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差し込み印刷時の書式

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Wordの差し込み印刷は便利ですね。
差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。
その場合の対処方法です。

2000までは問題なかったようですが、2002から少し操作が必要になりました。
ここでは、2003で解説します。3つの方法があります。

①DDEを選択して取り込む
Wordでの設定です。
メニューバーの[ツール]→[オプション]をクリックします。
ツールメニュー オプション

[全般]をタブをクリックします。
[全般オプション]の[文書を開くときにファイル形式を確認する]のチェックボックスをオンにします。
[OK]ボタンをクリックします。
オプションダイアログボックス 全般タブ
差し込み印刷を開始します。
差し込む元データはExcelで、下のようになっています。
差し込む元データ
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Wordで差し込み印刷を開始します。
差し込む文書は下のようになっています。氏名と金額を差し込んでいきます。
氏名と金額の差し込む

メニューバーの[ツール]から[はがきと差し込み印刷]]→[差し込み印刷]をクリックします。
ツールメニュー はがきと差し込む印刷

作業ウィンドウが[差し込み印刷]に切り替わります。
文書の種類が[レター]になっていることを確認して[次へ:ひな形の選択]をクリックします。
差し込み印刷

[現在の文書を使用]を選択して、[次へ:宛先の確認]をクリックします。
宛先の選択

[既存のリストを使用]を選択して、[参照]ボタンをクリックします。
宛先の選択

差し込むデータを選択して、[開く]ボタンをクリックします。
データファイルの選択

[データファイル形式の確認]ダイアログボックスが表示されます。
ここで[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択して[OK]ボタンをクリックします。
[オプション]ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。
ここで選択を間違えないようにしてください。後は、通常の差し込み印刷と同じです。
データファイル形式の確認

[範囲名またはセル範囲]で差し込む情報がある部分を選択して[OK]ボタンをクリックします。
範囲名またはセル範囲

並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。
[OK]ボタンをクリックします。
差し込み印刷の宛先

[差し込み印刷]の[次へ:レターの作成]をクリックします。
レターの作成

カーソルの位置を差し込みたい位置に移動させます。
ここでは、[様]の前にカーソルを置きます。[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
差し込みフィールドの挿入

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスから[氏名]を選択して、[挿入]ボタンをクリックします。
ダイアログボックスを閉じて、カーソルを[金額]の後ろに移動させて、今度は[金額]を挿入します。
下のように配置されます。
差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックします。
レターのプレビュー表示

金額はExcelの書式通り表示されます。
宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。
差し込み印刷

[差し込み印刷]から[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。
差し込み印刷の完了

[差し込み印刷]の[印刷]をクリックして、印刷します。
印刷


②Wordのフィールドコードを操作する
差し込みが完了したあと、プレビュー表示すると、下のようになっています。
プレビュー表示

差し込んだ数値で右クリックします。
[フィールドコードの表示/非表示]をクリックします。
[Shift]と[F9]キーを押してもいいです。
すべてのフィールドコードを表示する場合は、[Alt]と[F9]キーです。
フィールドコードの表示/非表示
フィールドは下のようになっています。
フィールドコード
このフィールドを下のように書き換えます。
フィールドコードの書き換え
[F9]キーを押してフィールドコードを非表示にします。
右クリックから[フィールドコードの表示/非表示]をクリックしてもいいです。
Excelの書式と同じ書式になります。
フィールドコードの非表示


③Excelで書式を文字列にする
元のデータとなる側のExcelで操作します。
金額の隣に下のように関数を入力して、C列にはテキストで表示されるようにします。

Excel表
そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。
差し込みフィールドの挿入
差し込み印刷については、宛名ラベルの印刷も参考になると思います。

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