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差し込み印刷の[名簿]でリスト分のテキストボックスを簡単作成

投稿日:2017年12月27日 更新日:

Wordの差し込み印刷にある[名簿]という機能を使って、フィールドを差し込んだテキストボックスを1つ作成して新規文書に差し込むと、リスト全件分のテキストボックスを作成することができます。

任意のサイズのカードなどを簡単に作成できます。

名簿を使用してテキストボックスをリスト分作成(完成後)

横書きテキストボックスの作成

新規文書にテキストボックスを挿入します。

[挿入]タブをクリックして、右端にある[テキスト]グループの[テキストボックス]をクリックします。

[挿入]タブの[テキストボックス]

横書きテキストボックスを1つ描画します。

テキストボックスの作成

任意の場所にテキストボックスを挿入します。

図形やオブジェクトにテキストを追加するときなど、必要なサイズのテキストボックスを簡単に作成できます。

横書きテキストボックスの挿入

または、[挿入]タブの[図形]をクリックして、テキストボックスをクリックして描画します。

図形からテキストボックスを挿入

参考図形とテキストボックスについては、以下の記事で解説しています。

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テキストボックスのレイアウトを行内に変更

重要なことです。

差し込み印刷の[名簿]を使用する場合は、必ず[行内]にします。

テキストボックスを選択すると、右上に[レイアウトオプション]が表示されます。

それをクリックして、[行内]をクリックします。

テキストボックスのレイアウトオプション

テキストボックスの編集

テキストボックスに文字を入力します。

テキストボックスに文字を入力

ここでは、以下のように入力します。

フォントサイズは20ポイントにしています。

テキストボックスに文字を入力

塗りつぶしを設定

テキストボックスに色をつけます。

テキストボックスを選択して、[書式]タブにある[図形の塗りつぶし]をクリックして、任意の色を選択します。

マウスでポイントするだけで、確定後の結果を確認できます。

リアルタイムプレビューという機能です。

確定前に結果を確認できるため、繰り返し設定しなおす手間を省くことができます。

塗りつぶしの設定

画像の挿入

図形を挿入します。

テキストボックスの外に画像を挿入して、その画像のレイアウトを[前面]に変更して、テキストボックス内へ配置します。

テキストボックスの外(テキストボックスの右下)にカーソルがあることを確認します。

[Enter]キーを押します。

カーソルが2行目に現れると思います。

カーソルの位置を確認

画像は、カーソルの位置に挿入されるので、気をつけてくださいね。

[挿入]タブの[画像]をクリックして、画像を挿入します。

画像の挿入

カーソルの位置に画像が挿入されます。

画像の大きさを調整します。

画像の右上にある[レイアウトオプション]をクリックして、[前面]に変更します。

画像のレイアウトオプション

画像をテキストボックス内に移動させます。

これでテキストボックスは、完成ですね。

テキストボックスの完成

差し込み印刷の開始

まず、テキストボックスに差し込むリストを確認します。

差し込むリストの確認

テキストボックスに差し込むリストは、Excelで作成したリストです。

範囲に[リスト]という名前を付けています。

リストの確認

差し込み印刷時のリストの作成については、以下の記事で解説しています。

差し込み印刷をする場合、リストの作成も重要です。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

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[差し込み印刷の開始]から[名簿]を選択

[差し込み文書]タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの中から[名簿]をクリックします。

差し込み印刷の開始 名簿

何も変わらないように見えますが、大丈夫です。

再度、[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの[名簿]が有効になっていればOKです。

宛先の選択

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]をクリックして、[既存のリストを使用]をクリックします。

宛先の選択

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

目的のリストがあるフォルダを開いて、ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。

[データファイルの選択]ダイアログボックス

[テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されたら、名前をつけた[リスト]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

念のために[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認してください。

[テーブルの選択]ダイアログボックス

差し込みフィールドの挿入

作成済みのテキストボックスにフィールドを差し込みます。

まず、テキストボックスの様の前にカーソルをおきます。

テキストボックスのカーソルの位置

[差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

参考この[差し込みフィールドの挿入]ボタンは、上部をクリックすると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。

ボタンの下部をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。

ここでは、ボタンの下部をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

テキストボックスには、下のようにフィールドが挿入されます。

フィールドの挿入

空白スペースを1つ挿入して、続けて[名]フィールドを挿入します。

これで準備OKです。

フィールドを差し込んだテキストボックス

結果のプレビューで確認

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、リストの先頭の氏名が挿入されて確認することができます。

[結果のプレビュー]は、オンのままでも、再度クリックしてオフにしても構いません。

結果のプレビュー

[個々のドキュメントの編集]で新規文書へ差し込み

[差し込み文書]タブの右端にある[完了と差し込み]をクリックします。

メニューの中から、[個々のドキュメントの編集]をクリックします。

個々のドキュメントの編集

[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、[すべて]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

必要なレコードの分を差し込んでも構いません。

[新規文書への差し込み]ダイアログボックス

新規文書にリスト分のテキストボックスが作成されます。

参考1レコードごとに改ページされるわけではありません。

[名簿]は、一覧として表示されます。

ですから、テキストボックスの間隔を空けたい場合は、フィールドを挿入した文書で、改行を追加するなどして書き出してください。

また、テキストボックスが複数表示されなかったら、テキストボックスのレイアウトが[行内]になっているかを確認してください。

新規文書に差し込まれた文書

一連の操作を動画にしてみました。

名簿を使用してテキストボックスをリスト分作成

注意また、[名簿]では、フィールドを差し込んだ文書で印刷を開始しようとしても、下のメッセージウィンドウが表示されて印刷することはできません。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

フィールドを差し込んだ文書で、[差し込み文書]タブの[完了と差し込み]をクリックします。

[文書の印刷]をクリックします。

文書の印刷

[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[プリンターに差し込み]ダイアログボックス

下のメッセージウィンドウが表示されます。

差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。

メッセージウィンドウ

もし、間違って[文書の印刷]をクリックしてしまい、上記メッセージウィンドウが表示されたら、[OK]ボタンをクリックして閉じてください。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

[はい]ボタンをクリックすると、再編集することができます。

メッセージウィンドウ

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