WordとOutlookの入力オートフォーマットの機能と使い方

入力オートフォーマットとは、入力中に自動で書式設定を行う機能です。

例えば、箇条書きや段落番号などを自動で設定してくれます。この機能は、オンとオフを切り替えることができます。

便利なものばかりとは思いませんが、機能を理解してオン/オフの判断をしてください。

WordとOutlookの入力オートフォーマットは、同じ項目です。

入力オートフォーマットの表示

入力オートフォーマットの設定ウィンドウを表示する方法です。

WordとOutlookで分けて解説します。

Wordの場合

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示します。

そして、［オプション］をクリックします。

［Wordのオプション］ダイアログボックスの［文章校正］をクリックして［オートコレクトのオプション］をクリックします。

［オートコレクト］ダイアログボックスの［入力オートフォーマット］タブをクリックします。

チェックボックスのオン/オフがありますが、以下は既定の状態です。

参考キーボードから［Alt］→［T］→［A］の順に押すと、［オートコレクト］ダイアログボックスを表示できます。

このアクセスキーは、ExcelやPowerPointでも使用できます。

［オートコレクト］ダイアログボックスの［オートコレクト］タブの内容については、以下の記事で解説しています。

Outlookの場合

Outlookの場合も［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示し、［オプション］をクリックします。

［Outllokのオプション］ダイアログボックスの［メール］をクリックして、［編集オプション］をクリックします。

［編集オプション］ダイアログボックスの［文章校正］から［オートコレクトのオプション］をクリックします。

［オートコレクト］ダイアログボックスの［入力オートフォーマット］タブをクリックします。

既定の状態です。

既定のオン/オフの違いはありますが、Wordと設定項目は同じです。

入力オートフォーマットの設定項目

入力オートフォーマットの項目は、3つのカテゴリーに分かれています。

各カテゴリーの項目についてみていきます。

入力中に自動で変更する項目

［入力中に自動で変更する項目］には、8個の設定項目があります。

• 左右の区別がない引用符を、区別がある引用符に変更する
• 序数（1st,2nd,3rd,...）を上付き文字に変換する
• 分数（1/2,1/4,3/4）を分数文字（組み文字）に変換する
• ハイフンをダッシュに変換する
• '*'、'_'で囲んだ文字列を'太字'、'斜体'に書式設定する
• 長音とダッシュを正しく使い分ける
• インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する
• 行の始まりのスペースを字下げに変更する

