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差し込み印刷の[名簿]でリスト分のテキストボックスを簡単作成

投稿日:2017年12月27日 更新日:

Wordの差し込み印刷にある[名簿]という機能を使って、フィールドを差し込んだテキストボックスを1つ作成して新規文書に差し込むと、リスト全件分のテキストボックスを作成することができます。

任意のサイズのカードなどを簡単に作成できます。

名簿を使用してテキストボックスをリスト分作成(完成後)

参考以下も差し込み印刷の[名簿]を使った記事です。

差し込み印刷で2列にフィールドを差し込んだ表を作成するには

Wordの差し込み印刷にある[名簿]機能を使って一覧表を作成するとき、2列の表に[氏名]フィールド差し込んだ表を作成する方法を紹介します。 ...

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表を使った名簿の作成は差し込み印刷の[名簿]で(リストはExcel)

Wordの[差し込み文書]タブにある[差し込み印刷の開始]のメニューには、[名簿]という機能があります。 この[名簿]を使うと、レイアウトさ ...

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横書きテキストボックスの作成

新規文書にテキストボックスを挿入します。

[挿入]タブをクリックして、右端にある[テキスト]グループの[テキストボックス]をクリックします。

[挿入]タブの[テキストボックス]

横書きテキストボックスを1つ描画します。

テキストボックスの作成

任意の場所にテキストボックスを挿入します。

図形やオブジェクトにテキストを追加するときなど、必要なサイズのテキストボックスを簡単に作成できます。

横書きテキストボックスの挿入

または、[挿入]タブの[図形]をクリックして、テキストボックスをクリックして描画します。

図形からテキストボックスを挿入

参考図形とテキストボックスについては、以下の記事で解説しています。

テキストボックスと図形、どちらを選ぶ?違いと使い分け

図形やテキストボックスに文字列を入力してレイアウトを調整することがあります。 その際、四角い図形を使用するか、テキストボックスを使用するかで ...

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テキストボックスのレイアウトを行内に変更

重要なことです。

差し込み印刷の[名簿]を使用する場合は、必ず[行内]にします。

テキストボックスを選択すると、右上に[レイアウトオプション]が表示されます。

それをクリックして、[行内]をクリックします。

テキストボックスのレイアウトオプション

テキストボックスの編集

テキストボックスに文字を入力します。

テキストボックスに文字を入力

ここでは、以下のように入力します。

フォントサイズは20ポイントにしています。

テキストボックスに文字を入力

塗りつぶしを設定

テキストボックスに色をつけます。

テキストボックスを選択して、[書式]タブにある[図形の塗りつぶし]をクリックして、任意の色を選択します。

マウスでポイントするだけで、確定後の結果を確認できます。

リアルタイムプレビューという機能です。

確定前に結果を確認できるため、繰り返し設定しなおす手間を省くことができます。

塗りつぶしの設定

画像の挿入

図形を挿入します。

テキストボックスの外に画像を挿入して、その画像のレイアウトを[前面]に変更して、テキストボックス内へ配置します。

テキストボックスの外(テキストボックスの右下)にカーソルがあることを確認します。

[Enter]キーを押します。

カーソルが2行目に現れると思います。

カーソルの位置を確認

画像は、カーソルの位置に挿入されるので、気をつけてくださいね。

[挿入]タブの[画像]をクリックして、画像を挿入します。

画像の挿入

カーソルの位置に画像が挿入されます。

画像の大きさを調整します。

画像の右上にある[レイアウトオプション]をクリックして、[前面]に変更します。

画像のレイアウトオプション

画像をテキストボックス内に移動させます。

これでテキストボックスは、完成ですね。

テキストボックスの完成

差し込み印刷の開始

まず、テキストボックスに差し込むリストを確認します。

差し込むリストの確認

テキストボックスに差し込むリストは、Excelで作成したリストです。

範囲に[リスト]という名前を付けています。

リストの確認

差し込み印刷時のリストの作成については、以下の記事で解説しています。

差し込み印刷をする場合、リストの作成も重要です。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

Excelで住所録を作成される方は多いと思います。 しかし、その住所録はExcelにデータ(リスト)として認識されているでしょうか? 住所録 ...

続きを見る

[差し込み印刷の開始]から[名簿]を選択

[差し込み文書]タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの中から[名簿]をクリックします。

差し込み印刷の開始 名簿

何も変わらないように見えますが、大丈夫です。

再度、[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの[名簿]が有効になっていればOKです。

宛先の選択

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]をクリックして、[既存のリストを使用]をクリックします。

宛先の選択

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

目的のリストがあるフォルダを開いて、ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。

[データファイルの選択]ダイアログボックス

[テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されたら、名前をつけた[リスト]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

念のために[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認してください。

[テーブルの選択]ダイアログボックス

差し込みフィールドの挿入

作成済みのテキストボックスにフィールドを差し込みます。

まず、テキストボックスの[様]の前にカーソルをおきます。

テキストボックスのカーソルの位置

[差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

参考この[差し込みフィールドの挿入]ボタンは、上部をクリックすると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。

ボタンの下部をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。

ここでは、ボタンの下部をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

テキストボックスには、下のようにフィールドが挿入されます。

フィールドの挿入

空白スペースを1つ挿入して、続けて[名]フィールドを挿入します。

これで準備OKです。

フィールドを差し込んだテキストボックス

結果のプレビューで確認

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、リストの先頭の氏名が挿入されて確認することができます。

[結果のプレビュー]は、オンのままでも、再度クリックしてオフにしても構いません。

結果のプレビュー

[個々のドキュメントの編集]で新規文書へ差し込み

[差し込み文書]タブの右端にある[完了と差し込み]をクリックします。

メニューの中から、[個々のドキュメントの編集]をクリックします。

個々のドキュメントの編集

[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、[すべて]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

必要なレコードの分を差し込んでも構いません。

[新規文書への差し込み]ダイアログボックス

新規文書にリスト分のテキストボックスが作成されます。新規文書のタイトルは、[ディレクトリ1]となっています。

参考1レコードごとに改ページされるわけではありません。

[名簿]は、一覧として表示されます。

ですから、テキストボックスの間隔を空けたい場合は、フィールドを挿入した文書で、改行を追加するなどして書き出してください。

また、テキストボックスが複数表示されなかったら、テキストボックスのレイアウトが[行内]になっているかを確認してください。

新規文書に差し込まれた文書

一連の操作を動画にしてみました。

名簿を使用してテキストボックスをリスト分作成

注意また、[名簿]では、フィールドを差し込んだ文書で印刷を開始しようとしても、メッセージウィンドウが表示されて印刷することはできません。

[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

フィールドを差し込んだ文書で、[差し込み文書]タブの[完了と差し込み]をクリックします。

[文書の印刷]をクリックします。

文書の印刷

[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[プリンターに差し込み]ダイアログボックス

下のメッセージウィンドウが表示されます。

差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。

メッセージウィンドウ

もし、間違って[文書の印刷]をクリックしてしまい、上記メッセージウィンドウが表示されたら、[OK]ボタンをクリックして閉じてください。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

[はい]ボタンをクリックすると、再編集することができます。

メッセージウィンドウ

ただ、データソースとしたExcelの住所録の名前や保存場所を変更した場合は、開いた時のメッセージで[いいえ]を選択してリストの再設定を行ってください。

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この記事の著者 / 浜本好子(Microsoft MVP/Office講師)

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