文書を1ページ減らすには［1ページ分圧縮］ボタンが便利

Wordには、自動的に1ページ分を縮小できる［1ページ分圧縮］という便利な機能があります。

文字サイズや文字間隔などを自動的に調整して、ページ数を減らします。会議資料や配布物など、ページ数を抑えたい場面で重宝される機能です。

この機能はWord 2007では標準で利用できましたが、Word 2010以降ではクイックアクセスツールバーに追加して使用します。

この記事では、［1ページ分圧縮］の登録方法や使い方、圧縮できない場合の対処法について解説します。

Word 2007とWord 2010の［1ページ分圧縮］コマンド

この［1ページ分圧縮］ボタンですが、Word 2007までは、［印刷プレビュー］の［プレビュー］グループにボタンがあり、そのボタンをクリックすると、1ページ分を減らすことができていました。

印刷プレビューで編集できます（Word 2007）

Word 2010からは、この［1ページ分圧縮］ボタンは標準では表示されていませんが、クイックアクセスツールバーにボタンを登録することで使用できるようになります。

Word 2016以降は［1ページ分縮小］という名前に変更されています。

［印刷プレビューの編集モード］で使用

また、［1ページ分圧縮］ボタンは、［印刷プレビューの編集モード］にするとWord 2007のときと同じように表示できます。

クイックアクセスツールバーに［1ページ分圧縮］を追加

クイックアクセスツールバーに追加して使えるようにしてみましょう。

［クイックアクセスツールバー］の▼ボタンをクリックして、［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］から［その他のコマンド］をクリックします。

［Wordのオプション］ダイアログボックスの［クイックアクセスツールバー］が表示されます。

［コマンドの選択］で［すべてのコマンド］を選択します。

［1ページ分圧縮］ボタンを探して、中央にある［追加］ボタンをクリックします。

Word 2016以降では、［1ページ分縮小］という名前になっています。機能は同じです。

右側に［1ページ分圧縮］が追加されたことを確認して［OK］ボタンをクリックします。

コマンドボタンは、特定のファイルのみに追加することもできます。

クイックアクセスツールバーに［1ページ分圧縮］ボタンが追加されました。

［1ページ分圧縮］のポップヒントには、以下のように記されています。

参考Word 2016以降は、［1ページ分縮小］という名前になっています。

クイックアクセスツールバーから削除

クイックアクセスツールバーに登録したコマンドボタンを削除するには、右クリックしてショートカットメニューから［クイックアクセスツールバーから削除］をクリックします。

参考クイックアクセスツールバーは、リボンの下へ表示することもできます。カスタマイズについては、以下の記事で詳しく解説しています。

［1ページ分圧縮］ボタンを実行

では、5ページ（5200文字）ある文書で、［1ページ分圧縮］のボタンをクリックします。

ステータスバーを見ると、文字数（5200文字）は変わりませんが、ページ数は1ページ少なくなって4ページになっていることが分かりますね。

フォントサイズも［10.5pt］から［10pt］になっています。

この自動圧縮が気に入らない場合は［Ctrl］+［Z］などを使用して元に戻してください。

参考上の画像で罫線のように見えるのは、グリッド線です。［表示］タブにあります。

［これ以上ページを圧縮できません］と表示されたら

時々、［これ以上ページを圧縮できません。］のメッセージウィンドウが表示されることがあります。

その場合は、［ページ設定］ダイアログボックスで余白や行数などで調整してください。

以下の記事で解説しています。

一枚に収めたい（Word 2007）

以下は、Word 2003での解説です。

または、［段落］ダイアログボックスで［1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる］のチェックボックスをオフにして行間を詰める方法もあります。

段組みにすると、ページ数を少なくすることができます。セクションを挿入して一部のみを段組みにし、ページ数を減らすのもいいかと思います。

クイックアクセスツールバーに登録すると便利なコマンド

クイックアクセスツールバーのコマンドボタンは、タブを切り替えずに操作できるメリットがあります。

以下は、クイックアクセスツールバーに登録しておくと便利なコマンドを紹介しています。

目的にあったコマンドを活用してください。

参考［名前を付けて保存］ダイアログボックスも登録しておくと、Backstageビューを開くことなく表示できるのでお勧めです。

ショートカットキーは［F12］キーですが、忘れがちな人は登録しておくといいかもしれないですね。また、ノートパソコンでは、機種によって［F12］キーに別の機能が割り当てられていて、［F12］キーで［名前を付けて保存］を開けないことがありますので、その場合もおすすめです。

［名前を付けて保存］をクイックアクセスツールバーに登録

Excelでは［読み取り専用の設定/解除］もクイックアクセスツールバーに登録しておくと、便利なコマンドです。

開いているブックを［読み取り専用］にしたり、解除することが簡単にできます。

【読み取り専用の設定/解除】コマンドをクイックアクセスツールバーに登録（Excel 2007）

以下の記事では、［読み取り専用の設定/解除］ボタンの設定から活用方法まで解説しています。Excel 2016での解説です。

［Alt］キーと［数字］キーでコマンドを実行

クイックアクセスツールバーに登録したボタンは、［Alt］キーを押してアクセスキーを表示すると、数字が割り当てられていることが分かります。

［Alt］→［数字］キーでコマンドを実行できます。割り当てられる数字は、並び順によって変わります。