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差し込み印刷で2列にフィールドを差し込んだ表を作成するには

投稿日:2017年12月28日 更新日:

Wordの差し込み印刷にある[名簿]機能を使って一覧表を作成するとき、2列の表に[氏名]フィールド差し込んだ表を作成する方法を紹介します。<<Next Record>>を追加して作成します。
2列名簿の作成

差し込み印刷の[名簿]機能を使った記事は、以下でも紹介しています。

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リストの確認

名簿作成に使用するリストはExcelで作成していて、以下のようになっています。注意こういうリストを作成する場合は、1行目にタイトルなどは入力しないようにしてください。1行目に項目名、1行1件分のデータ、1列に同じ種類のデータとなるようにしてください。セルの結合もしません。シート名は、[住所一覧]としています。以下はサンプルとして使用するダミーの表です。
Excelで作成したリスト

以下の記事では、差し込み印刷用のリストを作成するときの注意点を解説しています。差し込み印刷をするときは、リストの作成も重要です。

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差し込み印刷の[名簿]を使用する場合は、表を先に作成しても構いませんが、ここでは、差し込み印刷の準備から先に行ないます。

[差し込み印刷の開始]から[名簿]を選択

新規文書を起動して、[差し込み文書]タブをクリックします。[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの中から[名簿]をクリックします。
差し込み印刷の開始 名簿

何も変わらないように見えますが、大丈夫です。再度、[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの[名簿]が有効になっていればOKです。

宛先の選択

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]をクリックして、[既存のリストを使用]をクリックします。
既存のリストを使用

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。目的のリストがあるフォルダを開いて、ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。
[データファイルの選択]ダイアログボックス

次に[テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されます。[住所一覧]を選択して[OK]ボタンをクリックします。念のため、[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認します。
[テーブルの選択]ダイアログボックス

表の作成

1行2列の表を作成します。[挿入]タブの[表]をクリックして、1行2列の表を作成します。
表の挿入

差し込みフィールドの挿入

表内の左側のセルにカーソルがあることを確認します。[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
参考この[差し込みフィールドの挿入]ボタンは、上部をクリックすると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。ボタンの下部をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。ここでは、ボタンの下部をクリックしています。

[氏名]をクリックします。
差し込みフィールドの挿入

右側のセルにカーソルを移動させます。[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[ルール]をクリックします。メニューの中にある[Next Record(次のレコード)]をクリックします。
[Next Record(次のレコード)]の挿入

下のようになります。次に<<Next Record>>の後ろにカーソルを置いて、[氏名]フィールドを挿入します。
フィールドを挿入した表

結果、下のようになります。これで、フィールドの挿入は完成です。
フィールドを挿入した表の完成

表の調整

フィールドを差し込んだ表を少し調整します。ここでは、高さを大きくして中央寄せにします。参考この表の調整は、後で新規文書に差し込んだときに調整することもできます。

表の罫線を下へドラッグして高さを調整します。
表の高さの調整

そして、行を選択します。行の左余白の位置にカーソルを移動させて、カーソルが下のように右上の形のときにクリックすると、一行を選択することができます。
行の選択

行を選択した状態で[レイアウト]タブの[配置]グループにある[中央揃え]をクリックします。
中央揃え

ついでにフォントサイズも大きくします。行を選択したままの状態でフォントサイズを[20]ポイントに変更します。
フォントサイズの変更

[結果のプレビュー]で確認

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、リストの1番目と2番目の[氏名]が表示されていると思います。
結果のプレビュー

次の操作に移りますが、[結果のプレビュー]は、オンのままでも、再度クリックしてオフにしても構いません。

[個々のドキュメントの編集]で新規文書へ差し込み

[差し込み文書]タブの右端にある[完了と差し込み]をクリックします。メニューの中から、[個々のドキュメントの編集]をクリックします。
個々のドキュメントの編集

[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示されます。ここでは、[すべて]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。必要なレコードの分を差し込んでも構いません。
[新規文書への差し込み]ダイアログボックス

新規文書にリスト分の氏名が挿入された名簿(表)が作成されます。この新規文書を名前を付けて保存します。フィールドを挿入した文書も名前を付けて保存しておくと、後でまた名簿を作成するときに役立つと思います。
この文書で、列幅を調整したり、個別の修正や追記をすることができます。そして、完成したら印刷するといいですね。
新規文書へ差し込まれた表

注意また、[名簿]では、フィールドを差し込んだ文書で印刷を開始しようとしても、下のメッセージウィンドウが表示されて印刷することはできません。必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

フィールドを差し込んだ文書で、[差し込み文書]タブの[完了と差し込み]をクリックします。[文書の印刷]をクリックします。
文書の印刷

[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。
[プリンターに差し込み]ダイアログボックス

下のメッセージウィンドウが表示されます。

差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。

メッセージウィンドウ

もし、間違って[文書の印刷]をクリックしてしまい、上記メッセージウィンドウが表示されたら、[OK]ボタンをクリックして閉じてください。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。[はい]ボタンをクリックすると、再編集することができます。
メッセージウィンドウ

[名簿作成用ファイル]と、[名簿印刷用ファイル]として保存しておくと分かりやすいと思います。
保存ファイル

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