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差し込み印刷でルールを設定する(様と御中を切り替えて表示)

投稿日:2023年7月13日 更新日:

Wordの差し込み印刷は、とても便利な機能です。

同じ内容の文書を複数の宛先へ送付したい場合、宛先のみを変更して印刷することができます。

また、差し込み印刷には[ルール]設定があり、住所録一覧に担当者が入力されている場合は担当者の後ろに[様]と表示し、会社名のみで担当者が空白の場合は[御中]と表示することができます。

アドレス帳に[敬称]フィールドを設定していなくも、ルールの設定で切り替えられるようになります。

データによって[様]と[御中]の表示を切り替えた文書

Excelで作成済みの住所一覧

Excelで作成した住所一覧です。

[担当者]フィールドに入力されているデータと、空白のデータが混在しています。

サンプル住所一覧

差し込み印刷のリストとするには

シートの1行目に項目がある表ならば、差し込み印刷のフィールド挿入時にフィールド名が表示されます。

シートの1行目に項目がある表

しかし、以下のように1行目にタイトルが入力されているような表の場合は、範囲に名前を付けておかないと、差し込み印刷のフィールド挿入時にフィールド名でなく列番号が表示されてしまいます。

サンプル住所一覧

まず、データの範囲を選択します。

そして、[名前]ボックスに任意の名前を入力して[Enter]キーで確定します。ここでは[住所]とします。

選択範囲に名前付け

[数式]タブの[定義された名前]グループの[名前の管理]をクリックして、[名前の管理]ダイアログボックスを表示して確認します。

[数式]タブの[定義された名前]グループの[名前の管理]

参考テーブルに変換しても差し込み印刷では、列番号が表示されてしまいます。

差し込み印刷用のリストの作成については、以下の記事で解説しています。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

Excelで住所録を作成される方は多いと思います。 しかし、その住所録はExcelにデータ(リスト)として認識されているでしょうか? 住所録 ...

続きを見る

既存の文書に差し込み印刷のフィールドを指定

宛先を差し込みして印刷したい文書を表示します。

ここでは、以下のような[記念式典案内]という文書を使用します。

サンプル文書[記念式典案内]

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックします。

メニューから[レター]を選択します。

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]-[レター]

そして、[宛先の選択]をクリックして、メニューから[既存のリストを使用]をクリックします。

[宛先の選択]をクリックして[既存のリストを使用]

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されますので、Excelの住所録を指定します。

すると、[テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

ここで、範囲の名前を選択して[OK]ボタンをクリックします。ここでは、[住所]ですね。

[テーブルの選択]ダイアログボックス

差し込みフィールドの挿入

フィールドを挿入します。

まず、挿入したい位置にカーソルを移動します。

そして、[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]

[差し込みフィールドの挿入]から[会社名]をクリックします。

[差し込みフィールドの挿入]から[会社名]を選択

次に[≪会社名≫]の下にカーソルを移動して、[差し込みフィールドの挿入]から[担当者]を指定します。

[差し込みフィールドの挿入]の[担当者]

以下のように[≪会社名≫]と[≪担当者≫]が表示されていれば準備完了です。

[会社名]と[担当者]フィールドが挿入された文書

ルールの設定

差し込み印刷の準備ができたので、ルールを設定します。

まず、[≪会社名≫]の後ろに全角スペースを入れて、その後ろにカーソルを置きます。

[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[ルール]をクリックします。

ルール

差し込み印刷のルールを指定します。

たとえば、"If...Then...Else"を使って、国内の宛先には国内の電話番号、国外の宛先には国際電話番号を表示できます。

[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[ルール]

[ルール]の一覧から[If...Then...Else(If文)]を選択します。

[ルール]の一覧から[If...Then...Else(If文)]を選択

[Wordフィールドの挿入:IF]ダイアログボックスが表示されます。

[フィールド名]に[担当者]を指定して、[比較]に[空白である]を指定します。

[挿入する文字]のテキストボックスには、[御中]と入力して、[OK]ボタンをクリックします。

[担当者]が[空白である]ならば[御中]と入力する、という意味になります。

[Wordフィールドの挿入:IF]ダイアログボックスで条件を指定

次に[≪担当者≫]の後ろに全角スペースを入れて、その後ろにカーソルを置きます。

そして、[ルール]の一覧から[If...Then...Else(If文)]を選択して[Wordフィールドの挿入:IF]ダイアログボックスを表示します。

[フィールド名]に[担当者]を指定して、[比較]に[空白でない]を指定します。

[挿入する文字]のテキストボックスには、[様]と入力して、[OK]ボタンをクリックします。

[担当者]が[空白でない]ならば[様]と入力する、という意味になります。

[Wordフィールドの挿入:IF]ダイアログボックスで条件を指定

文書は以下のようになります。

会社名と担当者の後ろにルールを設定した文書

参考以下の記事では、ルールの[Next Record(次のレコード)]を使って、2列の表に[氏名]フィールド差し込んだ表を作成する方法を解説します。

差し込み印刷で2列にフィールドを差し込んだ表を作成するには

Wordの差し込み印刷にある[名簿]機能を使って一覧表を作成するとき、2列の表に[氏名]フィールド差し込んだ表を作成する方法を紹介します。 ...

続きを見る

結果のプレビューで確認

ルールの設定ができているかを確認します。

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]をクリックします。

1レコード目は、担当者が入力されている(空白ではない)ので、担当者の後ろに[様]が表示されます。

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]

[結果のプレビュー]グループの[次のレコード]をクリックします。

2レコード目は、担当者が入力されていないので(空白なので)、会社名の後ろに [御中]と入力されます。

結果のプレビューで次のレコードを表示した文書

フィールドコードを表示して修正

フィールドコードを表示して、設定内容を確認することができます。

キーボードから[Alt]+[F9]を押します。

キーボード[Alt]+[F9]

ページ内のすべてのフィールドコードが表示されます。

[≪MERGEFIELD≫]は、データファイルの列のデータを挿入するフィールドコードです。

フィールドコードが表示sれた文書

再度、[Alt]+[F9]を押すとフィールドコードは非表示になります。

個別にフィールドコードを表示したい場合は、表示したい段落を選択して

1つの段落を選択した文書

キーボードから[Shift]+[F9]を押します。

キーボード[Shift]+[F9]

以下のようになります。

非表示にする場合は、再度、[Shift]+[F9]を押します。

1段落のフィールドコードが表示された文書

設定したルールを編集したいと思っても、[ルール]のダイアログボックスを表示して編集はできませんので、入力ミスなどがあった場合は、フィールドコードを表示して修正します。

ルールの削除

また、ルールを削除する場合もフィールドコードを表示して、ルールの箇所を[Delete]キーで削除します。

フィールドコードのルールの箇所

以下のようになれば、ルールを削除できています。

フィールドコードでルールの箇所を削除した文書

[Alt]+[F9]でフィールドコードを非表示にします。

ルールを削除した文書

参考文書にExcelのデータを差し込むと[数値]や[日付]は、思い通りに表示できないと思います。フィールドコードで修正できます。

差し込み印刷時の書式変更(Excelの数値の書式が反映されない場合)

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画像の差し込み印刷(Excelのリスト表を使って作成)

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差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成

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これもフィールドコードを利用します。

ラベル印刷時の[〒]や[様]はフィールドコードで設定できる

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差し込み印刷の[名簿]でリスト分のテキストボックスを簡単作成

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