リボンのコマンドボタンが無効になっている時はメール形式を確認

Outlookで下のようにコマンドが無効になっていて、使用できないという質問を受けることがあります。

以下の画像はOutlook2016です。

メールの形式

これは、メールの形式がテキスト形式になっているためです。

［書式設定］タブの［形式］グループをみると分かるのですが、ここで［テキスト］が選択されていると、無効なコマンドが多くなります。

タイトルバーを見ても、［メッセージ（テキスト形式）］になっていると思います。

ここで［HTML］か［リッチテキスト］を選択すると、これまで無効になっていたコマンドが有効になると思います。

タイトルバーも［メッセージ（HTML形式）］になります。

以下の記事でで紹介しているスクリーンショットもこれで使用できるようになります。

本文内に画像を挿入できるのもHTML形式です。

ただ、この設定はメールごとに操作が必要になります。

クラシックリボンとシンプルリボン

Outlook2021には、クラシックリボンとシンプルリボンがあります。Microsoft 365のOutlookにもあります。

ウィンドウの右端の▼ボタンをポイント（マウスを合わせる）してみると、以下のポップヒントが表示されます。

クラシックリボンにすると、ボタンは▲に変わります。

以下がシンプルリボンです。既定はシンプルリボンになっていると思います。

普段使っていたコマンドがないと思ったときは、クラシックリボンに切り替えてみてください。

以下がクラシックリボンです。リボンのコマンドが以前のバージョンと同じように表示されます。

以下の記事も参考になると思います。

［Outlookのオプション］からメール形式を設定

また、メール形式はオプションから設定することもできます。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示します。そして、［オプション］をクリックします。

［Outlookのオプション］ダイアログボックスが表示されます。

キーボードから［Alt］→［F］→［T］を押しても表示できます。

［メール］の［次の形式でメッセージを作成する］のプルダウンから選択することができます。

ここで設定すると、メッセージの形式を選択できます。既定は、［HTML形式］になっています。

参考テキスト形式で送信するほうが文字化けを起こすことは少なくなります。

すべての標準メールをテキスト形式で表示するようにすることもできます。

HTML形式のメールなら、テーマやひな形を適用することができます。