差し込み印刷時の書式

Wordの差し込み印刷は便利ですね。ですが、差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。

その場合の対処方法です。

Word2000までは問題なかったようですが、Word2002から少し操作が必要になりました。

ここでは、Word2003で解説します。3つの方法があります。

DDEを選択して取り込む

Wordでの設定です。

メニューバーの［ツール］→［オプション］をクリックします。

［全般］をタブをクリックします。

［全般オプション］の［文書を開くときにファイル形式を確認する］のチェックボックスをオンにします。

［OK］ボタンをクリックします。

差し込み印刷を開始します。

差し込む元データはExcelで、下のようになっています。

Wordで差し込み印刷を開始します。

差し込む文書は下のようになっています。氏名と金額を差し込んでいきます。

メニューバーの［ツール］から［はがきと差し込み印刷］］→［差し込み印刷］をクリックします。

作業ウィンドウが［差し込み印刷］に切り替わります。

文書の種類が［レター］になっていることを確認して［次へ：ひな形の選択］をクリックします。

［現在の文書を使用］を選択して、［次へ：宛先の確認］をクリックします。

［既存のリストを使用］を選択して、［参照］ボタンをクリックします。

差し込むデータを選択して、［開く］ボタンをクリックします。

［データファイル形式の確認］ダイアログボックスが表示されます。

ここで［Microsoft Excel　ワークシート　DDE］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

［オプション］ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。

ここで選択を間違えないようにしてください。

後は、通常の差し込み印刷と同じです。

［範囲名またはセル範囲］で差し込む情報がある部分を選択して［OK］ボタンをクリックします。

並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。

［OK］ボタンをクリックします。

［差し込み印刷］の［次へ：レターの作成］をクリックします。

カーソルの位置を差し込みたい位置に移動させます。

ここでは、［様］の前にカーソルを置きます。［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。

［差し込みフィールドの挿入］ダイアログボックスから［氏名］を選択して、［挿入］ボタンをクリックします。

ダイアログボックスを閉じて、カーソルを［金額］の後ろに移動させて、今度は［金額］を挿入します。 下のように配置されます。

［次へ：レターのプレビュー表示］をクリックします。

金額はExcelの書式通り表示されます。

宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。

［差し込み印刷］から［次へ：差し込み印刷の完了］をクリックします。

［差し込み印刷］の［印刷］をクリックして、印刷します。

Wordのフィールドコードを操作する

差し込みが完了したあと、プレビュー表示すると、下のようになっています。

差し込んだ数値で右クリックします。

［フィールドコードの表示/非表示］をクリックします。

［Shift］と［F9］キーを押してもいいです。

すべてのフィールドコードを表示する場合は、［Alt］と［F9］キーです。

フィールドは下のようになっています。

このフィールドを下のように書き換えます。

［F9］キーを押してフィールドコードを非表示にします。

右クリックから［フィールドコードの表示/非表示］をクリックしてもいいです。

Excelの書式と同じ書式になります。

Excelで書式を文字列にする

元のデータとなる側のExcelで操作します。

金額の隣に下のようにTEXT関数を入力して、C列にはテキストで表示されるようにします。

そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。

差し込み印刷については、宛名ラベルの印刷も参考になると思います。