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絞り込みリストの作成

投稿日:2017年1月9日 更新日:

Excelでは入力規則と関数を使って、リストの中から一つ選択すると、次のリストは前のリストに該当する内容の中からしか選択できないようにすることができます。Excel2016で解説しますが、他のバージョンでも同様の操作で作成することができます。
たとえば、下のように部署は「第1営業部」「第2営業部」「第3営業部」の中から選択できて、「第1営業部」を選択すると、「第1営業部」のメンバーしか選択できないようにすることができます。入力ミスを減らすことが出来て便利ですし、入力する側も選択肢は少ない方が楽ですね。
入力規則の絞り込み

入力規則に使用するリストの作成

それほど難しくはないので、ぜひ挑戦してみてください。まず、準備として入力規則に使用するリストの一覧を作成します。セルD1からセルF5までがリストとなります。
リスト作成

セル範囲に名前付け

そして、このリストでそれぞれのセル範囲に名前を付けます。
セルD1からセルF1を選択して、[数式]タブの[名前の定義]をクリックします。[部署]とします。
名前付け

そして、同じようにセルD2からセルD5までを「第1営業部」、セルE2からセルE5までを「第2営業部」、セルF2からセルF5までを「第3営業部」という名前を付けます。範囲につける名前は勝手にしてはいけません。必ず1行目の項目名と同じにします。
名前の付け方ルール

名前の管理を確認

[数式]タブの[名前の管理]をクリックして、[名前の管理]ダイアログボックスが下のようになっていればOKです。確認だけですので、[名前の管理]ダイアログボックスは閉じます。
参考範囲に名前を付ける方法は、名前ボックスを利用する方法もあります。範囲に名前を付ける方法を参照されてください。
名前の管理

入力規則の設定

では、入力規則を設定します。セルA2からセルA7までを範囲選択して、[データ]タブの[データの入力規則]をクリックします。
データの入力規則

[データの入力規則]ダイアログボックスが表示されます。[入力値の種類]のプルダウンメニューから[リスト]を選択します。[元の値]には、[=部署]と入力します。[OK]ボタンを押して閉じます。
データの入力規則ダイアログボックス

これで、セルA2からセルA7までは、入力リストから部署名の選択ができるようになります。
リストから選択

リストの元の値にINDIRECT関数を設定

今度は、セルB2からセルB7までを範囲選択して、上記と同様に[データ]タブの[データの入力規則]をクリックして、[データの入力規則]ダイアログボックスを表示させます。そして、[入力値の種類]のプルダウンメニューから[リスト]を選択します。[元の値]には、[=INDIRECT($A2)]と入力します。元の値には、名前を付けた範囲を指定するわけです。そのためにINDIRECT関数を使います。INDIRECT関数は、指定されている文字列への参照を返す関数です。[OK]ボタンをクリックして閉じます。
データの入力規則ダイアログボックスの元の値に関数

下のようなメッセージが表示されたら、[はい]をクリックします。
メッセージウィンドウ

部署選択で第1営業部を選択した場合は、第1営業部のメンバーのみが表示されると思います。
リストから絞り込み選択

リストの参照範囲が可変になる場合の設定方法は以下の記事を参照してください。

範囲が可変する名前定義

縦横の範囲が可変する名前定義

VLOOKUPの参照範囲が可変する場合

入力規則を使った絞り込みリストについては、以下の記事でも解説しています。
Excelの入力規則で絞込みリストを作成 : 初心者のためのOffice講座-SupportingBlog1

無効データをチェックするには

いくら入力規則を設定しても、コピーして貼り付けられた値やオートフィルで入力された値は受け入れられてしまいます。こういう時、無効な値をチェックできる機能があります。[無効データのマーク]という機能です。

絞り込みの設定していても、無効なデータを入力されてしまうことはあります。たとえば、A列で部署を選択して、B列で氏名を選択した後、再度 A列で部署を選択することができてしまいます。だから、下のようになってしまうことがあります。

無効な値をチェックする方法です。[データ]タブの[データの入力規則]の▼ボタンをクリックして、[無効データのマーク]をクリックします。
注意範囲を選択する必要はありません。

すると、入力規則に合わないデータには赤い丸が付きます。部署と氏名が合わないセルに赤い丸が付くということです。

修正後、再度 [無効データのマーク]をクリックすると、赤い丸は付きません。
また、無効データのマークをクリアするには、再度[データの入力規則]の▼ボタンをクリックして、[無効データのマークのクリア]をクリックします。

[無効データのマーク]については、以下の記事でも解説しています。

無効データのマークを使って入力規則以外のセルをチェック

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