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表を使った名簿の作成は差し込み印刷の[名簿]で(リストはExcel)

投稿日:2017年12月28日 更新日:

Wordの[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]のメニューの中に[名簿]という機能があります。

差し込み印刷の開始 名簿

[名簿]を使用してレイアウトした表の中にフィールドを差し込むと名簿をまとめて作成することができます。

ここでは、表を使った名簿作成の方法を紹介します。差し込むリストはExcelで作成した表を使用します。

参考同じ[名簿]機能で、テキストボックスをリスト分作成する方法は以下の記事で解説しています。

差し込み印刷の[名簿]でリスト分のテキストボックスを簡単作成

Wordの差し込み印刷にある[名簿]という機能を使って、フィールドを差し込んだテキストボックスを1つ作成して新規文書に差し込むと、リスト全件 ...

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Excelで作成したリストの確認

名簿作成に使用するリストはExcelで作成していて、以下のようになっています。

注意こういうリストを作成する場合は、1行目に[住所一覧]というタイトルや日付などは入力しないようにしてください。

1行目に項目名、1行1件分のデータ、1列に同じ種類のデータとなるようにしてください。

セルの結合もしません。

シート名は、[住所一覧]としています。

以下はサンプルとして使用するダミーの表です。

Excelで作成したリスト

以下の記事では、差し込み印刷用のリストを作成するときの注意点を解説しています。

差し込み印刷をするときは、リストの作成も重要です。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

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差し込み印刷の[名簿]を使用する場合は、表を先に作成しても構いませんが、ここでは、差し込み印刷の準備から先に行ないます。

[差し込み印刷の開始]から[名簿]を選択

新規文書を起動して、[差し込み文書]タブをクリックします。

[差し込み印刷の開始]グループにある[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの中から[名簿]をクリックします。

差し込み印刷の開始 名簿

何も変わらないように見えますが、大丈夫です。

再度、[差し込み印刷の開始]をクリックして、メニューの[名簿]が有効になっていればOKです。

宛先の選択

[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]をクリックして、[既存のリストを使用]をクリックします。

既存のリストを使用

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

目的のリストがあるフォルダを開いて、ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。

[データファイルの選択]ダイアログボックス

次に[テーブルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

[住所一覧]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

念のため、[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認します。

[テーブルの選択]ダイアログボックス

名簿の基本形(表)を作成

名簿の基本形を表で作成します。

表の上にタイトルなどを入力したいと思いますが、それは後で入力します。

ここでは、下のようなレイアウトの表を作成します。

左側に氏名、右側の上段に郵便番号、右側の下段に住所を差し込みたいと思います。

表

表の挿入

[挿入]タブにある[表]をクリックして、2行2列の表を作成します。

本文内に2行2列の表がプレビューされますので、その時にクリックします。

表の挿入

セルの結合

一列目のセルを選択して、[レイアウト]タブの[結合]グループにある[セルの結合]をクリックします。

セルの結合

文字列の配置

セルの高さの中央にしたいので、[レイアウト]タブの[配置]グループにある[両端揃え(中央)]をクリックします。

両端揃え

列幅の調整

そして、1列目と2列目の幅を調整します。

2列目には住所が入るので少し広めにします。

境界線をドラッグして調整します。

列幅の調整

これで基本形の表は完成です。

後は、これにフィールドを差し込んでいきます。

差し込みフィールドの挿入

表内の一列目のセルにカーソルがあることを確認します。

[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

参考この[差し込みフィールドの挿入]ボタンは、上部をクリックすると、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。

ボタンの下部をクリックすると、フィールドはメニューとして表示されます。

ここでは、ボタンの下部をクリックしています。

[氏名]をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

下のようカーソルの位置にフィールドが挿入されます。

氏名フィールドの挿入

同じようにして、[郵便番号]と[住所1]のフィールドを差し込みます。

フィールドを挿入した表の完成

[結果のプレビュー]で確認

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、リストの先頭の方の[氏名]、[郵便番号]、[住所]が挿入されて確認することができます。

結果のプレビュー

リスト内の長い住所が表に収まるかどうか心配ならば、次のレコードボタンをクリックして確認してください。

参考表の列幅などは、後で編集することもできます。

次のレコードのプレビュー

次の操作に移りますが、[結果のプレビュー]は、オンのままでも、再度クリックしてオフにしても構いません。

[個々のドキュメントの編集]で新規文書へ差し込み

[差し込み文書]タブの右端にある[完了と差し込み]をクリックします。

メニューの中から、[個々のドキュメントの編集]をクリックします。

個々のドキュメントの編集

[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

ここでは、[すべて]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

必要なレコードの分を差し込んでも構いません。

[新規文書への差し込み]ダイアログボックス

新規文書にリスト分の基本形と同じレイアウトの名簿(表)が作成されます。

この新規文書に名前を付けて保存します。

この文書で、列幅を調整したり、個別の修正をすることができます。

そして、印刷するといいですね。

[新規文書への差し込み]で作成された表

表の上にタイトルを挿入

もし、表の上にタイトルを挿入したいのであれば、表内の一番左上のセルの文字列の前にカーソルを置いて、

表の左上のセルの文字列の前にカーソルを移動

[Enter]キーを押します。

表の上にカーソルが現れます。

表の上にカーソルが現れる

タイトルなどを入力してください。

タイトルを入力した表

表の上に改行マークを表示する方法については、以下の記事で解説しています。

文書の先頭にある表の上にカーソル(段落記号)を表示するには

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注意また、[名簿]では、フィールドを差し込んだ文書で印刷を開始しようとしても、メッセージウィンドウが表示されて印刷することはできません。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

フィールドを差し込んだ文書で、[差し込み文書]タブの[完了と差し込み]をクリックします。

[文書の印刷]をクリックします。

文書の印刷

[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。

[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

[プリンターに差し込み]ダイアログボックス

下のメッセージウィンドウが表示されます。

差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。

メッセージウィンドウ

もし、間違って[文書の印刷]をクリックしてしまい、上記メッセージウィンドウが表示されたら、[OK]ボタンをクリックして閉じてください。

必ず、[個々のドキュメントの編集]をクリックして新規文書へ書き出して印刷してください。

参考フィールドを挿入した文書を再度開こうとすると、以下のメッセージウィンドウが表示されます。

[はい]ボタンをクリックすると、再編集することができます。

メッセージウィンドウ

名簿作成用ファイルと、名簿印刷用ファイルとして保存しておくと分かりやすいと思います。

保存ファイル

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