［古いアイテムの整理］の使い方（自動設定と手動整理）

古いアイテムの整理を行うと、アイテムは元の場所から保存フォルダーに移動されます。

古いアイテムの整理が初めて実行されたときに、保存フォルダーが既定の場所に自動的に作成されますが、その設定のほとんどはカスタマイズできます。

古いアイテムの機能を利用すると、メールボックスやメールサーバーの領域管理に役立ちます。

メールの削除も容量を空ける手段になります。しかし、確認作業が面倒だったり、間違って削除してしまい慌てることもあります。

古いアイテムの整理なら、アイテムが保存フォルダーへ移動されるだけなので誤削除の心配はありません。

［古いアイテムの整理］は、定期的に実行できるように設定することもできます。

2種類の「古いアイテムの整理」ダイアログボックスについて

Outlook には、同じ名前の［古いアイテムの整理］ダイアログボックスが2種類あります。

名前は同じですが、役割が異なるため内容が異なります。

• オプションから開く［古いアイテムの整理］
  自動的に整理するための［設定］を行う画面です。

• Backstageビューの［クリーンアップツール］から開く［古いアイテムの整理］ 
  設定内容を使って［今すぐ整理を実行する］ための画面です。

最初に設定する場合は、オプションの［自動整理の設定］から行います。

自動設定を使わず、必要なときだけ手動で整理する運用でも問題ありません。

なお、オプションから開く［古いアイテムの整理］では、整理の間隔や保存フォルダーなどの自動処理の設定を変更できますが、Backstageビューの［古いアイテムの整理］では設定の変更はできず、今すぐ整理を実行するだけです。

オプションの［古いアイテムの整理］ダイアログボックスの表示

［古いアイテムの整理］ダイアログボックスを表示してみましょう。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示して、［オプション］をクリックします。

［Outlookのオプション］ダイアログボックスは、キーボードから［Alt］→［F］→［T］の順に押して表示することもできます。

［詳細設定］の［自動整理の設定］

［Outlookのオプション］から［詳細設定］をクリックします。

［古いアイテムの整理］にある［自動整理の設定］ボタンをクリックします。

［古いアイテムの整理］ダイアログボックスが表示されます。

各項目の設定については、以下のMicrosoftのサイトに詳しく記されています。

［次の間隔で古いアイテムの整理を行う］の既定はオフです。

［次の間隔で古いアイテムの整理を行う］をオンにすると、関連する設定が有効になります。

設定する場合は、［すべてのフォルダーにこの設定を適用］ボタンをクリックした後に、［OK］ボタンをクリックします。

各フォルダーで個別設定

各フォルダーに対して個別に設定できます。

変更したいフォルダーを右クリックして、ショートカットメニューから［プロパティ］をクリックします。

［古いアイテムの整理］タブをクリックして設定します。

［このフォルダーのアイテムを保存しない］を選択して、保存しないという選択もできます。

［クリーンアップツール］から開く［古いアイテムの整理］ 

Backstageビューの［情報］にある［クリーンアップツール］にも［古いアイテムの整理］があります。

アイテムをすぐ整理したい場合に表示します。

日付を指定して整理

特定の日付より古いメールをすぐに整理したい場合は、以下の方法で実行できます。

［ファイル］タブをクリックしてBackstageビューを表示して、［情報］をクリックします。

［クリーンアップツール］の［古いアイテムの整理］をクリックします。

［このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する］を選択します。

［以下の日付より古いアイテムを対象とする］の▼ボタンをクリックするとカレンダーが表示されます。日付を選択し、［OK］ボタンをクリックして実行します。

また、［自動処理の設定に従ってすべてのフォルダーを保存する］を選択して、［OK］ボタンをクリックすると、設定している内容で今すぐ整理を実行できます。

Outlook 2016以降は［古いアイテムのクリーンアップ］

Outlook 2016以降では、Backstageビューの［情報］の［ツール］から［古いアイテムのクリーンアップ］をクリックすると、［古いアイテムの整理］ダイアログボックスが表示されます。

以下の画像は、Outlook 2019です。

参考［古いアイテムの整理］と合わせてデータファイルの圧縮を実行すると、最適化されて動作がよりスムーズになります。

データファイルの圧縮については、Outlook 2019で解説しています。