Wordの差し込み印刷は便利ですが、差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。
その場合の対処方法です。
Word2000までは問題なかったようですが、Word2002から少し操作が必要になりました。
ここでは、Word2003で解説します。3つの方法があります。
参考Word2007では、DDEを選択して取り込む方法は桁区切りはうまくいきますが、通貨表示はうまくいかないようです。
Word2019とExcel2019で試してみましたが、フィールドコードで編集するほうが早いと思います。
差し込み印刷ウィザードを使う方法は、Word2016でも解説しています。
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差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成
Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010や宛名ラベル作成2007で動画で紹介していますが、Word2016ではウィザード ...
DDEを選択して取り込む
Wordでの設定です。
[ツール]メニューの[オプション]をクリックします。
[全般]タブをクリックします。
[全般オプション]の[文書を開くときにファイル形式を確認する]のチェックボックスをオンにします。[OK]ボタンをクリックします。
差し込み印刷を開始します。
差し込む元データはExcelで、下のようになっています。
差し込み印刷の開始
Wordで差し込み印刷を開始します。
差し込む文書は下のようになっています。[氏名]と[金額]を差し込んでいきます。
[ツール]メニューの[はがきと差し込み印刷]]から[差し込み印刷]をクリックします。
作業ウィンドウが[差し込み印刷]に切り替わります。
文書の種類が[レター]になっていることを確認して[次へ:ひな形の選択]をクリックします。
[現在の文書を使用]を選択して、[次へ:宛先の確認]をクリックします。
[既存のリストを使用]を選択して、[参照]ボタンをクリックします。
[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。
差し込むデータを選択して、[開く]ボタンをクリックします。
[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択
[データファイル形式の確認]ダイアログボックスが表示されます。
ここで[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択して[OK]ボタンをクリックします。
[オプション]ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。
ここで選択を間違えないようにしてください。後は、通常の差し込み印刷と同じです。
[範囲名またはセル範囲]で差し込む情報がある部分を選択して[OK]ボタンをクリックします。
並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。[OK]ボタンをクリックします。
[差し込み印刷]の[次へ:レターの作成]をクリックします。
カーソルの位置を差し込みたい位置に置きます。
ここでは、[様]の前にカーソルを置きます。[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスから[氏名]を選択して、[挿入]ボタンをクリックします。
ダイアログボックスを閉じて、カーソルを[金額]の後ろに移動させて、今度は[金額]を挿入します。
下のように配置されます。
[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックします。
金額はExcelの書式通り表示されます。
宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。
[差し込み印刷]から[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。
[差し込み印刷]の[印刷]をクリックして、印刷します。
Wordのフィールドコードを操作する
オプションでの設定をせずに通常の操作で差し込みが完了した後、プレビュー表示すると、下のようになっています。
差し込んだ数値で右クリックします。
[フィールドコードの表示/非表示]をクリックします。
キーボードから[Shift]と[F9]を押してもいいです。
文書内のすべてのフィールドコードを表示する場合は、[Alt]と[F9]です。
フィールドは下のようになっています。
このフィールドコードに以下のコードを追加します。
\#\\#,###
キーボードから[Shift]と[F9]を押して、フィールドコードを非表示にします。
右クリックから[フィールドコードの表示/非表示]をクリックしてもいいです。
そして、[F9]キーを押してフィールドコードを更新します。
Excelの書式と同じ書式になります。
フィールドコードのショートカットキー
フィールド操作のショートカットキーをまとめておきます。
[Ctrl] + [F9] | フィールドコードのホルダーを挿入 { }が挿入されます |
[Alt] + [F9] | 文書内のすべてのフィールドコードを表示/非表示 |
[Shift] + [F9] | カーソルの位置のフィールドコードを表示/非表示 |
[F9] | フィールドの更新 |
[Ctrl] + [F11] | フィールドの更新をロック |
[Ctrl] + [Shift] + [F11] | フィールドのロックを解除 |
[Ctrl] + [Shift] + [F9] | フィールドコードを削除して文字列表示 |
Excelで書式を文字列にする
元のデータとなる側のExcelで操作します。
金額の隣に下のようにTEXT関数を入力して、C列のセルにはテキストで表示されるようにします。
TEXT関数(Microsoft)
セル[C2]に以下の数式を入力して、数式をC列のセルにコピーします。
=TEXT(B2,"\#,###")
そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。
参考差し込み印刷については、以下の記事も参考になると思います。
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