古いアイテムの整理を行うと、アイテムは元の場所から保存フォルダーに移動されます。
古いアイテムの整理が初めて実行されたときに、既定の場所に自動的に作成されますが、その設定のほとんどはカスタマイズできます。
古いアイテムの機能を利用すると、メールボックスやメールサーバー領域管理に役立ちます。
メールの削除も容量を減らす手段になります。しかし、確認作業が面倒だったり、間違って削除してしまい慌てることもあります。
古いアイテムの整理なら、保存場所が移動されるだけなので誤削除の心配はありません。
[古いアイテムの整理]は、定期的に実行できるように設定することもできます。
[古いアイテムの整理]ダイアログボックスの表示
[古いアイテムの整理]ダイアログボックスを表示してみましょう。
[ファイル]タブをクリックしてBackstageビューを表示して、[オプション]をクリックします。
[Outlookのオプション]ダイアログボックスは、キーボードから[Alt]→[F]→[T]の順に押して表示することもできます。
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[Alt]または[F10]キーを使ってキーヒントを表示してリボンへアクセス
[Alt]キーや[F10]キーを使って、キー操作でタブを切り替えたり、目的のコマンドへ移動したりすることができます。 まず、[Alt]キーを ...
[詳細設定]の[自動整理の設定]
[Outlookのオプション]から[詳細設定]をクリックします。
[古いアイテムの整理]にある[自動整理の設定]ボタンをクリックします。
[古いアイテムの整理]ダイアログボックスが表示されます。
この各項目の設定については、以下のMicrosoftのサイトに詳細に記されています。
古いアイテムの整理の設定について - Microsoft サポート(Microsoft)
[次の間隔で古いアイテムの整理を行う]の既定はオフです。
[次の間隔で古いアイテムの整理を行う]をオンにすると、他の設定が有効になります。
設定する場合は、[すべてのフォルダーにこの設定を適用]ボタンをクリックした後に、[OK]ボタンをクリックします。
各フォルダーで個別設定
また、各フォルダーに対して個別に設定することもできます。
変更したいフォルダーで右クリックして、ショートカットメニューから[プロパティ]をクリックします。
[古いアイテムの整理]タブをクリックして設定します。
[このフォルダーのアイテムを保存しない]を選択して、保存しないという選択もできます。
日付を指定して整理
特定の日付より古いメールをすぐに整理したい場合は以下の方法で行うことができます。
[ファイル]タブをクリックしてBackstageビューを表示して、[情報]をクリックします。
[クリーンアップツール]の[古いアイテムの整理]をクリックします。
古いアイテムをフォルダーリストの保存フォルダーに移動します。
[このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する]を選択します。
[以下の日付より古いアイテムを対象とする]の▼ボタンをクリックするとカレンダーが表示されますので、日付を選択して[OK]ボタンをクリックして実行します。
また、[自動処理の設定に従ってすべてのフォルダーを保存する]を選択して、[OK]ボタンをクリックすると、設定している内容で今すぐ整理を実行できます。
参考Outlook2016以降では、Backstageビューの[情報]の[ツール]から[古いアイテムのクリーンアップ]をクリックすると、[古いアイテムの整理]が表示されます。
以下の画像は、Outlook2019です。
[古いアイテムの整理]と合わせて、データファイルの圧縮を実行すると、最適化されて動作がよりスムーズになると思います。
データファイルの圧縮については、Outlook2019で解説しています。
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