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差し込み印刷用のデータを作成

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Excelで住所録を作成される方は多いと思います。しかし、その住所録はExcelにデータとして認識されているでしょうか?例えば、Wordの差し込み印刷で、Excelで作成した住所録やデータを差し込みたいという場合は多いと思います。その時、指定したExcelのデータがExcelが認識するデータとなっていなければ、思うように操作できないこともあります。

Wordの差し込み印刷でExcelの住所録を指定したのはいいけど、下のように項目名ではなくセル番地が表示されてしまうことがあります。

差し込み印刷ウィザード

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差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

本来であれば、下のように表示されると分かりやすいですね。
挿しこみフィールドの挿入ダイアログボックス

なぜ見出し(項目名)ではなく、セル番地が表示されるかというと、元データとなるExcelの表に問題があるからです。

よくあることなのですが、Excelで表を作成する時、印刷イメージを重視して作業されることがあります。下のような表ですね。一行目にタイトルがあって、作成者や日付が右上にあってというような表です。また、タイトル行は[結合して中央揃え]にされていますね。
住所録

上の表を差し込み印刷のリストとして挿入されると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスでセル番地が表示されてしまいます。上の住所録を差し込み印刷用のリストとするには、上の表を少し編集すると解決することができます。

シートをコピーしてデータのみの表を作成する

表を作成しているシートをコピーします。そして、一行目が見出しとなるように余分な個所は削除します。ここでは、タイトルと日付が入力された1行目と2行目を削除します。シート名は分かりやすい名前に変更しておきます。これでOKです。Wordの差し込み印刷では、「住所録」シートを指定します。
シートをコピーして編集

データ範囲に名前を付ける

もう一つの方法です。表の中でリストの範囲を指定します。見出し行を含んだ範囲を選択します。タイトルなどは選択しません。
データ範囲を選択

そして、名前ボックスに分かりやすい名前を付けます。
その方法です。名前ボックスには、アクティブセルのセル番地が表示されていると思います。
名前ボックス

名前ボックスをクリックすると、反転します。そのまま入力します。
名前ボックス

ここでは、「リスト」という名前にします。文字を確定した後、再度 Enterキーを押します。
範囲に名前をつける

確認のため、表以外のセルをアクティブにして、範囲選択を解除します。そして、名前ボックスの▼をクリックします。
名前ボックス

「リスト」という名前が表示されると思います。
データ範囲の名前

「リスト」をクリックします。下のように住所録のデータの部分が選択されれば問題ありません。
範囲が選択される

Wordの差し込み印刷で、Excelを指定すると[テーブルの選択]には、名前定義した「リスト」という名前が表示されますので、それを選択します。
テーブルの選択

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスでは、項目名が表示されます。
差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

差し込み印刷ウィザードも参照していただくと分かりやすいと思います。

差し込み印刷ウィザード

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これでもうまく行かない場合は、テーブルやピボットテーブルに変換する時の注意点も読んでいただくと、解決できるヒントがあるかもしれません。

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