessとWordを並べて表示して、Accessのデータをドラッグで取り込むこともできます。とても簡単です。

同じ表として表示されますが、テーブル名やクエリ名が先頭行に表示されます。また、表のタイトル行は繰り返されます。

また、表の編集についても解説しています。