署名とは自分の名前や連絡先などを入力して作成したもので、メッセージの最後に挿入します。
先に署名を作成しておくと、メールを作成する時に簡単に自分の連絡先などを挿入できて便利です。また、ビジネス用やプライベート用など複数の署名を作成して切り替えて使用することもできます。
ここでは、Outlook2019で解説しますが、他のバージョンでも同じです。
参考Outlookで署名を作成する時、テキストボックスに区切り線を入力しようとすると、記号が罫線になってしまって困るということがあります。これは、入力オートフォーマットの設定によるものです。以下で解説しています。
署名の作成
署名の作成は、［Outlookのオプション］から設定します。
［Outlookのオプション］の［署名］
［ファイル］タブをクリックします。
［オプション］をクリックします。
［Outlookのオプション］ダイアログボックスが表示されます。
［メール］タブの［メッセージの作成］にある［署名］をクリックします。
署名の新規作成
［署名とひな形］ダイアログボックスが表示されます。
［署名］タブの［新規作成］をクリックします。
［新しい署名］ウィンドウが表示されます。署名に付ける名前を入力して［OK］ボタンをクリックします。
複数の署名を作成して切り替えて使用できます。
出来るだけ分かりやすい名前を付けておきます。ここでは［ビジネス用］としておきます。
［署名の編集］のテキストボックスに入力して、署名を作成します。
署名には、名前や住所、メールアドレス、URL、電話番号、FAX番号などを入力します。
署名は複数作成することができます。
署名には、区切り線などを入力すると分かりやすくなります。
ただ、区切り線に［＝］や［＊］を使用すると横幅いっぱいに広がってしまいます。
区切り線を入力すると罫線になる
区切り線にしようと記号を連続入力して［Enter］キーを押すと、幅いっぱいに線が広がってしまうことがあります。
例えば以下の記号を使うと罫線になってしまいます。
以下の記号を3回入力して［Enter］キーを押すと、テキストボックスの横幅いっぱいに罫線が引かれてしまいます。
- ［=］（イコール）
- ［*］（アスタリスク）
- ［-］（マイナス）
- ［#］（シャープ）
- ［~］（チルダ）
既定のままだと以下のように罫線になります。署名のテキストボックスだけでなく、本文（HTML形式）でも同じです。
これは、Wordでも同じです。
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キーボードのみで罫線を引く
キーボード操作だけで、ページ幅に簡単に線（罫線）を入力することができます。直前の段落に下側罫線として設定されます。 これは、［入力オートフォ ...
署名で上記の記号を使用して、罫線にしたくない場合は、入力オートフォーマットの設定をします。
参考入力フォーマットの設定は変更せずに、上記記号を使って署名を作成するには、メモ帳などで先に署名を作成しておいてコピー＆ペーストすれば大丈夫です。ただし、［Enter］キーを押さないように気を付けてください。
入力オートフォーマットの設定
［Outlookのオプション］ダイアログボックスの［メール］タブから［スペルチェックとオートコレクト］をクリックします。
［編集オプション］ダイアログボックスが表示されます。
［文章校正］タブをクリックして、［オートコレクトのオプション］にある［オートコレクトのオプション］をクリックします。
［オートコレクト］ダイアログボックスが表示されます。
［入力オートフォーマット］タブにある［入力中に自動で書式設定する項目］にある［罫線］のチェックボックスをオフにします。
既定ではオンになっています。
［OK］ボタンをクリックして閉じます。他のダイアログボックスも閉じていきます。
新規メールに自動的に署名が入力されるようにする
新しいメッセージに署名が自動入力されるようにするには、［署名とひな型］の［既定の署名の選択］で設定します。
［新しいメッセージ］の▼ボタンをクリックして、目的の署名を選択します。［OK］ボタンをクリックして保存します。
メッセージに挿入する署名を切り替える
メッセージの作成時に署名を切り替えるには、［挿入］タブの［挿入］グループにある［署名］をクリックして、目的の署名を選択します。
また、［署名］をクリックすると、［署名とひな形］ダイアログボックスが表示されますので、既存の署名の編集をすることができます。
署名を作成していない場合でも、［署名とひな形］ダイアログボックスを表示して新規署名を作成できます。