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画像の差し込み印刷(Wordのリスト表を使って簡単作成)

投稿日:2017年12月27日 更新日:

Wordの差し込み印刷で画像を差し込むには、差し込み用に使用するリストがWordで作成した表であれば、簡単に画像の差し込みができます。

画像の差し込み印刷

ただし、Wordで作成した表は、下の画像のように表の先頭行にタイトルが設定されていることと、表の上に文字列などが入力されていないことを確認してください。

wordで作成した表

参考もし、差し込み元のリストがWordの表であっても、画像がパスでハイパーリンクの設定済みであれば、

リンクパスがある表

以下の記事と同じ操作で画像を差し込んでください。

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Wordの表でリスト作成

画像を挿入済みの表であれば、差し込み印刷の場合は画像フィールドの差し込みだけで作成することができます。

ただし、注意点があります。

  • 一行に一つのレコード情報が入力されていること。
  • 表の上に文字列などが入力されていないこと。
  • 画像のレイアウトが行内になっていること。

画像のレイアウトが行内

Wordの表作成時に知っておくと便利な機能

表が長くなって、2枚目以降にもタイトル行を表示したい場合の方法です。

タイトル行の繰り返し

2枚目にもタイトル行がある表

まず、表のタイトル行内にカーソルを移動させます。

[レイアウトタブ]の[データ]グループにある[タイトル行の繰り返し]をクリックします。

[タイトル行の繰り返し]のポップヒントには以下のように記されています。

タイトル行の繰り返し

表の複数行をヘッダーとして指定することができます。

表が複数ページにわたっている場合に、指定した行がヘッダーとして各ページに表示されるため、表が見やすくなります。

タイトル行の繰り返し

以下の記事でも解説しています。

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差し込み印刷する前に、差し込むデータとなる元のリストがきちんと作成されていることが大前提となります。

ラベルの差し込み印刷の作成

Wordの新規文書を起動します。

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックして、表示されるメニューの中にある[ラベル]をクリックします。

差し込み印刷の開始からラベルをクリック

[ラベルオプション]ダイアログボックスが表示されます。

[ラベルの製造元]の▼ボタンをクリックして、製造元を選択します。

製造元別に製造番号がありますので、[製造番号]を選択します。

[製造番号]を選択すると、[ラベル情報]にその種類や高さ、幅などが表示されます。

目的に合うものがあれば、[OK]ボタンをクリックします。

ラベルオプションダイアログボックス

ここでは、[A-ONE]の[A-ONE 51215]を選択します。

種類は、[エーワン マルチカード 8面 吊り下げ名札ヨコ特大用 10枚 51215]です。

ラベルサイズは、独自のサイズを作成して登録することもできます。

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宛先の選択

宛先の選択をします。

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]をクリックして、表示されるメニューの中にある[既存のリストを使用]をクリックします。

宛先の選択

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されるので、保存先フォルダを開いて、[社員名簿.docx]を指定します。

[開く]ボタンをクリックします。

[データファイルの選択]ダイアログボックス

8面の空白のラベル(表)が作成されます。

8面のラベル

フィールドの差し込み

左上のセルにフィールドを差し込んでいきます。

フィールドはカーソルの位置に差し込まれますので、まず、カーソルの位置を確認します。

[氏]を差し込む位置にカーソルがあることを確認して、[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

[社員名簿.docx]のフィールドが表示されていると思います。

[氏]をクリックします。

参考[差し込みフィールドの挿入]ボタンの下方をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。

差し込みフィールドの挿入

[氏]が挿入されました。

[スペース]キーを押して、空白スペースを1つ挿入します。

そして、今度は[差し込みフィールドの挿入]から[名]をクリックします。

フィールドの選択

[Enter]キーを押して、改行します。

そして、同じように[差し込みフィールドの挿入]から[部署]をクリックします。

部署フィールドを選択

参考[差し込みフィールドの挿入]ボタンの上部をクリックすると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアロブボックスが表示されます。

フィールドを選択して、[挿入]ボタンをクリックします。

あるいは、フィールドをダブルクリックします。

挿入するフィールドが多い場合は、[差し込みフィールドの挿入]ダイアロブボックスを表示させておいたほうが効率的です。

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックス

フィールドのフォント変更

差し込みフィールドを選択して、フォントサイズを調整します。

ここでは、18ポイントにしています。

フォントサイズを変更

同様に、[部署]フィールドの下に[画像]フィールドを挿入します。

参考[画像]フィールドは、フォントサイズを大きくしても差し込んだ画像が大きくなるわけではありません。

画像フィールドを挿入

フィールドの配置

画像は[中央揃え]ボタンをクリックして、セルの中央に配置します。

中央揃え

ロゴの挿入

ついでにロゴを挿入してみましょう。

[挿入]タブをクリックして、[図]グループの[画像]をクリックして、ロゴマークを挿入します。

カーソルの位置に挿入されるので、カーソルの位置は確認してから挿入してください。

自由に動かすことができるように、[レイアウトオプション]をクリックして、[四角形]や[前面]を選択します。

ここでは、[四角形]を選択して、セルの右上に配置しています。

レイアウトのオプション

これで、フィールドの配置とロゴマークの配置は完了です。

フィールドとロゴマークの配置

複数ラベルに反映

[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[複数ラベルに反映]をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

複数ラベルに反映

ラベルを作成している場合は、文書内のすべてのラベルを更新して、アドレス帳の情報を使用するようにします。

印刷用レターや電子メールへの差し込みの場合、このコマンドは必要ありません。

複数ラベルに反映

すべてのラベルに反映され、下のようになります。

最初のラベルのレイアウトがすべてのラベルにコピーされます。

すべてのラベルに反映された表

結果のプレビュー

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]をクリックします。

ポップヒントには以下のように記されています。

結果のプレビュー

差し込みフィールドにアドレス帳の情報を挿入すると、文書を完成させたときの見た目を確認することができます。

結果のプレビュー

ラベルは下のようになります。

結果のプレビューで確認

画像(写真)の大きさは、リストの画像の大きさがそのまま反映されます。

参考レイアウトなどの変更をしたい場合は、[結果のプレビュー]のボタンを再度クリックして、プレビューをオフにします。

そして、左上の最初のラベルで編集をします。

編集が終わったら[複数ラベルに反映]をクリックして、[結果のプレビュー]をクリックして確認します。

[個々のドキュメントの編集]で新規文書へ差し込み

新規文書に差し込んで保存すると、ラベルの個別の編集が可能になります

[差し込み文書]タブの右端にある[完了と差し込み]をクリックして、メニューの中から[個々のドキュメントの編集]をクリックします。

個々のドキュメントの編集をクリック

[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[新規文書への差し込み]ダイアログボックス

新規文書にラベルが作成されます。

個別にラベル(セル)に文字を入力したり、画像の大きさを変更することができます。

名前を付けて保存します。

新規文書に差し込まれた

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

[はい]ボタンをクリックすると、再編集することができます。

メッセージウィンドウ

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