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宛名ラベルの印刷(Excelの住所録を基に作成)

投稿日:2017年1月7日 更新日:

葉書や封書をたくさん送付する場合は、宛名ラベルを作成すると便利です。

Excelで下のような住所録を作成しています。

Wordで作成したものでもOKです。

この住所録を基に宛名ラベルを作成したいと思います。

住所録

ここでは、Word2003で解説しています。他バージョンの解説もあります。

参考この差し込み印刷の元データになる表の作り方も大事です。以下の記事を参照してください。

差し込み印刷用のデータ(リスト)を作成

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差し込み印刷ウィザードの起動

メニューバーの[ツール]から[はがきと差し込み印刷]→[差し込み印刷ウィザード]をクリックします。

ツールメニュー

ラベルの選択

右側に[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されたと思います。

[文書の種類を選択]から[ラベル]をクリックします。

作業ウィンドウの下の方の[ひな形の選択]をクリックします。

作業ウィンドウ

ラベルオプション

[文書レイアウトの変更]から[ラベルオプション]をクリックします。

ラベルオプション

ラベルの選択

[ラベルオプション]ダイアログボックスが表示されます。

プリンタの種類を選択して使用する宛名シールの製品名、および製品番号を選択します。

ここでは、[エーワン]の[AOne 2871 - 宛名ラベル]を選択します。

ラベルの▼ボタンをクリックして、[エーワン]を選択します。

製品番号は、[AOne 2871 - 宛名ラベル]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

ラベルオプション

解説で使用しているラベルは以下のものです。

下のように段落記号が表示されたと思います。

参考もしここで枠線を表示したければ、メニューバーの[罫線]→[表のグリッド線の表示]をクリックします。

表のグリッド線の表示を参照してください。グリッド線は印刷されることはありません。

グリッド線の表示

宛先の選択

右側の[差し込み印刷]作業ウィンドウから、下方の[宛先の選択]をクリックします。

作業ウィンドウ-宛先の選択

リストの選択

[既存のリストを使用]の[参照]をクリックします。

作業ウィンドウ-既存のリストを使用

[データファイルの選択]ダイアログボックスが表示されます。

ファイルの場所を確認して、目的のデータ(ここではExcelで作成した[住所録])を選択して、[開く]ボタンをクリックします。

マイドキュメント

シートの選択

Excelのシートを選択します。

シートに名前を付けていれば、シートの名前が表示されると思います。

うっかり、シートに名前を付けるのを忘れていました。(^^ゞ

この場合、おそらく[Sheet1$]ですね。

シートには名前を付けることをお勧めします。

[Sheet1]を選択して、[OK]ボタンをクリックします。

[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックボックスがオンになっていることも確認します。

表の選択

[差し込み印刷の宛先]ダイアログボックス

[差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスが表示されます。

左側のチェックボックスにチェックが入っているのを確認します。

フィールドの順番は、ドラッグで移動することができます。

[№]フィールドが中ほどにあったので、ドラッグで一番左へ移動しました。

また、項目(フィールド)の幅は、下のように項目の境界線にマウスをポイントして、マウスポインタが左右開きの形のときにドラッグすると調整できます。

[OK]ボタンをクリックします。

差し込み印刷の宛先

ラベルの配置

白紙の作業領域に下のように表示されたと思います。

[差し込み印刷]作業ウィンドウの下にある[ラベルの配置]をクリックします。

作業ウィンドウ-ラベルの配置

[差し込み印刷]ツールバーの表示

[差し込み印刷]作業ウィンドウに[差し込みフィールドの挿入]があります。

テキスト等では、この[差し込みフィールドの挿入]をクリックして、[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスを表示させるようになっていると思います。

でも、この[差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスでは、一つのフィールドを挿入して[Enter]キーで改行する場合、閉じてまた開くという操作をしなければならないので、ここでは別の方法を紹介します。

参考[差し込み印刷]ツールバーを表示しないなら、以下の記事で紹介している方法がやりやすいかもしれません。挿入したい必要なフィールドをまとめて挿入して、その後、[Enter]キーを使ってレイアウトする方法です。

差し込み印刷(フィールドの挿入)

ツールバー、及びメニューバーのどこでもいいですから、右クリックして [ツールバー一覧]を表示させます。

[差し込み印刷]をクリックします。

あるいは、メニューバーの[ツール]から[はがきと差し込み印刷]→[[差し込み印刷]ツールバーの表示]をクリックします。

差し込み印刷ツールバー

[差し込み印刷]ツールバーが表示されます。

このツールバーに[差し込みフィールドの挿入]ボタンが表示されていればいいのですが・・ おそらく、既定では表示されていないと思います。

ツールバーの右端の▼をクリックして[ボタンの表示/非表示]から[差し込み印刷]をポイントします。

差し込み印刷ツールバー

[差し込みフィールドの挿入]を表示

差し込み印刷のメニューが表示されますので、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

[差し込みフィールドの挿入]からフィールドを挿入

ツールバーに[差し込みフィールドの挿入]ボタンが表示されたと思います。

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

一覧の中から、[郵便番号]をクリックします。[Enter]キーを押して、改行します。

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。

[住所]をクリックします。[Enter]キーを押して、改行します。

再度、[Enter]キーを押します。一行、空きますね。

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。[氏名]をクリックします。

差し込みフィールドの挿入

差し込み印刷ツールバーの各ボタンの説明は、以下の記事に記しています。

差し込み印刷ツールバー

[〒]や[様]の字を入力

下のようになりましたか?

郵便番号の前に[〒]を入力しましょう。[氏名]の後ろに[様]を入力しましょう。

差し込んだデータの書式は設定することができます。

このとき、ちょっと注意してほしいことがあります。

以下の記事を参照してくださいね。

差し込み印刷(書式設定)

データの挿入

すべてのラベルの更新

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[すべてのラベルの更新]をクリックします。

注意忘れないようにしてくださいね!ここで、このボタンを押し忘れる事がよくあります。

すべてのラベルの更新

下のようになりましたか?

差し込み印刷結果

ラベルのプレビュー表示

[差し込み印刷]作業ウィンドウの下の方にある[ラベルのプレビュー表示]をクリックします。

作業ウィンドウ-ラベルビューの表示

下のように宛名が表示されました。

ラベルビューの結果

差し込み印刷の完了

[差し込み印刷]作業ウィンドウの下の方にある[差し込み印刷の完了]をクリックします。

差し込み印刷の完了

印刷

[差し込み印刷]作業ウィンドウの[印刷]をクリックします。

作業ウィンドウ-印刷

[プリンタに差し込む]ダイアログボックスが表示されたら、[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

プリンタに差し込み

[印刷]ダイアログボックスも[OK]ボタンをクリックします。

印刷ダイアログボックス

差し込み印刷の手順6/6の[各ラベルの編集]は、差し込んだデータをWordの新規文書に差し込んで作成します。

新規文書に差し込むと、各ラベルの編集を行うことができます。

これについては、以下の記事を参照してください。

差し込み印刷(印刷と各ラベルの編集)

宛名ラベルを名前を付けて保存

せっかく作った宛名ラベルですから、名前を付けて保存しておきましょう。

次回、同じ設定のラベルを作るときに便利ですよ。

メニューバーの[ファイル]から[名前を付けて保存]をクリックします。

名前を付けて保存

[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。

保存先を確認して、ファイル名をつけましょう。[保存]ボタンをクリックします。

名前を付けて保存ダイアログボックス

以下の記事も参考になると思います。Word文書にExcelのデータを差し込む方法を解説しています。

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