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差し込み印刷ウィザードを使ってラベルを作成

投稿日:2017年1月7日 更新日:

Wordで宛名ラベルを作成する方法は、宛名ラベル作成2010宛名ラベル作成2007で動画で紹介していますが、Word2016ではウィザードを使った方法を紹介したいと思います。

Excelの元データの準備と確認

Excelで下のようなアドレス一覧を作成しています。36件のリストがあります。
こういうアドレス帳を作成する場合は、1行目にタイトルなどは入力しないようにしてください。1行目に項目名、1行1件分のデータ、1列に同じ種類のデータとなるようにしてください。
Excelの宛名一覧

以下の記事では、差し込み印刷用のリストを作成するときの注意点を解説しています。差し込み印刷をするときは、リストの作成も重要です。

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上記Excelのリストを元に宛名印刷ウィザードを使って、下のような宛名ラベルを作成します。
宛名ラベル完成

差し込み印刷ウィザードの起動

[差し込み文書]タブにある[差し込み印刷の開始]の[差し込み印刷ウィザード]をクリックします。
差し込み印刷ウィザード

ウィンドウの右側に[差し込み印刷]の作業ウィンドウが表示されます。
作業ウィンドウ

作業ウィンドウの移動方法

この作業ウィンドウは、下のようにマウスポインターが下のように四方の形になった時にドラッグして移動させることができます。
作業ウィンドウの移動

ドラッグして移動させた状態です。元の位置に戻す場合は、上部をダブルクリックします。ここでは、元の位置に戻しています。
ダブルクリックで元の位置へ

文書の種類を選択

[文書の種類を選択]で[ラベル]をクリックして、作業ウィンドウの下部にある手順1/6の[次へ:ひな形の選択]をクリックします。
ラベルを選択

[文書レイアウトの変更]から[ラベルオプション]をクリックします。
ラベルオプションをクリック

[ラベルオプション]ダイアログボックスが表示されます。まず、[ラベルの製造元]を選択して、その後 [製品番号]を選択します。ここでは、[A-ONE26503]にしています。
ラベルオプションダイアログボックス

解説で使用しているラベルは以下のものです。

ラベルのレイアウトが表のグリッド線で表示されます。手順2/6で[次へ:宛先の選択]をクリックします。また、ウィザードの下方にある[戻る]をクリックして、やり直すこともできます。
宛先の選択

既存リスト(Excelの住所録)の選択

[既存のリストを使用]の[参照...]をクリックします。そして、目的のExcelブックを選択します。
参照をクリック

[テーブルの選択]が表示されたら、シート名を確認して[OK]ボタンをクリックします。念のため、[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認してください。
テーブルの選択

[差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスが表示されます。ここで差し込むデータの選択ができますし、重複のチェックを行うこともできます。元データであるExcelのリストはそのままにして、ここで宛先リストのレコードを取捨選択することもできますね。準備ができたら[OK]ボタンをクリックします。
差し込み印刷の宛先

下のようになります。
レコードの差し込み準備

作業ウィンドウの[手順3/6]の[次へ:ラベルの配置]をクリックします。
ラベルの配置をクリック

差し込みフィールドの挿入

[差し込みフィールドの挿入...]をクリックします。
差し込みフィールドの挿入をクリック

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。カーソルの位置にフィールドを差し込んでいくのですが、差し込むフィールドが多い場合はちょっと面倒だと思います。挿入するフィールドはすべて挿入して、その後 フィールドのレイアウトをした方が効率的だと思います。
差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

参考もし、ここで下のように[フィールド]にセル番地が表示されるようであれば、差し込み印刷用のデータを作成を参照してください。データ元となっているExcelを少し編集すると項目名が表示されるようになります。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

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差し込み印刷フィールドの挿入ダイアログボックス

<<〒>> <<住所1>> <<住所2>> <<氏>> <<名>>の順に挿入しておくといいと思います。フィールドの挿入が終わったら、[閉じる]ボタンをクリックします。
フィールドの挿入

挿入したフィールドを[Enter]キーを使って下のようにレイアウトします。
フィールドのレイアウトを編集

必要な文字を入力

「〒」と「様」を入力します。参考「〒」は「ゆうびん」と入力して変換すると入力することができます。
〒と様の入力

更新してプレビューで確認

作業ウィンドウの[ラベルの置換]にある[すべてのラベルの更新]ボタンをクリックします。最初のラベルのレイアウトがすべてのラベルにコピーされます。その後、[手順4/6]の[次へ:ラベルのプレビュー表示]をクリックします。
すべてのラベルの更新

下のようにリストのフィールドが差し込まれて、ラベルのプレビューを確認することができます。
ラベルのプレビュー

[手順5/6]の[次へ:差し込み印刷の完了]をクリックします。
差し込み印刷の完了

印刷

[差し込み印刷]の[印刷...]をクリックします。参考[...]がつくコマンドは、ダイアログボックスが表示されます。
印刷

[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。ここで印刷するレコードを選択することができます。[OK]ボタンをクリックすると、[印刷ダイアログボックス]が表示されます。[OK]ボタンをクリックすると印刷が開始されます。
プリンターに差し込むウィンドウ

新規文書への差し込み

差し込んだラベルを新しい文書として保存するには、[各ラベルの編集...]をクリックします。例えば、一枚のラベルだけ連名にしたり、他とは違うレイアウトにしなければならない時に便利です。
各ラベルの編集

下のようにすべてのラベルが文書として保存されるので、個別に編集をすることができます。
文書として保存

関連ラベルに画像を差し込むこともできます。

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