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テーブルやピボットテーブルに変換する時の注意点

投稿日:2017年1月9日 更新日:

Excelのテーブルピボットテーブルは、データベースとしての管理が簡単にできるようになる、とても便利な機能です。

でも、既存の表をテーブルやピボットテーブルに変換しようとしても、うまくいかないということはよくあります。

その場合の表についての注意点を解説します。

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隣接する行や列は空白セルにします

表の隣接するセルに文字列を入力しないようにします。

例えば、下のような表の場合、セルG2に日付が入力されています。

中央にタイトルも入力されています。

この表内のセルをアクティブにして、テーブルを作成しようとすると、自動的に範囲を認識してくれません

excel表

表内のセルをクリックして、[挿入]タブの[テーブル]グループにある[テーブル]をクリックすると、

テーブルボタン

[テーブルの作成]ダイアログボックスは、下のようにセル[A1]からセル[G11]をデータ範囲と認識します。

もちろん、ここで範囲を修正することも可能です。

[テーブル]ボタンをクリックする前に範囲選択をしておく方法もあります。

ですが、やはり自動認識ができるようしておいたほうがいいと思います。

テーブルの作成ダイアログボックス

自動で範囲を認識させるには、下のように隣接するセルは空白にしておきます。

(ここでは、分かりやすくするためにセルを青色で塗りつぶしています。)

下の図では、表の上に一行挿入しています。

要するに、空白セルで囲まれた状態にします

こうしておくと、データ範囲が自動認識されるので効率的です。

空白行の挿入

下のように[テーブルの作成]ダイアログボックスは、テーブルに変換する範囲を自動的に認識するようになります。

テーブルの作成ダイアログボックス

参考A列や1行目から入力している場合は、わざわざ空白列や空白行を作る必要はありません。

その場合、右端の列と、下端の行が空白になっていればOKです。

セルの結合をしません

よくあるのが、下のような表です。

表としては見やすいかもしれませんが、これではデータベースとはなりません。

注意必ず1行に1件分のデータを入力します。

列見出しも結合してあったり、2行にまたがっていることがありますが、表の1行目には、列見出しを1つのセルに1つ入力します。

結合された表

セルの先頭に余白を入力しません

見ただけでは分かりづらいのですが、文字列の先頭に空白スペースが入力されている場合があります。

下の場合、[販売店種別]がスペースを使って中央寄せになっているものと、[中央揃え]の機能を使って設定してあるものがあります。

見た目だけでは、気づきませんよね。

セルの先頭に空白スペースがある表

[販売店種別]のフィルターボタンをクリックすると、下のように別のものと認識されてしまいます。

空白スペースは置換機能などを使って削除します。

フィルターボタンをクリックした状態

置換機能を使った空白スペースの削除方法については、以下の記事で解説しています。

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参考文字列前後の空白スペースは本当に曲者です。

ピボットテーブルや、AccessでExcelのデータをインポートする時も、文字列末尾の空白スペースがあると別物と認識されます。

1つのフィールドには同じ種類のデータを入力します

よくあるのが日付ですね。

日付に見えても文字列ということがあります。

また、日付と文字列が混在している場合もあります。

下の場合、セル[A5]からセル[A8](2016/11/1~2016/11/4)が日付、セル[A9]からセル[A12](2016/11/5~2016/11/8)が文字列です。

日付フィールド

この場合、[日付]のフィルターボタンをクリックすると、下のようになってしまいます。

詳細なフィルターも[テキストフィルター]になってしまいます。

日付は、日付フィルターを使用したほうが便利です。

フィルターの抽出条件はデータの種類で変わるを参照してください。

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フィルターボタンをクリックした状態

もし、日付が文字列になっている場合は、[データ]タブの[区切り位置]を使って一気に日付に変更することもできます。

ピボットテーブルで日付のグループ化ができないを参照してください。

ピボットテーブルで日付のグループ化ができない

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数値も文字列とならないようにします。

半角と全角が混在しないようにします

また、日本語は本当に面倒なのですが、半角と全角が見分けにくいことがあります。

アルファベットやカタカナは全角で統一するか、半角で統一するか決めておきます。

表記ルールは入力前に決定しておくことが大事です。

下は、[製品名]に半角と全角が混在しています。

半角と全角が混在した表

[製品名]のフィルターボタンをクリックすると下のようになってしまいます。

混在していると、並べ替えや抽出が思い通りに行かなくなります。

フィルターボタンをクリックした状態

重複データのチェックをして削除します

重複するデータがあると、正しい結果を得ることができません。

重複データのチェックは、条件付き書式の[重複する値]を使うと便利です。

また、[重複の削除]という機能もあります。Excel2007以降の機能です。

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【重複の削除】は1番目の値が残る、データ末尾の空白には注意

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重複する値の削除

1つのワークシートに1つの表を作成します

1つのワークシートには1つの表を作成するようにしましょう。

1つのワークシートに複数の表があると、1つの表の抽出結果が他の表に影響することがあります。

データを綺麗に整理することをデータクレンジングといいますが、データ分析の前には必須の作業となります。

下記ページは、AccessにExcelのデータをインポートする時の注意点として列記したものですが、参考になると思います。

データクレンジング時に必要な操作や機能を解説しています。

データクレンジングに必要な操作や機能 : 初心者のためのOffice講座-SupportingBlog1

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