Wordの文書にAccessのテーブルやクエリのデータを貼り付ける

Wordの文書にAccessのテーブルやクエリの情報をコピーしたいという場合の方法です。

コピー＆ペーストの操作をしなくても、ナビゲーションウィンドウからドラッグするだけでコピーできます。

また、特定の情報のみをコピーして貼り付けることもできます。

文書とデータベースを並べる

まず、Accessのデータを貼り付けしたい文書を開きます。既存の文書でもかまいませんが、ここでは新規文書に取り込みます。

取り込み位置にカーソルをおきます。

できれば、［Enter］キーを押して、1つ段落記号を表示しておきます。

表として貼り付けされるので、表の上には段落記号があったほうが編集はしやすくなります。Wordで表を挿入する場合のお作法として癖をつけておくと便利です。

AccessのデータベースをWordの横に並べます。

Accessデータべースをダブルクリックして、フォームが起動する場合は、［Shift］キーを押したままダブルクリックすると、開発者モードで開くことができます。

ナビゲーションウィンドウのオブジェクトは、表示が異なる場合があるかもしれません。

表示形式は、ナビゲーションウィンドウの上部で右クリックして、表示形式のサブメニューから変更できます。

ここでは、［アイコン］を選択しています。

Wordの文書とデータベースを並べます。Accessのテーブルは開かなくても構いません。

ナビゲーションウィンドウのテーブルを文書へドラッグ

テーブル、または、クエリを文書の任意の位置へドラッグします。

これで完了です。Wordの表として、活用できます。

先頭行には、Accessのテーブル名が表示されます。

50件のデータベースですが、タイトル行の繰り返しもオンになっていて、2ページ、3ページ目にもタイトル行が表示されています。

赤の波線を非表示にする方法は、以下で解説しています。

［入力ミス？］の赤線は、［自動文章校正］をオフにすると、非表示になります。例外設定の方がおすすめです。

表の編集

文書にコピーした表を編集するには、表内で右クリックしたときのミニツールバーから操作できます。

例えば、［ふりがな］の列を削除したい場合は、ふりがなの列のセルで右クリックして、［削除］から［列の削除］をクリックします。

以下のように列が削除されます。

表の先頭行の塗りつぶしを［なし］にたいのであれば、一行目を選択してミニツールバーの［塗りつぶし］から［色なし］を選択します。

［表ツール］の［レイアウト］タブのコマンドでさまざまな操作ができます。

表の操作については、以下の記事が参考になると思います。

また、文書の一行目に表を挿入して、表の上にカーソルを表示したい場合の方法は、以下で解説しています。

データベースの一部をコピーして貼り付け

Accessのテーブルのすべてではなく、一部の情報をコピーしたい場合の方法です。

テーブル、または、クエリをデータシートビューで表示して、レコードを選択してコピーします。

そして、Wordに切り替えて貼り付けします。タイトルもコピーされます。

貼り付け後、右下に現れる［貼り付けのオプション］で［テキストのみ保持］を選択して、貼り付けることもできます。

上記のようなタブで区切られた文字列は、［文字列を表にする］機能で表にできます。

また、フィールドを選択して貼り付けすることもできます。

Accessのセルやレコード、フィールドの選択方法については、以下で解説しています。

参考Accessのテーブルやクエリは、Excelのワークシートにもドラッグで貼り付けることができます。

AccessからWordへエクスポートする方法は、以下で解説しています。

同じ表で出力されますが、テーブル名やクエリ名は表示されませんし、タイトル行は繰り返されません。

エクスポート操作を保存しておくと便利です。