Windows 11 & Office 2021 Outlook 2021

よく使う文章はマイテンプレート画面を表示してワンクリックで入力

投稿日:2023年8月9日 更新日:

Outlookには、よく使う文章をテンプレートとして使う[マイテンプレート]という機能があります。

マイテンプレートは、ウィンドウの右側に表示され、クリックするだけで簡単に入力できます。

もう1つOutlookには、[クイックパーツ]という機能もありますが、設定や使い方などが少し面倒だと感じるのであれば、マイテンプレートの方がおすすめです。

マイテンプレートは、非常にシンプルな機能です。

[メッセージ]タブの[テンプレートの表示]

参考[マイテンプレート]は、使用環境によっては使用できない場合があります。私の環境では、Microsoft Exchangeを使用している場合のみ表示されています。

マイテンプレートは、クラウド上に保存されるので、違うパソコンでも使用できます。

[マイテンプレート]ウィンドウの表示

メッセージウィンドウを表示します。

[ホーム]タブの[新規作成]グループにある[新しいメール]をクリックして、[メッセージ]ウィンドウを表示します。

[ホーム]タブの[新規作成]グループにある[新しいメール]

ショートカットキーは、[Ctrl]+[N]です。

キーボード[Ctrl]+[N]

[メッセージ]タブの[テンプレートを表示]

[メッセージ]タブの[マイテンプレート]グループに[テンプレートを表示]というボタンがあれば、使用できます。

クラウドサーバーを使用していない環境では、表示されません。

以下は、クラッシックリボンで表示しています。

テンプレートの表示と管理

プロファイルに保存されているテンプレートとOutlookによって提供されているテンプレートをすべて表示するウィンドウを開きます。テンプレートの追加と削除や、テンプレートの設定の変更を行うことができます。

[メッセージ]タブの[マイテンプレート]グループに[テンプレートを表示]

シンプルリボンであれば、リボンの右端にある[その他のコマンド]をクリックすると、表示されると思います。

シンプルリボンの[テンプレートの表示]

シンプルリボンでもウィンドウ幅が広い場合は、表示されます。

ウィンドウ幅が広い場合のシンプルリボンの[テンプレートの表示]

参考[シンプルリボン]は、Outlook2021とMicrosoft 365のOutlookにある機能です。

シンプルリボンとクラシックリボンの切り替えは、リボンで右クリックしてショートカットメニューから行うことができます。

クラシックリボンの使用時には、[シンプルリボンを使用]と表示され、シンプルリボンの使用時には、[クラシックリボンの表示]と表示されます。

ショートカットメニューの[シンプルリボンを使用]

または、ウィンドウの右端にある[リボンを切り替える]ボタンで切り替えます。

リボンを切り替える

シンプルリボンとクラシックリボンを切り替えます。

[リボンを切り替える]ボタン

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アクセスキーで表示

[マイテンプレート]を表示するショートカットキーはないようですが、アクセスキーを使ってキーボードから表示することはできます。

キーボードから[Alt]→[H]→[Y]の順に押すと表示できます。

キーボード[Alt]→[H]→[Y]

[Alt]または[F10]キーを使ってキーヒントを表示してリボンへアクセス

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[マイテンプレート]ウィンドウのサンプル

[テンプレートを表示]をクリックすると、[マイテンプレート]ウィンドウが表示されます。

メッセージの書式設定は、テキスト形式でもHTML形式でも使用できます。

サンプルとして3つのテンプレートが用意されています。

  • ランチ行きますか?
  • 後で返信します
  • 遅れています

[マイテンプレート]ウィンドウ

[マイテンプレート]のサンプルをクリックすると、すぐにカーソルの位置に挿入されます。

カーソルが本文内でなく、[宛先]や[件名]の箇所にあっても本文に挿入されます。

[マイテンプレート]ウィンドウのサンプルテンプレート

挿入後、間違ったテンプレートを挿入したと気がついたら、[元に戻す]ボタンをクリックします。内容が削除されます。

ショートカットキーは、[Ctrl]+[Z]です。

キーボード[Ctrl]+[Z]

[マイテンプレート]ウィンドウを閉じる

[マイテンプレート]ウィンドウを閉じるには、右上の[閉じる]ボタンをクリックします。

[マイテンプレート]ウィンドウの[閉じる]ボタン

サンプルテンプレートの編集

サンプルテンプレートを編集して使用したい場合は、編集したいテンプレートの[テンプレートの保存]をクリックします。

新規のテンプレートを作成した場合の編集も同じです。

テンプレートの[テンプレートの保存]

以下のように編集画面になりますので、タイトル、または内容を編集します。

テンプレートの編集

編集が終わったら、[保存]ボタンをクリックします。

テンプレートを編集して保存

以下のように[マイテンプレート]ウィンドウで修正できていることを確認できます。

[マイテンプレート]ウィンドウの修正後のテンプレート

マイテンプレートの新規作成

マイテンプレートを新規で作成するには、[マイテンプレート]ウィンドウの下方にある[+テンプレート]をクリックします。

[マイテンプレート]ウィンドウの下部にある[+テンプレート]

新規入力用の画面になります。

マイテンプレートの新規作成画面

タイトルと内容を入力して保存します。タイトルと内容のどちらかが未入力の場合は、保存できません。

かなり長い文章でも保存できるようです。改行も保存されます。

新規テンプレートにタイトルと内容を入力

長い文章もワンクリックで挿入できるのは便利です。

新規作成も編集も非常にシンプルで使いやすいと思います。

新規作成したテンプレートをクリックで挿入

書式設定も保存したい場合

書式設定も保存したい場合は、HTML形式で本文に入力した書式設定済みの文章をコピーして貼り付けると保存できます。

まず、[書式設定]タブの[形式]グループにある[HTML]をクリックします。

[書式設定]タブの[形式]グループにある[HTML]

テンプレートに保存したい内容を本文に入力して、書式設定します。

本文に保存したい内容を入力して書式設定

書式設定済みの文章をコピーして、新規テンプレートに貼り付けします。

タイトルを入力して保存します。

書式設定済みの文章をコピーしてマイテンプレートに保存

書式も保存されたマイテンプレートを作成できます。

ただ、すべての書式設定が保存されるわけではないようです。

書式設定済みのテンプレートを挿入しても書式が反映されるのは、HTML形式のみです。

テキスト形式のメッセージに挿入すると、書式なしで挿入されます。

書式設定済みのマイテンプレート

テンプレートの削除

テンプレートの削除は、テンプレートを選択して、[テンプレートの削除]ボタンをクリックします。

テンプレートの[テンプレートの削除]ボタン

参考[宛先]や[件名]も含めて保存し活用するテンプレートについては、以下の記事で解説しています。

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