左右の区別がない引用符を、区別がある引用符に変更する

Word2010までは、［‘ ‘ を ‘ ’に変更する］となっていた項目です。

シングルクォーテーション、またはダブルクォーテーションを入力したときに対になるように置き換わります。

序数（1st,2nd,3rd,...）を上付き文字に変換する

半角英数で 1st、2nd、3rd などの文字を入力すると、上付き文字に置き換わります。

分数（1/2,1/4,3/4）を分数文字（組み文字）に変換する

1/2、1/4、3/4のみが組み文字になります。

ハイフンをダッシュに変換する

ハイフンの前後にスペースを入力するなど範囲を表す記述とみなされた場合は、ハイフンがダッシュに変換されます。

'*'、'_'で囲んだ文字列を'太字'、'斜体'に書式設定する

半角の［*］で囲まれた文字を太字にし、半角の［_］で囲まれた文字を斜体にします。

Outlookでは、既定でオンになっていると思います。

長音とダッシュを正しく使い分ける

文字列の後ろに長音を入力すると、ダッシュに変換されます。変換される文字と変換されない文字があります。

インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する

［http://］で始まるWebページやメールアドレスを入力して、［Enter］キーを押すと自動的にハイパーリンクの形式になります。

Wordの場合は、［Ctrl］キーを押したままクリックすると、リンク先がブラウザで表示されたり、関連付けされたメーラーの新規文書が開きます。

青いハイパーリンクにならず、フィールドコードが表示されることがあるかもしれません。これは、入力オートフォーマットの設定ではありません。

［Wordのオプション］ダイアログボックスの［詳細設定］タブにある［値の代わりにフィールドコードを表示する］がオンになっているためです。

上記の設定は、フィールドコードの表示/非表示のショートカットキー［Alt］+［F9］と連動します。

フィールドコードについては、以下で解説しています。

行の始まりのスペースを字下げに変更する

段落先頭に全角スペースを入力した後、文字列を入力して［Enter］キーを押すと1文字分の字下げインデントが設定されます。

行の始まりのインデント

Word2010までは、既定でオンになっていましたが、Word2013以降は既定がオフになっています。

行の始まりのスペースを字下げに変更は既定がオフになった？

参考Wordのインデントについては、以下で解説しています。

入力中に自動で書式設定する項目

［入力中に自動で書式設定する項目］には、7個の設定項目があります。

• 箇条書き（行頭文字）
• 箇条書き（段落番号）
• 罫線
• 表
• 既定の見出しスタイル
• 日付スタイル
• 結語のスタイル

箇条書き（行頭文字）

段落の先頭に記号を入力して、改行すると箇条書きになり同じ行頭文字が入力されます。

［A］、［a］、［ア］などの箇条書きに使用される文字は、入力後にピリオド（または ハイフン、右括弧、>）を押して文字を入力し［Enter］キーを押すと箇条書きになります。

［●］や［◆］、［■］、［★］などの記号は、入力した後に［Tab］キー（または［スペース］キー）を押すと箇条書きになります。

半角のアスタリスク（*）を入力して［Tab］キー（または［スペース］キー）を押すと、行頭文字［●］に変換されます。

箇条書きを終えたい場合は、解除したい段落で記号の後に文字を入力せずに［Enter］キーを押します。

箇条書き（段落番号）

［①］などを入力して［Enter］キーで確定すると、箇条書きになります。

数字の［1］などは、入力後にピリオド（または ハイフン、右カッコ、>）を押して文字を入力し［Enter］キーを押すと箇条書きになります。

箇条書きを終えたい場合は、解除したい段落で記号の後に文字を入力せずに［Enter］キーを押します。

参考段落番号の振り直しについては、以下の記事で解説しています。

箇条書きの後ろのスペースを調整したい場合もあると思います。ショートカットメニューの［リストのインデントの調整］から設定します。

［リストのインデントの調整］ダイアログボックスには、［番号に続く空白の扱い］に3つの選択肢があります。

• タブ文字
• スペース
• なし

リストのインデントの調整

罫線

［-］や［=］などを3回入力して［Enter］キーを押すと段落罫線に変わります。

Outlookで、区切りとして［-］を連続したりする場合は、ページいっぱいに広がりますので、不要であればオフにしておいた方がいいかもしれません。

表

［+］と［-］を使って表を作成できる機能です。

既定の見出しスタイル

段落先頭から、1行以内の文字列を入力して確定後、［Enter］キーを2回押すと、［見出し１］スタイルが適用されます。

［Tab］キーを1回押して、［Enter］キーを2回押すと、［見出し２］が適用されます。

［Tab］キーを2回押して、［Enter］キーを2回押すと、［見出し２］が適用されます。

以下の画像は、スタイル名が分かりやすいように［アウトラン］表示にしています。

参考英語であれば、1行以内の5単語以内のときに適用されます。

スタイル名は、下書き表示にしても表示することができます。

下書き表示で左側にスタイル名を表示

日付スタイル

段落に日付だけを入力して［Enter］キーを押すと日付スタイルが適用されます。

日付スタイルの書式は、［標準］スタイルと同じなので変化に気が付かないかもしれませんが、［日付］スタイルを編集したときなどは便利です。

例えば、［日付］スタイルを右揃えに設定しておくと、日付を入力して［Enter］キーを押すと右揃えになります。

以下の画像は、日付入力後に［スタイル］作業ウィンドウを表示して適用されたスタイルを確認しています。

参考［スタイル］作業ウィンドウを表示する方法は、以下の記事で解説しています。Outlookでも同じように［スタイル］作業ウィンドウを表示できます。

結語のスタイル

段落に［敬具］や［早々］などの結語だけを入力して［Enter］キーを押すと、右揃えになります。

［結語］スタイルが適用されているのが分かります。［右揃え］以外の書式は［標準］スタイルと同じです。

以下の画像は、分かりやすくするためにフォントサイズだけ大きくしています。

入力中に自動で行う処理

［入力中に自動で行う処理］には、7個の設定項目があります。

• リストの始まりの書式を前のリストと同じにする
• Tab/Space/BackSpaceキーでインデントとタブの設定を変更する
• 設定した書式を新規スタイルとして登録する
• かっこを正しく組み合わせる
• 日本語と英数字の間の不要なスペースを削除する
• '記'などに対応する'以上'を挿入する
• 頭語に対応する結語を挿入する

