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差し込み印刷時の書式変更(Excelの数値の書式が反映されない場合)

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Wordの差し込み印刷は便利ですが、差し込むデータがExcelに保存されている場合、差し込み印刷を実行するとExcelでの数値の書式が反映されません。

その場合の対処方法です。

Word2000までは問題なかったようですが、Word2002から少し操作が必要になりました。

ここでは、Word2003で解説します。3つの方法があります。

ショートカットメニューの[フィールドコードの表示/非表示]

参考Word2007では、DDEを選択して取り込む方法は桁区切りはうまくいきますが、通貨表示はうまくいかないようです。

差し込み印刷時の数値の書式

Word2019とExcel2019で試してみましたが、フィールドコードで編集するほうが早いと思います。

差し込み印刷ウィザードを使う方法は、Word2016でも解説しています。

差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成

Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010や宛名ラベル作成2007で動画で紹介していますが、Word2016ではウィザード ...

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DDEを選択して取り込む

Wordでの設定です。

[ツール]メニューの[オプション]をクリックします。

[ツール]メニューの[オプション]

[全般]タブをクリックします。

[全般オプション]の[文書を開くときにファイル形式を確認する]のチェックボックスをオンにします。[OK]ボタンをクリックします。

[オプション]ダイアログボックスの[全般]タブ

差し込み印刷を開始します。

差し込む元データはExcelで、下のようになっています。

差し込むExcelの元データ

差し込み印刷の開始

Wordで差し込み印刷を開始します。

差し込む文書は下のようになっています。[氏名]と[金額]を差し込んでいきます。

氏名と金額の差し込む

[ツール]メニューの[はがきと差し込み印刷]]から[差し込み印刷]をクリックします。

[ツール]メニューの[はがきと差し込み印刷]]-[差し込み印刷]

作業ウィンドウが[差し込み印刷]に切り替わります。

文書の種類が[レター]になっていることを確認して[次へ:ひな形の選択]をクリックします。

[差し込み印刷]作業ウィンドウ

[現在の文書を使用]を選択して、[次へ:宛先の確認]をクリックします。

[差し込み印刷]の[宛先の選択]

[既存のリストを使用]を選択して、[参照]ボタンをクリックします。

[差し込み印刷]の[宛先の選択]

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

差し込むデータを選択して、[開く]ボタンをクリックします。

[データファイルの選択]ダイアログボックス

[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択

[データファイル形式の確認]ダイアログボックスが表示されます。

ここで[Microsoft Excel ワークシート DDE]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[オプション]ダイアログボックスで設定すると、ここだけが違います。

ここで選択を間違えないようにしてください。後は、通常の差し込み印刷と同じです。

データファイル形式の確認

[範囲名またはセル範囲]で差し込む情報がある部分を選択して[OK]ボタンをクリックします。

範囲名またはセル範囲

並べ替えが必要な場合や、抽出する場合はここで操作します。[OK]ボタンをクリックします。

「差し込み印刷の宛先]ダイアログボックス

[差し込み印刷]の[次へ:レターの作成]をクリックします。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[レターの作成]

カーソルの位置を差し込みたい位置に置きます。

ここでは、[様]の前にカーソルを置きます。[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスから[氏名]を選択して、[挿入]ボタンをクリックします。

ダイアログボックスを閉じて、カーソルを[金額]の後ろに移動させて、今度は[金額]を挿入します。

下のように配置されます。

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックス

[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックします。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[レターのプレビュー表示]

金額はExcelの書式通り表示されます。

宛先の右向きボタンを押すと、次のプレビューが表示されます。

差し込み印刷のプレビュー表示

[差し込み印刷]から[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[差し込み印刷の完了]

[差し込み印刷]の[印刷]をクリックして、印刷します。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[印刷]

Wordのフィールドコードを操作する

オプションでの設定をせずに通常の操作で差し込みが完了した後、プレビュー表示すると、下のようになっています。

差し込み印刷のプレビュー表示

差し込んだ数値で右クリックします。

[フィールドコードの表示/非表示]をクリックします。

キーボードから[Shift]と[F9]を押してもいいです。

キーボード[Shift]と[F9]

文書内のすべてのフィールドコードを表示する場合は、[Alt]と[F9]です。

ショートカットメニューの[フィールドコードの表示/非表示]

フィールドは下のようになっています。

フィールドコードの表示

このフィールドコードに以下のコードを追加します。

 \#\\#,###

フィールドコードの書き換え

キーボードから[Shift]と[F9]を押して、フィールドコードを非表示にします。

右クリックから[フィールドコードの表示/非表示]をクリックしてもいいです。

そして、[F9]キーを押してフィールドコードを更新します。

キーボード[F9]

Excelの書式と同じ書式になります。

フィールドコードの非表示

フィールドコードのショートカットキー

フィールド操作のショートカットキーをまとめておきます。

[Ctrl] + [F9] フィールドコードのホルダーを挿入 { }が挿入されます
[Alt] + [F9] 文書内のすべてのフィールドコードを表示/非表示
[Shift] + [F9] カーソルの位置のフィールドコードを表示/非表示
[F9] フィールドの更新
[Ctrl] + [F11] フィールドの更新をロック
[Ctrl] + [Shift] + [F11] フィールドのロックを解除
[Ctrl] + [Shift] + [F9] フィールドコードを削除して文字列表示

Excelで書式を文字列にする

元のデータとなる側のExcelで操作します。

金額の隣に下のようにTEXT関数を入力して、C列のセルにはテキストで表示されるようにします。

TEXT関数(Microsoft)

セル[C2]に以下の数式を入力して、数式をC列のセルにコピーします。

=TEXT(B2,"\#,###")

Excel表にTEXT関数で設定

そして、Wordで差し込む場合は、この設定した方を選択して挿入します。

差し込みフィールドの挿入

参考差し込み印刷については、以下の記事も参考になると思います。

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