差し込み印刷の【名簿】でリスト分のテキストボックスを簡単作成

Wordの差し込み印刷にある［名簿］という機能を使うと、フィールドを差し込んだテキストボックスを1つ作成して新規文書に差し込むと、リスト全件分のテキストボックスを作成することができます。

任意のサイズのカードなどを簡単に作成できます。

横書きテキストボックスの作成

新規文書にテキストボックスを挿入します。

［挿入］タブをクリックして、右端にある［テキスト］グループの［テキストボックス］をクリックします。

横書きテキストボックスを1つ描画します。

または、［挿入］タブの［図形］をクリックして、テキストボックスをクリックして描画します。

テキストボックスのレイアウトを行内に変更

重要なことです。

差し込み印刷の［名簿］を使用する場合は、必ず［行内］にします。

テキストボックスを選択すると、右上に［レイアウトオプション］が表示されます。

それをクリックして、［行内］をクリックします。

テキストボックスの編集

テキストボックスに文字を入力します。

テキストボックスに文字を入力

ここでは、以下のように入力します。

フォントサイズは20ポイントにしています。

塗りつぶしを設定

テキストボックスに色をつけます。

テキストボックスを選択して、［書式］タブにある［図形の塗りつぶし］をクリックして、任意の色を選択します。

マウスでポイントするだけで、確定後の結果を確認できます。

リアルタイムプレビューという機能です。

確定前に結果を確認できるため、繰り返し設定しなおす手間を省くことができます。

画像の挿入

図形を挿入します。

テキストボックスの外に画像を挿入して、その画像のレイアウトを［前面］に変更して、テキストボックス内へ配置します。

テキストボックスの外（テキストボックスの右下）にカーソルがあることを確認します。

［Enter］キーを押します。

カーソルが2行目に現れると思います。

画像は、カーソルの位置に挿入されるので、気をつけてくださいね。

［挿入］タブの［画像］をクリックして、画像を挿入します。

カーソルの位置に画像が挿入されます。

画像の大きさを調整します。

画像の右上にある［レイアウトオプション］をクリックして、［前面］に変更します。

画像をテキストボックス内に移動させます。

これでテキストボックスは、完成ですね。

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差し込み印刷の開始

差し込むリストの確認

テキストボックスに差し込むリストは、Excelで作成したリストです。

範囲に［リスト］という名前を付けています。

差し込み印刷時のリストの作成については、以下の記事で解説しています。

差し込み印刷をする場合、リストの作成も重要です。

［差し込み印刷の開始］から［名簿］を選択

［差し込み文書］タブをクリックします。

［差し込み印刷の開始］グループにある［差し込み印刷の開始］をクリックして、メニューの中から［名簿］をクリックします。

何も変わらないように見えますが、大丈夫です。

再度、［差し込み印刷の開始］をクリックして、メニューの［名簿］が有効になっていればOKです。

宛先の選択

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［宛先の選択］をクリックして、［既存のリストを使用］をクリックします。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されます。

目的のリストがあるフォルダを開いて、ファイルを選択して［開く］ボタンをクリックします。

［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されたら、名前をつけた［リスト］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

念のために［先頭行をタイトル行として使用する］のチェックボックスがオンになっていることも確認してください。

差し込みフィールドの挿入

作成済みのテキストボックスにフィールドを差し込みます。

まず、テキストボックスの様の前にカーソルをおきます。

［差し込み文書］タブの［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。

参考この［差し込みフィールドの挿入］ボタンは、上部をクリックすると、［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスが表示されます。

ボタンの下部をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。

ここでは、ボタンの下部をクリックします。

テキストボックスには、下のようにフィールドが挿入されます。

空白スペースを1つ挿入して、続けて［名］フィールドを挿入します。

これで準備OKです。

結果のプレビューで確認

［差し込み文書］タブの［結果のプレビュー］ボタンをクリックすると、リストの先頭の氏名が挿入されて確認することができます。

［結果のプレビュー］は、オンのままでも、再度クリックしてオフにしても構いません。

［個々のドキュメントの編集］で新規文書へ差し込み

［差し込み文書］タブの右端にある［完了と差し込み］をクリックします。

メニューの中から、［個々のドキュメントの編集］をクリックします。

［新規文書への差し込み］ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、［すべて］を選択して、［OK］ボタンをクリックします。

必要なレコードの分を差し込んでも構いません。

新規文書にリスト分のテキストボックスが作成されます。

参考1レコードごとに改ページされるわけではありません。

［名簿］は、一覧として表示されます。

ですから、テキストボックスの間隔を空けたい場合は、フィールドを挿入した文書で、改行を追加するなどして書き出してください。

また、テキストボックスが複数表示されなかったら、テキストボックスのレイアウトが［行内］になっているかを確認してください。

注意また、［名簿］では、フィールドを差し込んだ文書で印刷を開始しようとしても、下のメッセージウィンドウが表示されて印刷することはできません。

必ず、［個々のドキュメントの編集］をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

フィールドを差し込んだ文書で、［差し込み文書］タブの［完了と差し込み］をクリックします。

［文書の印刷］をクリックします。

［プリンターに差し込み］ダイアログボックスが表示されます。

［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

下のメッセージウィンドウが表示されます。

もし、間違って［文書の印刷］をクリックしてしまい、上記メッセージウィンドウが表示されたら、［OK］ボタンをクリックして閉じてください。

必ず、［個々のドキュメントの編集］をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

［はい］ボタンをクリックすると、再編集することができます。

おすすめ差し込み印刷の［名簿］を使って、一覧表も作成することができます。

関連差し込み印刷ウィザードを使用して、宛名ラベルを作成する方法も解説しています。

また、画像を差し込む方法も解説しています。

以下は、宛名ラベルの解説です。

Word2003での解説です。

Word2007での解説です。

Word2010での解説です。

Word for Mac 2011での解説です。

Accessでも作成できます。

Access2016での解説です。