リストの始まりの書式を前のリストと同じにする

［見出し：文字列］のような形式にして、見出しの部分だけ書式を変えておくと、次の段落にも同じ書式が継続されます。

区切り記号は、［:］（コロン）、［;］（セミコロン）、［.］（ピリオド）、［-］（ハイフン）、［!］（エクスクラメーション）、［?］（クエスチョンマーク）です。

ただし、［半角英数］モード以外は正しく動作しないようです。

まず、最初の段落に入力して箇条書きの設定をします。見出しとする文字に書式を設定します。［Enter］キーで改行すると、自動的に書式が引き継がれ、区切り文字以降は、標準書式になります。1段目と同じ区切り文字を使用します。

Tab/Space/BackSpaceキーでインデントとタブの設定を変更する

入力済みの文章の先頭にカーソルを置いて、［Tab］［Space］［BackSpace］キーでインデントの設定と解除ができます。

段落の先頭で［Tab］キー

1行目のインデントが4文字（既定のタブ位置）設定されます。解除は［BackSpace］キーです。

段落2行目先頭にカーソルを置いて［Tab］キーを押すと、左インデントが設定されます。解除は［BackSpace］キーです。

段落先頭で［Space］キー

1行目のインデントが1文字設定されます。解除は［BackSpace］キーです。

段落2行目先頭にカーソルを置いて［Space］キーを押すと、ぶら下げインデントが1文字設定されます。解除は［BackSpace］キーです。

参考インデントではなくタブ文字を挿入したい時は、［Ctrl］+［Tab］を使用します。

設定した書式を新規スタイルとして登録する

よく使われる書式で、いくつかの条件が重なった場合に見出しスタイルなどが自動設定される機能のようです。

オンにしていても設定された経験はありません。

かっこを正しく組み合わせる

対になっている括弧を正しく修正してくれる機能です。

日本語と英数字の間の不要なスペースを削除する

日本語と英単語の間のスペースを自動的に削除してくれる機能です。

半角スペースのみ適用されます。

画像の・は、半角スペースの記号です。編集記号については、以下で解説しています。

参考すでに日本語と英数字の間に半角スペースが入力されている文章があれば、一括オートフォーマットを使って削除することができます。

キーボードから［Alt］→［O］→［A］の順に押すと［一括オートフォーマット］ダイアログボックスを呼び出すことができます。

クイックアクセスツールバーに登録することもできます。［オートフォーマット］で探してください。

'記'などに対応する'以上'を挿入する

段落先頭に［記］と入力して［Enter］キーを押すと、自動的に右揃えの位置に［以上］が入力されます。

先頭段落では、適用されません。

頭語に対応する結語を挿入する

段落に［拝啓］や［前略］を入力して［Enter］キーを押すと、自動的に［敬具］や［早々］などが右揃えで入力されます。

入力中にオートフォーマットを解除するには

入力オートフォーマットが適用された直後には、［オートコレクトのオプション］が表示されることがあります。

自動的に表示された場合は、ボタンをクリックして結果を取り消すことができます。

ただし、このボタンは直後のみで、他の操作をした場合は表示されなくなりますので気をつけてください。

展開すると、それぞれの入力オートフォーマットの機能が表示されます。

［元に戻す-段落番号の自動設定］をクリックすると元に戻すことができます。

［段落番号を自動的に作成しない］をクリックすると、入力オートフォーマットの機能が無効になります。

［オートフォーマットオプションの設定］をクリックすると、［オートコレクト］ダイアログボックスの［入力オートフォーマット］タブが表示されます。

また、マウスを近づけると、文字の下に小さい青いマークが表示されることもあります。

そのマークをクリックすると、［オートコレクトのオプション］が表示されます。操作は同じです。