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差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Excelで住所録を作成される方は多いと思います。

しかし、その住所録はExcelにデータ(リスト)として認識されているでしょうか?

住所録はExcelにデータ(リスト)として認識されるように作成しておくと、後々便利です。

データのみの表を作成するか、データ範囲に名前を付ける方法があります。

セル番地が表示される事例

例えば、Wordの差し込み印刷で、Excelで作成した住所録やデータを差し込みたいという場合は多いと思います。

その時、指定したExcelのデータがExcelが認識するデータとなっていなければ、思うように操作できないことがあります。

Wordの差し込み印刷でExcelの住所録を指定したのはいいけど、下のように[差し込みフィールドの挿入]で項目名ではなくセル番地が表示されてしまうことがあります。

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差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

本来であれば、下のように表示されると分かりやすいですね。

挿しこみフィールドの挿入ダイアログボックス

なぜ見出し(項目名)ではなく、セル番地が表示されるかというと、元データとなるExcelの表に問題があるからです。

よくあることなのですが、Excelで表を作成する時、印刷イメージを重視して作業されることがあります。

下のような表ですね。

一行目にタイトルがあって、作成者や日付が右上にあってというような表です。

また、タイトル行は[結合して中央揃え]にされていますね。

住所録

上の表を差し込み印刷のリストとして挿入されると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスでは、セル番地が表示されてしまいます。

上の住所録を差し込み印刷用のリストとするには、上の表を少し編集すると解決することができます。

シートをコピーしてデータのみの表を作成する

表を作成しているシートをコピーします。

シート見出しを[Ctrl]キーを押しながら、右へドラッグするといいですね。

そして、一行目が見出しとなるように余分な箇所は削除します。

ここでは、タイトルと日付が入力された1行目と2行目を削除します。

シート名は分かりやすい名前に変更しておきます。

これでOKです。

Wordの差し込み印刷では、「住所録」シートを指定します。

シートをコピーして編集

参考以下の記事では、Microsoftの住所録をダウンロードして、効率よく入力できるようにカスタマイズする方法を解説しています。既存の住所録でも役立つ内容があると思います。

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データ範囲に名前を付ける

もう一つの方法です。

表の中でリストの範囲を指定します。

見出し行を含んだ範囲を選択します。

タイトルなどは選択しません。

データ範囲を選択

そして、[名前ボックス]に分かりやすい名前を付けます。

その方法です。

[名前ボックス]には、アクティブセルのセル番地が表示されていると思います。

名前ボックス

[名前ボックス]をクリックすると、反転します。

そのまま入力します。

名前ボックス

ここでは、「リスト」という名前にします。

文字を確定した後、再度 [Enter]キーを押します。

範囲に名前をつける

確認のため、表以外のセルをアクティブにして、範囲選択を解除します。

そして、[名前ボックス]の▼をクリックします。

名前ボックス

[リスト]という名前が表示されると思います。

データ範囲の名前

[リスト]をクリックします。

下のように住所録のデータの部分が選択されていれば問題ありません。

範囲が選択される

Wordの差し込み印刷での選択

Wordの差し込み印刷で、Excelを指定すると[テーブルの選択]には、名前定義した[リスト]という名前が表示されますので、それを選択します。

テーブルの選択

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスでは、項目名が表示されます。

差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

差し込み印刷ウィザードも参照していただくと分かりやすいと思います。

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