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差し込み印刷時の書式

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Wordの差し込み印刷は便利ですね。ですが、差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。

その場合の対処方法です。

Word2000までは問題なかったようですが、Word2002から少し操作が必要になりました。

ここでは、Word2003で解説します。3つの方法があります。

DDEを選択して取り込む

Wordでの設定です。

メニューバーの[ツール]→[オプション]をクリックします。

ツールメニュー オプション

[全般]をタブをクリックします。

[全般オプション]の[文書を開くときにファイル形式を確認する]のチェックボックスをオンにします。

[OK]ボタンをクリックします。

オプションダイアログボックス 全般タブ

差し込み印刷を開始します。

差し込む元データはExcelで、下のようになっています。

差し込む元データ

Wordで差し込み印刷を開始します。

差し込む文書は下のようになっています。氏名と金額を差し込んでいきます。

氏名と金額の差し込む

メニューバーの[ツール]から[はがきと差し込み印刷]]→[差し込み印刷]をクリックします。

ツールメニュー はがきと差し込む印刷

作業ウィンドウが[差し込み印刷]に切り替わります。

文書の種類が[レター]になっていることを確認して[次へ:ひな形の選択]をクリックします。

差し込み印刷

[現在の文書を使用]を選択して、[次へ:宛先の確認]をクリックします。

宛先の選択

[既存のリストを使用]を選択して、[参照]ボタンをクリックします。

宛先の選択

差し込むデータを選択して、[開く]ボタンをクリックします。

データファイルの選択

[データファイル形式の確認]ダイアログボックスが表示されます。

ここで[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[オプション]ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。

ここで選択を間違えないようにしてください。

後は、通常の差し込み印刷と同じです。

データファイル形式の確認

[範囲名またはセル範囲]で差し込む情報がある部分を選択して[OK]ボタンをクリックします。

範囲名またはセル範囲

並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。

[OK]ボタンをクリックします。

差し込み印刷の宛先

[差し込み印刷]の[次へ:レターの作成]をクリックします。

レターの作成

カーソルの位置を差し込みたい位置に移動させます。

ここでは、[様]の前にカーソルを置きます。[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスから[氏名]を選択して、[挿入]ボタンをクリックします。

ダイアログボックスを閉じて、カーソルを[金額]の後ろに移動させて、今度は[金額]を挿入します。 下のように配置されます。

差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックします。

レターのプレビュー表示

金額はExcelの書式通り表示されます。

宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。

差し込み印刷

[差し込み印刷]から[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。

差し込み印刷の完了

[差し込み印刷]の[印刷]をクリックして、印刷します。

印刷

Wordのフィールドコードを操作する

差し込みが完了したあと、プレビュー表示すると、下のようになっています。

プレビュー表示

差し込んだ数値で右クリックします。

[フィールドコードの表示/非表示]をクリックします。

[Shift]と[F9]キーを押してもいいです。

すべてのフィールドコードを表示する場合は、[Alt]と[F9]キーです。

フィールドコードの表示/非表示

フィールドは下のようになっています。

フィールドコード

このフィールドを下のように書き換えます。

フィールドコードの書き換え

[F9]キーを押してフィールドコードを非表示にします。

右クリックから[フィールドコードの表示/非表示]をクリックしてもいいです。

Excelの書式と同じ書式になります。

フィールドコードの非表示

Excelで書式を文字列にする

元のデータとなる側のExcelで操作します。

金額の隣に下のようにTEXT関数を入力して、C列にはテキストで表示されるようにします。

Excel表

そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。

差し込みフィールドの挿入

差し込み印刷については、宛名ラベルの印刷も参考になると思います。

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