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名前定義の活用

投稿日:2017年1月9日 更新日:

セル範囲に名前を付けると便利な場合があります。

たとえば、Excelの入力規則でリストを設定するときです。
同じシートにリストを作成する場合は、セル範囲に名前をつける必要はないのですが、別のシートのリストを設定したい場合は名前定義を使います。

参考Excel2010以降は、別シートの範囲も設定できるようになりました。

リストの参照範囲の設定

[データの入力規則]の設定で、[元の値]を参照する場合、別シートの範囲も設定できるようになりました。 Excel2007までは、別シートの範 ...

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範囲に名前を付ける

まず、[リスト]シートから、入力規則のリストにしたい範囲を選択します。
名前ボックスをクリックして名前を入力します。[Enter]キーで確定して、再度[Enter]キーを押します。
注意ここで[Enter]キーを2回押すことを忘れないでくださいね。
名前ボックス

これで名前ボックスの▼をクリックすると[担当者]がメニューに表示されるようになります。
[担当者]をクリックすると担当者の範囲が選択されます。
名前定義の確認

入力規則の設定

[受付]シート見出しをクリックして[受付]シートをアクティブにします。入力規則を設定したい範囲を選択します。
メニューバーの[データ]から[入力規則]をクリックします。
データメニュー

[データの入力規則]ダイアログボックスが表示されます。設定タブの[入力値の種類]の▼ボタンをクリックして[リスト]を選択します。
注意[元の値]のテキストボックス内をクリックします。カーソルがテキストボックス内に表示されます。
キーボードから[F3]キーを押します。[名前の貼り付け]ダイアログボックスが表示されます。
セル範囲に名前を付けた[担当者]を選択して[OK]ボタンをクリックします。
名前の貼り付け

[データの入力規則]ダイアログボックスの[設定]タブ→元の値に[=担当者]と表示されます。
[OK]ボタンをクリックします。
このダイアログボックスの[空白を無視する]についての解説は、Blogの「データの入力規則」(空白を無視する)の意味を参照してください。
データの入力規則ダイアログボックス

これで入力規則は完成です。設定したセルをアクティブにするとプルダウンで名前を入力できるようになります。
入力規則の確認

名前を付けた範囲を修正

でも、担当者が増えてリストを増やしたい場合が出てきますね。
そういう場合、[リスト]シートで追加したい担当者の名前を入力します。そして、メニュバーの[挿入]→[名前]→[定義]をクリックします。
ショートカットキーは、[Ctrl]キーと[F3]キーです。
挿入メニュー

[名前の定義]ボックスが表示されますので、範囲を変更したい[担当者]を選択すると参照範囲が表示されます。
参照範囲の右側のダイアログボックスの拡大/縮小ボタンをクリックします。
名前の定義

セル範囲を修正します。
再度、ダイアログボックスの拡大/縮小ボタンをクリックします。
名前の定義 参照範囲

[名前の定義]ダイアログボックスに戻ります。参照範囲を確認します。変更されていますので[OK]ボタンをクリックします。
名前の定義 参照範囲の確認

これでリストを変更することができました。
リストの変更

参考名前の定義の参照範囲に数式を入力しておくと、なお便利です。
その方法については、範囲が可変する名前定義を参照しくてください。Excel2007で解説していますが、方法は同じです。 

縦横の範囲が可変する名前定義VLOOKUPの参照範囲が可変する場合も参考になると思います。

リスト以外の値を入力

また、一時的にリスト以外の人を入力したい場合もあります。
エラー表示を避けるためにはデータの入力規則ダイアログボックスを表示させて[エラーメッセージ]タブの[無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する]のチェックを外すといいですよ。
Blogには、そのほかの方法として入力規則(リスト以外のデータを入力したい)をUPしています。ぜひご参照ください。
データの入力規則 エラーメッセージ

この入力規則のリスト設定は、会社などでは本当によく使いますね。
入力の手間が省けるのはもちろんですが、タイプミスを防ぐこともできます。

こちらも参考にしてくださいね。
リストから入力

リストから入力

データの入力を簡単にするために、リストから選択できるようにすることができます。 担当者や部署名など入力するデータが、決まってるいる場合などは ...

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関連セル範囲に名前を付けるだけで非常に便利に活用できるようになります。絞り込みを作成するときも便利です。

絞り込みについては、以下の記事で解説しています。
絞込み

絞り込みリストの作成

絞り込みリストの作成

Excelでは入力規則と関数を使って、リストの中から一つ選択すると、次のリストは前のリストに該当する内容の中からしか選択できないようにするこ ...

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Excel2010以降であれば、以下の記事が参考になると思います。Excelの入力規則に関する記事です。

入力規則のコピーと貼り付け

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[データの入力規則]の設定で、[元の値]を参照する場合、別シートの範囲も設定できるようになりました。 Excel2007までは、別シートの範 ...

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