差し込み文書を使って同じメールを複数の人に一括送信

Wordで同じ内容のメールを複数の人へまとめて送信する方法です。

Wordでメール本文となる文書を作成し、その文書を開いて［差し込み文書］を利用して送信することができます。

また、［既存のリストを使用］して送信するには、メールアドレスを入力したアドレス帳などのリストも必要です。

Wordと同じバージョンのOutlookと連携して送信されます。

参考差し込み印刷用のリストを作成するときの注意点などは、以下の記事で解説しています。

差し込み印刷の開始

メール本文となるWord文書を開いて、［差し込み文書］タブをクリックします。

［差し込み印刷の開始］グループにある［差し込み印刷の開始］から［電子メールメッセージ］をクリックします。

Webレイアウト表示になりますが、［印刷レイアウト］表示でも構いません。

［表示］タブの［文書の表示］グループから確認してください。

既存のリストを選択してフィールドを挿入

ここでは、［宛先の選択］の［既存のリストを使用］をクリックして、目的のファイルを指定します。

差し込みフィールドを挿入する位置にカーソルを置き、［差し込みフィールドの挿入］から［会社名］をクリックします。

同じようにレイアウトを考えながら、［差し込みフィールドの挿入］からフィールドを差し込んでいきます。

参考差し込みフィールドの挿入で列番号などが表示される場合は、指定したリストを見直してみてください。

以下の記事で解説しています。

プレビューで確認してメッセージを送信

［結果のプレビュー］をクリックします。

そして、［次のレコード］ボタンをクリックして、確認していきます。

［完了と差し込み］から［電子メールメッセージの送信］をクリックします。

［電子メールに差し込み］ダイアログボックスが表示されます。

［宛先］の▼をクリックして、リストのメールアドレスフィールドを指定します。

［件名］は、直接入力します。

［メール形式］は、［書式なし］、［添付］、［HTML］から選択します。

CCやBCCの設定はできません。

送信すると、Outlookの送信済みアイテムに保存されます。

注意［HTML］メールは、問題ないのですが、［書式なし］を選択すると、確認メッセージが表示されたり、送信ができなかったりします。

できれば、［HTML］を選択してで送信されることをお薦めします。

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また、おかしな現象が発生しました。

今日は、［HTML］形式のみ送信することができず、［書式なし］と［添付］では送信することができました。

同じWord2010とOutlook2010です。

［書式なし］を選択して送信すると、

下のようなメッセージウィンドウが表示されます。

［許可］ボタンをクリックします。

次も［許可］ボタンをクリックします。

メッセージは、Outlookの［送信済みアイテム］に保存されています。

どうして、今回は［HTML］で送信できなかったのかはわかりません。

何が原因なのでしょう？

ネットで検索すると不具合はいろいろあるようですね。

以下は、Microsoftのサイトです。

宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する - Microsoft サポート（Microsoft）

関連以下は、差し込み印刷に関する記事です。

以下は、宛名ラベル作成の記事です。

Word2016での解説です。（ウィザードを使用しての作成方法を図説）

Word for Mac 2011での解説です。

Accessでも作成できます。Access2016での解説です。