差し込み印刷用のデータ（リスト）を作成

Excelで住所録を作成される方は多いと思います。

しかし、その住所録はExcelにデータ（リスト）として認識されているでしょうか？

住所録はExcelにデータ（リスト）として認識されるように作成しておくと、後々便利です。

データのみの表を作成するか、データ範囲に名前を付ける方法があります。

セル番地が表示される事例

例えば、Wordの差し込み印刷で、Excelで作成した住所録やデータを差し込みたいという場合は多いと思います。

その時、指定したExcelのデータがExcelが認識するデータとなっていなければ、思うように操作できないことがあります。

Wordの差し込み印刷でExcelの住所録を指定したのはいいけど、下のように［差し込みフィールドの挿入］で項目名ではなくセル番地が表示されてしまうことがあります。

本来であれば、下のように表示されると分かりやすいですね。

フィールドの挿入は、［差し込み文書］タブの［文書入力とフィールドの挿入］グループにもあります。

フィールドの挿入にセル番地が表示される理由

なぜ見出し（項目名）ではなく、セル番地が表示されるかというと、元データとなるExcelの表に問題があるからです。

よくあることなのですが、Excelで表を作成する時、印刷イメージを重視して作業されることがあります。

下のような表ですね。

一行目にタイトルがあって、作成者や日付が右上にあってというような表です。

また、タイトル行は［結合して中央揃え］にされています。

上の表を差し込み印刷のリストとして挿入されると、［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスでは、セル番地が表示されてしまいます。

上の住所録を差し込み印刷用のリストとするには、上の表を少し編集すると解決することができます。

参考上記のような表をフィルタモードにすると、意図しないセルにフィルターボタンが表示されてしまうことがあります。

以下の記事に解決方法を解説しています。

シートをコピーしてデータのみの表を作成する

表を作成しているシートをコピーします。

シート見出しを［Ctrl］キーを押しながら、右へドラッグするといいですね。

そして、一行目が見出しとなるように余分な箇所は削除します。

ここでは、タイトルと日付が入力された1行目と2行目を削除します。

シート名は分かりやすい名前に変更しておきます。

これでOKです。

Wordの差し込み印刷では、［住所録］シートを指定します。

参考以下の記事では、Microsoftの住所録をダウンロードして、効率よく入力できるようにカスタマイズする方法を解説しています。既存の住所録でも役立つ内容があると思います。

データ範囲に名前を付ける

もう一つの方法です。

表の中でリストの範囲を指定します。

見出し行を含んだ範囲を選択します。

タイトルなどは選択しません。

そして、［名前ボックス］に分かりやすい名前を付けます。

その方法です。

［名前ボックス］には、アクティブセルのセル番地が表示されていると思います。

［名前ボックス］をクリックすると、反転します。

そのまま入力します。

ここでは、［リスト］という名前にします。

文字を確定した後、再度　［Enter］キーを押します。

名前を付けた範囲の確認

確認のため、表以外のセルをアクティブにして、範囲選択を解除します。

そして、［名前ボックス］の▼をクリックします。

［リスト］という名前が表示されると思います。

［リスト］をクリックします。

下のように住所録のデータの部分が選択されていれば問題ありません。

参考テーブルに変換すると自動拡張されるので便利なのですが、差し込み印刷の［テーブルの選択］ダイアログボックスに、テーブル名は表示されません。

ただし、範囲に名前を付けた後に、テーブルに変換すると、差し込み印刷でもデータの拡張（テーブルの機能）はできます。

Wordの差し込み印刷での選択

Wordの差し込み印刷で、Excelを指定すると［テーブルの選択］には、名前定義した［リスト］という名前が表示されますので、それを選択します。

［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスでは、項目名が表示されます。

差し込み印刷ウィザードも参照していただくと分かりやすいと思います。

これでもうまく行かない場合は、テーブルやピボットテーブルに変換する時の注意点の記事も読んでいただくと、解決できるヒントがあるかもしれません。

データ範囲に名前を付けておくと、関数で使用することもできます。

参考名前を削除する場合は、［名前の管理］ダイアログボックスで行います。

名前の管理ダイアログボックスを表示するショートカットキーは、［Ctrl］+［F3］です。以下の記事で解説しています。

関連差し込み印刷に関する記事です。

また、ラベル印刷については、バージョンごとに解説しています。

Excelで作成したアドレス帳をもとに宛名ラベルを作成する方法です。

Word2003での解説です。

Word2007での解説です。

Word2010での解説です。

Word for Mac 2011での解説です。