差し込み印刷でルールを設定する（様と御中を切り替えて表示）

Wordの差し込み印刷は、とても便利な機能です。

同じ内容の文書を複数の宛先へ送付したい場合、宛先のみを変更して印刷することができます。

また、差し込み印刷には［ルール］設定があり、住所録一覧に担当者が入力されている場合は担当者の後ろに［様］と表示し、会社名のみで担当者が空白の場合は［御中］と表示することができます。

アドレス帳に［敬称］フィールドを設定していなくも、ルールの設定で切り替えられるようになります。

Excelで作成済みの住所一覧

Excelで作成した住所一覧です。

［担当者］フィールドに入力されているデータと、空白のデータが混在しています。

差し込み印刷のリストとするには

シートの1行目に項目がある表ならば、差し込み印刷のフィールド挿入時にフィールド名が表示されます。

しかし、以下のように1行目にタイトルが入力されているような表の場合は、範囲に名前を付けておかないと、差し込み印刷のフィールド挿入時にフィールド名でなく列番号が表示されてしまいます。

まず、データの範囲を選択します。

そして、［名前］ボックスに任意の名前を入力して［Enter］キーで確定します。ここでは［住所］とします。

［数式］タブの［定義された名前］グループの［名前の管理］をクリックして、［名前の管理］ダイアログボックスを表示して確認します。

参考テーブルに変換しても差し込み印刷では、列番号が表示されてしまいます。

差し込み印刷用のリストの作成については、以下の記事で解説しています。

既存の文書に差し込み印刷のフィールドを指定

宛先を差し込みして印刷したい文書を表示します。

ここでは、以下のような［記念式典案内］という文書を使用します。

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある［差し込み印刷の開始］をクリックします。

メニューから［レター］を選択します。

そして、［宛先の選択］をクリックして、メニューから［既存のリストを使用］をクリックします。

［データファイルの選択］ダイアログボックスが表示されますので、Excelの住所録を指定します。

すると、［テーブルの選択］ダイアログボックスが表示されます。

ここで、範囲の名前を選択して［OK］ボタンをクリックします。ここでは、［住所］ですね。

差し込みフィールドの挿入

フィールドを挿入します。

まず、挿入したい位置にカーソルを移動します。

そして、［差し込み文書］タブの［文章入力とフィールドの挿入］グループにある［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。

［差し込みフィールドの挿入］から［会社名］をクリックします。

次に［≪会社名≫］の下にカーソルを移動して、［差し込みフィールドの挿入］から［担当者］を指定します。

以下のように［≪会社名≫］と［≪担当者≫］が表示されていれば準備完了です。

ルールの設定

差し込み印刷の準備ができたので、ルールを設定します。

まず、［≪会社名≫］の後ろに全角スペースを入れて、その後ろにカーソルを置きます。

［差し込み文書］タブの［文章入力とフィールドの挿入］グループにある［ルール］をクリックします。

［ルール］の一覧から［If...Then...Else（If文）］を選択します。

［Wordフィールドの挿入:IF］ダイアログボックスが表示されます。

［フィールド名］に［担当者］を指定して、［比較］に［空白である］を指定します。

［挿入する文字］のテキストボックスには、［御中］と入力して、［OK］ボタンをクリックします。

［担当者］が［空白である］ならば［御中］と入力する、という意味になります。

次に［≪担当者≫］の後ろに全角スペースを入れて、その後ろにカーソルを置きます。

そして、［ルール］の一覧から［If...Then...Else（If文）］を選択して［Wordフィールドの挿入:IF］ダイアログボックスを表示します。

［フィールド名］に［担当者］を指定して、［比較］に［空白でない］を指定します。

［挿入する文字］のテキストボックスには、［様］と入力して、［OK］ボタンをクリックします。

［担当者］が［空白でない］ならば［様］と入力する、という意味になります。

文書は以下のようになります。

参考以下の記事では、ルールの［Next Record（次のレコード）］を使って、2列の表に［氏名］フィールド差し込んだ表を作成する方法を解説します。

結果のプレビューで確認

ルールの設定ができているかを確認します。

［差し込み文書］タブの［結果のプレビュー］グループにある［結果のプレビュー］をクリックします。

1レコード目は、担当者が入力されている（空白ではない）ので、担当者の後ろに［様］が表示されます。

［結果のプレビュー］グループの［次のレコード］をクリックします。

2レコード目は、担当者が入力されていないので（空白なので）、会社名の後ろに ［御中］と入力されます。

フィールドコードを表示して修正

フィールドコードを表示して、設定内容を確認することができます。

キーボードから［Alt］+［F9］を押します。

ページ内のすべてのフィールドコードが表示されます。

［≪MERGEFIELD≫］は、データファイルの列のデータを挿入するフィールドコードです。

再度、［Alt］+［F9］を押すとフィールドコードは非表示になります。

個別にフィールドコードを表示したい場合は、表示したい段落を選択して

キーボードから［Shift］+［F9］を押します。

以下のようになります。

非表示にする場合は、再度、［Shift］+［F9］を押します。

設定したルールを編集したいと思っても、［ルール］のダイアログボックスを表示して編集はできませんので、入力ミスなどがあった場合は、フィールドコードを表示して修正します。

ルールの削除

また、ルールを削除する場合もフィールドコードを表示して、ルールの箇所を［Delete］キーで削除します。

以下のようになれば、ルールを削除できています。

［Alt］+［F9］でフィールドコードを非表示にします。

参考文書にExcelのデータを差し込むと［数値］や［日付］は、思い通りに表示できないと思います。フィールドコードで修正できます。

差し込み印刷で画像を差し込むこともできます。

差し込み印刷ウィザードを使用して、宛名ラベルを作成する方法も解説しています。

ラベル印刷でデータがないラベル枠には、［〒］と［様］を表示させないようにすることもできます。

これもフィールドコードを利用します。

差し込み印刷の［名簿］を使うと、1つのテキストボックスでリスト分のテキストボックスを作成することができます。

封筒に縦書きで印刷する方法は、以下の記事で解説しています。